위원회는 회의록과 시간을 낭비하다," 그러면 당신은 적어도 1934년부터 현재까지 수십 명의 독자와 함께 있습니다.
그러나 현실 세계에서 분을 기록하면 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 누가 무엇을, 언제, 왜 결정했는지 기억하느라 시간을 낭비하게 됩니다. 조직의 회의록을 작성하고 유지 관리하는 것이 귀하의 일이라면 먼저 회의록에 포함해야 하는 요소를 결정한 다음 해당 요소를 포함하는 템플릿을 찾거나 만듭니다.
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시간이 중요한 이유
회의록은 조직의 의사 결정에 투명성을 제공하고 중요한 기록 그룹이 내리는 결정. 그들은 또한 회원을 만든다. 책임 있는 회원들이 취하기로 동의한 조치를 명확하게 명시함으로써. 시간이 지남에 따라 그들은 조직의 역사를 위한 자원이 되어 새로운 구성원이 문제와 결정에 신속하게 접근할 수 있도록 돕고 조직의 성장을 엿볼 수 있는 창을 제공합니다. 조직의 복잡성과 초점에 따라 회의록은 간결한 요약이나 자세한 설명이 될 수 있습니다.
유효 시간의 요소
조직의 규모나 회의 참석자 수에 관계없이 회의록에 포함되어야 하는 최소 정보는 다음과 같습니다.
- 날짜, 시간 및 참석자 목록
- 이전 회의록 업데이트/요약
- 회의 의제
- 모든 결정 또는 투표 기록
- 작업 항목 또는 "해야 할 일"에 대한 명확한 설명
조직에 정확한 책임과 상세한 의사록이 필요한 경우, 로버트의 질서 규칙, 일반적으로 조직에서 회의 실행을 위한 지침으로 사용하는 중요한 정의 요소와 형태 분.
워드 템플릿 사용하기
Word는 회의록에 대한 다양한 서식 파일을 제공합니다.
1단계: Word 회의록 템플릿을 찾습니다.
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선택하다 파일 그리고 새로운. 검색어로 "분"을 입력하고 입력하다. 이 검색은 수십 개의 템플릿을 반환하며 그 중 12개는 회의에만 해당되며 일부는 "공식"으로, 일부는 "비공식적"이며 일부는 PTA와 같은 조직에만 해당됩니다. 회의록의 경우 다음을 선택하여 검색 범위를 좁힙니다. 회의 오른쪽 사이드바에서
이 예의 목적을 위해 공식 회의록 포함할 가장 강력한 요소 집합을 고려한 다음 만들다 버튼을 눌러 이 템플릿을 기반으로 하는 Word 문서를 시작합니다.
2단계: 템플릿에 필요한 콘텐츠가 포함되어 있는지 확인합니다.
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템플릿을 분석하고 조직의 요구 사항에 따라 포함할 요소를 고려합니다. 보다 캐주얼한 모임의 경우 예를 들어 다음을 대체할 수 있습니다. 주문 전화 회의 날짜, 장소 및 시간만 포함하는 보다 비공식적인 섹션으로 섹션을 바꾸거나 점호 간단한 참석자 목록이 있는 섹션.
3단계: 자리 표시자 필드를 자신의 데이터로 바꿉니다.
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자리 표시자 텍스트를 두 번 클릭하고 고유한 콘텐츠를 입력하여 텍스트 필드를 조직과 관련된 콘텐츠로 바꿉니다. 예를 들어 목록 항목을 클릭하십시오. 공개호/토론요약 자신의 텍스트를 입력합니다.
이 템플릿을 비롯한 많은 템플릿에는 조직 이름, 임원 또는 특정 공통 요소와 같은 데이터 필드가 포함되어 있습니다. 필드에 텍스트를 입력하면 해당 텍스트가 필드의 모든 인스턴스를 채웁니다. 예를 들어, "비서 이름"은 "Benjamin Franklin"을 입력한 후 다른 모든 인스턴스를 채우는 필드입니다. 그 분야.
4단계: 회의 토론 및 결정 사항을 기록합니다.
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각 요점 뒤에는 토론의 중요한 요점과 필요한 최종 결정 또는 조치를 자세히 설명합니다. '토론' 및 '행동'과 같은 부제를 사용하여 두드러진 요점을 해결할 수 있도록 하세요.
팁
대부분의 템플릿은 Word 스타일을 사용합니다. 예를 들어, 미결 문제 및 신규 비즈니스 아래의 번호가 매겨진 항목에는 목록 번호가 적용됩니다. 클릭 입력하다 이 줄 뒤에 다른 목록 번호 줄을 추가합니다. 번호가 매겨진 다른 항목을 추가하지 않고 항목 아래에 내용을 추가하려면 스타일을 다음으로 변경하십시오. 정상 스타일 그룹에서 들여쓰기를 사용하여 들여쓰기 늘리기 단락 그룹의 버튼.
나만의 회의록 템플릿 만들기
기성품 템플릿을 사용하는 것이 더 빠르지만 대신 자신만의 회의록 템플릿을 만든 다음 각 회의에 재사용할 수 있습니다.
1단계: 새 Word 문서를 만들고 제목을 추가합니다.
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Word 문서를 열고 선택 제목 1 홈 탭의 스타일 그룹에서 조직의 이름을 입력합니다.
2단계: 기본 섹션에 대한 자리 표시자를 만듭니다.
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기본 섹션에 대한 자리 표시자를 추가하고 적용 제목 2 만약 원한다면. 이 섹션은 조직의 요구 사항 회의마다 일관성이 있어야 합니다.
필요에 따라 Word 스타일을 적용합니다. 예를 들어 글머리 기호 목록 스타일을 일정 항목에 적용하려면 스타일 스타일 그룹에서 화살표 아이콘을 클릭하여 사이드바에서 스타일을 찾아 선택합니다.
팁
기본 섹션을 만든 후 또는 참석자 또는 임원과 같은 다른 일반적인 데이터를 추가한 후 문서를 템플릿으로 저장합니다. 문서를 템플릿으로 저장하려면 파일, 다른 이름으로 저장 그리고 컴퓨터 클라우드나 서버가 아닌 컴퓨터에 저장합니다. 편리한 위치로 이동합니다. 템플릿으로 저장하면 선택한 폴더가 무시되므로 어떤 폴더에 저장하든 상관 없습니다.
파일 형식 드롭다운에서 다음을 선택합니다. 워드 템플릿(*.dotx) DOTX 파일 또는 템플릿으로 저장합니다. Word에서 자동으로 Custom Office Templates 폴더에 저장합니다. 나중에 사용하려면 파일, 새로운 클릭 개인적인 자신의 사용자 정의 템플릿에 액세스합니다.
3단계: 회의 이벤트를 기록합니다.
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각 섹션에 세부 정보를 입력합니다. 위원회 또는 다른 사람들이 조직의 역사를 다시 방문하거나 이해해야 하는 경우 결정을 명확히 하는 데 도움이 되는 회의 토론 중에 제기된 요점을 해결합니다.
회의록을 구성하는 단일 방법은 없습니다. 이 예에서는 의제 자체를 토론과 분리했지만 대신 이 두 요소를 결합할 수 있습니다.
팁
누르기 입력하다 스타일 속성에 따라 스타일이 지정된 라인은 일반적으로 동일한 스타일을 계속합니다. 빠르게 기본값으로 되돌리려면 정상 스타일, 프레스 입력하다 두 배.
