디지털 파일 관리 시스템은 강력한 비즈니스 이점을 제공합니다.
비즈니스가 디지털 배포 시대로 이동함에 따라 종이 파일링 시스템에서 디지털 파일 관리 시스템으로 전환할지 여부를 결정해야 합니다. 완전히 컴퓨터화된 파일링 시스템으로 변경하는 것이 두려운 것처럼 보일 수 있지만 디지털 파일링 시스템을 사용하는 것의 확실한 이점은 많은 사람들을 전환에 영향을 미쳤습니다.
비용 절감
문서를 저장하기 위한 부동산 임대 비용으로 인해 디지털 파일링은 구현되는 즉시 비용을 지불하기 시작합니다. 물리적인 서류 작업이 없기 때문에 문서를 앞뒤로 처리하고 전송하는 비용이 크게 절감됩니다. 또한 종이로 보관해야 하는 문서를 더 작고 저렴한 위치에 보관할 수 있습니다.
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친환경
비즈니스의 탄소 발자국을 줄이는 것은 오늘날의 친환경 소비자 기반에 도달하는 데 중요한 요소가 될 수 있습니다. 그것은 회사 이미지를 크게 향상시키고 세금 혜택을 제공하며 공급 비용을 줄일 수 있습니다. 디지털 파일링 시스템은 비즈니스의 전체 기반을 긍정적으로 바꿀 수 있으며 "더 친환경적인" 시스템으로 전환하면 충분한 광고 기회를 얻을 수 있습니다.
원활한 워크플로
물리적으로 보관 및 저장된 문서의 하드 카피를 검색하는 것은 인적 오류, 보안 문제 및 물리적 손실에 노출된 긴 프로세스가 될 수 있습니다. 이것은 디지털 시스템의 경우가 아닙니다. 순식간에 문서가 필요한 사람의 책상에서 문서에 액세스할 수 있습니다. 그 결과 작업 기간이 단축되어 더 빠른 진행과 프로젝트 개발에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
높은 보안
기존의 서류 정리 시스템은 액세스 권한이 있는 사람이라면 누구나 열고 볼 수 있지만, 디지털 파일링 시스템은 문서를 보관할 수 있는 다양한 수준의 보호를 제공할 수 있습니다. 비밀의. 암호를 사용하여 다른 사용자에 대해 지정된 폴더, 데이터 암호화 및 감사 추적을 사용하여 누가 어떤 파일에 언제 액세스했는지 기록하면 파일 관리 시스템이 문서를 훨씬 더 안전하게 보호할 수 있습니다.
안정적인 아카이빙
종이 문서 및 파일은 과도한 취급, 화재 피해, 홍수 피해 및 기타 자연 재해로 인해 파괴될 수 있습니다. 데이터는 전 세계 어디에서나 서버에 저장할 수 있으므로 잠재적인 재산 피해에 대해 스트레스를 받지 않고 비즈니스 문서를 안전하게 보관할 수 있습니다. 또한 분리형 하드 드라이브, USB 스틱 및 CD와 같은 것을 사용하여 보관된 데이터를 휴대용으로 만들 수 있습니다.
