Outlook-ის Tasks დაგეხმარებათ მართოთ თქვენი მნიშვნელოვანი სამუშაოების სიის ელემენტები.
სურათის კრედიტი: ანდრეას როდრიგესი/iStock/Getty Images
შეგიძლიათ დევიდ ალენის Getting Things Done მეთოდოლოგიის ინტეგრირება Microsoft Outlook 2013-თან კატეგორიების, შემდგომი დროშებისა და პრიორიტეტების გამოყენებით. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ ხელით დააკონფიგურიროთ Outlook თქვენს კომპიუტერზე GTD მეთოდოლოგიის განსახორციელებლად, Outlook-ის რამდენიმე დანამატი გთავაზობთ GTD ინტეგრაციის გაფართოებულ ინსტრუმენტებს. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ამოცანები პირდაპირ თქვენი სხვა Outlook ელემენტებიდან, როგორიცაა ელფოსტა და დანიშვნები, და შემდეგ მიაკუთვნოთ ისინი პროექტებსა და ქმედებების სიებს, რათა დაგეხმაროთ უფრო ეფექტურად დაამუშავოთ თქვენი საფოსტო ყუთი.
Outlook-ის ხელით კონფიგურაცია GTD-სთვის
Ნაბიჯი 1
შეიყვანეთ ყოველი თქვენი პროექტი Outlook-ში, როგორც კატეგორიები, რათა ერთეულები დააკავშიროთ კონკრეტულ პროექტებთან. დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით ელფოსტაზე, შეხვედრაზე ან დავალებაზე, დააწკაპუნეთ "Categorize" და შემდეგ "All Category". დააჭირეთ ღილაკს "ახალი ...". დაამატეთ თითოეული პროექტის სახელი და მიანიჭეთ ფერი.
დღის ვიდეო
ნაბიჯი 2
გადააკეთეთ Outlook-ის სხვა ელემენტები ამოცანებად, როდესაც ისინი თქვენს ყურადღებას მიაღწევენ. მაგალითად, შეგიძლიათ ელ.ფოსტის შეტყობინება დავალებად გადააქციოთ. გადაათრიეთ და ჩამოაგდეთ შეხვედრა, ფოსტის შეტყობინება, კონტაქტი ან შენიშვნა ნავიგაციის პანელში „Tasks“-ზე, რათა ავტომატურად შექმნათ ახალი დავალება ელემენტის შიგთავსიდან.
ნაბიჯი 3
მიანიჭეთ დროშები და პრიორიტეტები თქვენს ამოცანებს. გახსენით დავალება და შემდეგ დააწკაპუნეთ ბრძანებებზე Home ლენტის Follow Up ჯგუფში Tasks-ში დროშის დასამატებლად. დააწკაპუნეთ ღილაკზე "პრიორიტეტი" ტეგების ჯგუფში, რათა მონიშნოთ ელემენტი, როგორც "მაღალი მნიშვნელობის". თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ინდიკატორი, რათა მონიშნოთ თქვენი მოქმედების ელემენტები GTD მეთოდოლოგიის მიხედვით.
ნაბიჯი 4
ნახეთ თქვენი ამოცანების სია პროექტის, თარიღის ან მნიშვნელობის მიხედვით. დააწკაპუნეთ "დავალებები" ნავიგაციის პანელში. დააწკაპუნეთ ჩანართზე "ნახვა". აირჩიეთ ხედვის ვარიანტებიდან, რომლებიც ხელმისაწვდომია ჩამოსაშლელ ველში Arrangement ჯგუფში. მაგალითად, აირჩიეთ „კატეგორიები“ თქვენი ამოცანების პროექტების მიხედვით დასალაგებლად, „დაწყების თარიღი“ ან „ვადის თარიღი“ თქვენი ამოცანების თარიღის მიხედვით მოსაწყობად, ან „პრიორიტეტი“ თქვენი ამოცანების პრიორიტეტის მიხედვით დასალაგებლად.
NetCentrics GTD Outlook დანამატის გამოყენებით
Ნაბიჯი 1
ჩამოტვირთეთ და დააინსტალირეთ NetCentrics-ის მიერ Outlook-ის Getting Things Done დანამატის უფასო საცდელი ვერსია. ეს დანამატი შექმნილია იმისათვის, რომ გაამარტივოთ Outlook ელემენტების დამუშავების უნარი დევიდ ალენის მეთოდოლოგიით.
ნაბიჯი 2
აირჩიეთ NetCentrics ხელსაწყოთა ზოლში არსებული ძირითადი მოქმედებებიდან, რათა დაამუშავოთ თქვენი Outlook ელემენტები ამოცანებად. მაგალითად, აირჩიეთ ერთ-ერთი ასეთი ქმედება სახლის ლენტის ჯგუფიდან Getting Things Done: "მოქმედება", "შემდეგი მოქმედება", "დელეგირება", "გადავადება" ან "ოდესმე." როდესაც ირჩევთ ერთ-ერთ ამ ბრძანებას ფოსტიდან, დავალება შეიტანება მის შესაბამის საქაღალდეში და მოქმედება ენიჭება დავალება.
ნაბიჯი 3
მართეთ ყველა თქვენი მიმდინარე პროექტი Project Central-ის გამოყენებით. დააწკაპუნეთ "პროექტის ცენტრალური" ღილაკზე Home ლენტის ჯგუფში Getting Things Done. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ფანჯარა, რათა დაგეხმაროთ ამოცანების ორგანიზებაში კონკრეტულ პროექტებში.
ნაბიჯი 4
შექმენით პროექტის ანგარიში. დააწკაპუნეთ "პროექტის" მენიუს ღილაკზე Project Central-ში და შემდეგ დააწკაპუნეთ "შექმენით ანგარიში…". შეარჩიეთ ვარიანტები, რომლებიც უნდა შეიტანოთ თქვენს მოხსენებაში. მაგალითად, ჩამოსაშლელი მენიუდან აირჩიეთ "ვადის ვადა". დააწკაპუნეთ "OK" თქვენი ანგარიშის შესაქმნელად. დააწკაპუნეთ ბეჭდვის ღილაკზე თქვენი ანგარიშის დასაბეჭდად -- მას აქვს პრინტერის მსგავსი ხატულა.
TaskCracker-ის გამოყენება Outlook დანამატისთვის
Ნაბიჯი 1
ჩამოტვირთეთ და დააინსტალირეთ TaskCracker-ის უფასო 30-დღიანი საცდელი ვერსია Outlook-ისთვის. TaskCracker გეხმარებათ თქვენი Outlook-ის ელემენტების ორგანიზებაში თქვენი ამოცანებისა და პროექტების ვიზუალური წარმოდგენის გამოყენებით გადაათრიეთ და ჩამოაგდეთ ინტერფეისით.
ნაბიჯი 2
დააწკაპუნეთ ბრძანებაზე "Open TaskCracker" TaskCracker ლენტის Open ჯგუფში. ალტერნატიულად, შეგიძლიათ დააჭიროთ "TaskCracker" ფოლდერების პანელის მარცხნივ ბოლოში.
ნაბიჯი 3
მოაწყეთ თქვენი ამოცანები პრიორიტეტების მიხედვით. დააწკაპუნეთ დავალებაზე, გადაიტანეთ იგი სხვა კვადრატში TaskCracker-ის ეკრანის შიგნით და შემდეგ გაათავისუფლეთ, რომ დაავალოთ დავალება ამ პრიორიტეტზე. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს მეთოდი თქვენი ამოცანების სიაში მოქმედებების სწრაფად მინიჭებისთვის, თითოეული ცალკეული ამოცანის გახსნის გარეშე.
