문서 작업을 균일한 시스템으로 유지한다는 것은 정리되지 않는다는 것을 의미합니다.
파일링 시스템은 보관을 위해 서류와 문서를 정리하는 방법입니다. 전자 시스템이 컴퓨터에 데이터를 보관하는 동안 문서의 하드 카피 버전이 포함된 캐비닛이나 상자가 보관됩니다. 이 데이터는 이메일 또는 스캔한 문서일 수 있습니다. 시스템이 설정되면 정기적으로 업데이트된 정보를 추가하여 질서를 유지하도록 유지 관리하는 것이 중요합니다. 시스템을 유지 관리하려면 두 시스템을 모두 사용하기 위한 절차를 만들어야 합니다.
하드 카피 파일링
1 단계
각 폴더, 파일 및 서랍 또는 상자에 레이블을 지정합니다. 제목에는 문서의 주제와 문서 작업이 시작되는 날짜가 포함되어야 합니다. 예: "2010년 6월 영수증 - 현재" 또는 "인사 폴더 2008년 2월".
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2 단계
저장할 문서 작업의 새 범주가 있거나 이전 폴더, 파일 및 서랍이 가득 찼을 때 새 폴더, 파일 및 서랍 또는 상자를 만듭니다. 색상 코딩을 사용하여 년 또는 월을 구분합니다.
3단계
가장 관련성이 높은 폴더 또는 서랍에 새 문서를 추가합니다. 문서를 무작위로 폴더에 넣으면 정보가 잘못된 위치에서 검색되기 때문에 파일링 시스템을 망칠 것입니다. 시스템이 문서를 알파벳순으로 주문하는 경우 다른 형식으로 전환하는 대신 이 프로세스를 계속 사용하십시오.
4단계
매년 오래된 불필요한 문서를 제거하십시오. 계속해서 파일에 추가하면 일부 정보는 관련이 없고 구식이 됩니다. 파쇄하고 추가 저장 공간을 확보하십시오.
전자신고
1 단계
컴퓨터에 폴더 또는 디렉터리를 만듭니다. 정리되지 않도록 데이터를 정기적으로 통합합니다. 유사한 정보를 포함하는 여러 네트워크 드라이브 또는 여러 폴더를 갖는 것은 데이터를 구성하는 효율적인 방법이 아닙니다.
2 단계
데이터를 정기적으로 백업하십시오. DVD, USB 드라이브, 외부 하드 드라이브 또는 외부 회사를 사용하여 이를 수행하십시오. 이렇게 하면 데이터가 손실되지 않습니다.
3단계
각 파일을 잠그고, 위임된 사용자에게 액세스 권한을 부여하거나, 파일을 열 때 암호를 추가하여 데이터를 보호합니다. 이는 데이터의 오용, 사기 또는 무단 액세스를 방지합니다. 또한 시스템 작동 방식을 알고 있는 사람들만 사용한다는 것을 확신할 수 있습니다.
4단계
전자 파일링 시스템을 사용하는 절차를 작성하십시오. 각 사용자가 동일한 방식으로 시스템을 운영할 수 있도록 데이터를 찾고, 참조하고, 분류하고, 보관하는 방법에 대한 단계별 지침을 포함합니다. 사용자 간의 혼동을 방지하기 위해 시스템을 개선하는 경우 업데이트된 상태로 유지하십시오.
5단계
2년마다 파일링 시스템을 검토합니다. 그것이 잘 작동하는지 확인하십시오. 이것은 파일링이 얼마나 효과적인지, 데이터를 찾는 것이 얼마나 쉬운지, 얼마나 정리되어 있는지에 의해 정의될 수 있습니다. 또한 불필요한 파일을 삭제하고 전자적인 혼란을 최소화하십시오.
필요한 것
파일 캐비닛 또는 상자
폴더
빈 레이블
펜 또는 마커
컴퓨터
팁
각 파일링 시스템이 매일 관리 및 유지될 수 있도록 어떻게 작동하는지 설명하는 그룹 교육의 날을 가지십시오.
파일링 시스템을 보다 사용자 친화적으로 또는 더 잘 정리할 수 있도록 개발하는 방법에 대한 피드백을 요청하십시오.
