ბიზნეს ელფოსტის ნაწილები

ელექტრონული ფოსტა გახდა ბიზნეს კომუნიკაციის აუცილებელი ფორმა. მიუხედავად იმისა, რომ პირადი ელფოსტა არაფორმალურია, ბიზნესისთვის ელექტრონული ფოსტის გაგზავნა მოითხოვს პროფესიონალიზმს და თავაზიანობას. ქაღალდის საქმიანი წერილის ძირითადი ნაწილები ვრცელდება ინტერნეტ კორესპონდენციებზეც.

გააკეთეთ თემა მოკლე და ზუსტი. მოერიდეთ აღნიშვნების გამოყენებას, რამაც შეიძლება გამოიწვიოს მიმღების სპამის ფილტრი, როგორიცაა "Re", ტრადიციული საოფისე მემორანდუმის აბრევიატურა "Igarding" ან "Fwd", რაც ნიშნავს გადაგზავნილ ელფოსტის შეტყობინებას. ყოველთვის შეავსეთ სათაური; ცარიელის დატოვება ასევე შეიძლება თქვენი გზავნილის სპამის საქაღალდეში გადააგდოს.

გამოიყენეთ პროფესიონალური მისალმება საქმიანი ელ.ფოსტის შეტყობინებებისთვის. „ძვირფასო მისტერ ფოსტერ“ გაცილებით უკეთეს შთაბეჭდილებას ქმნის, ვიდრე „ჰეი, ბობ“ და ასახავს თქვენს, როგორც საქმიანი ადამიანის იმიჯს. დატოვეთ ცარიელი ხაზი მისალმების შემდეგ, შემდეგ დაიწყეთ ელ. ფოსტის ტექსტი. ეს ნიმუში აადვილებს მთელ შეტყობინებას მიმღებისთვის წასაკითხად.

მიჰყევით სტანდარტული ბიზნეს წერილის მითითებებს თქვენი ელ.ფოსტის სხეულისთვის. გამოიყენეთ თავაზიანი ენა თხოვნის გასაკეთებლად ან აზრების ასახსნელად. თუ არ ხართ დარწმუნებული, რომ ადრესატი დაგიმახსოვრებთ ან თუ პირველად კონტაქტობთ, წარმოადგინეთ თქვენი თავი პირველ რიგში. „გმადლობთ, რომ გასულ ხუთშაბათს ისაუბრეთ ჩემთან ჯონსონის კონტრაქტთან დაკავშირებით“ არღვევს მიმღების მეხსიერებას, სანამ საქმესთან დაკავშირებით დეტალებს შეუდგებით.

დაამატეთ ცარიელი სტრიქონი ელ. ფოსტის ტექსტის შემდეგ, ისევ რომ გაამარტივოთ შეტყობინება თვალებისთვის, შემდეგ დაასრულეთ შეტყობინება თავაზიანი ნიშნობა, როგორიცაა "ჭეშმარიტად შენი", "პატივისცემით" ან თუნდაც "მადლობა". თქვენი სახელის შემდეგ დაამატეთ თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი, ტელეფონი ნომერი. თქვენი დასახელება კომპანიასთან და სურვილის შემთხვევაში ოფისის მისამართიც. ეს სთავაზობს მიმღებს თქვენს ყველა საკონტაქტო ინფორმაციას ერთ ადგილას.

სანამ დააჭირეთ ღილაკს "გაგზავნა", ხელახლა წაიკითხეთ ელფოსტა პრობლემების მოსაძებნად: არის თუ არა მიმღების ელფოსტის მისამართი სწორი "To"-ში ველი, არის თუ არა შესაბამისი ხაზი "subject" ველში და არის თუ არა შეტყობინება თავისუფალი მართლწერის, კონტექსტისა და გრამატიკისგან შეცდომები. ორჯერ შეამოწმეთ თქვენი ხელმოწერა და საკონტაქტო ინფორმაციაც.

გამოიყენეთ მხოლოდ შავი ტექსტი თეთრ ფონზე. აირჩიეთ საქმიანი შრიფტი, როგორიცაა Times New Roman ან Courier. არ გამოიყენოთ ფერადი, მრგვალი შრიფტები, მძიმე გრაფიკული ფონი, სმაილიკები ან ინტერნეტ ჟარგონი, როგორიცაა "LOL" (Laughing Out Loud). მოერიდეთ ყველა დიდი ასოებით შეტყობინების აკრეფას, რაც ტექსტის სახით ყვირილად ითვლება. თუ თქვენ უგზავნით ბიზნეს ელფოსტას მიმღებთა დიდ რაოდენობას, გამოიყენეთ Blind Carbon Copy (BCC) ვარიანტი. ამგვარად, თითოეული მკითხველის ელფოსტის მისამართი დაცულია და ნაკლებად სავარაუდოა, რომ აღმოჩნდეს ვინმეს სპამის სიაში.