როგორ გავხადოთ ელექტრონული ფოსტა უფრო პროდუქტიული და ნაკლები სტრესული

ელფოსტა უდავოდ სასარგებლო საკომუნიკაციო საშუალებაა, მაგრამ არასწორად გამოყენებისას ის შეიძლება გარდაიქმნას დროის მწოვარ, ყურადღების მომტან, მუდამ სტრესის გამომწვევად, რაც უფრო ტვირთავს, ვიდრე სარგებელს. თუ ყოველდღე გეშინიათ თქვენი შემოსულები, გადახედეთ პროფესიონალური ტექნიკის ამ ჩამონათვალს, რომელიც დაგეხმარებათ გადაატრიალოთ სკრიპტი და გადააქციოთ ელ.

დააყენეთ (და გადასცეს) თქვენი არასამუშაო საათები

იმისთვის, რომ ელ.წერილი არ შევიდეს თქვენი ცხოვრების არასამუშაო საათებში, კარგი იდეაა დააწესოთ სამუშაო საათები - არა მხოლოდ გონებრივი ვალდებულებით, რომ არ შეამოწმოთ ელფოსტა გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. დღის განმავლობაში, ან თუნდაც „არ შემაწუხოთ“ პარამეტრების ჩართვით ელ.ფოსტის შეტყობინებების დასაბლოკად (რაც ასევე კარგი იდეაა), მაგრამ ასევე დააყენეთ თქვენი ოფისიდან პასუხის გააქტიურება მუშაობის შემდეგ. საათები. ეს დაგეხმარებათ მოლოდინების მართვაში და თანამშრომლებთან საზღვრების დამყარებაში, მაგრამ კომუნიკაციის სრულად დაბლოკვის გარეშე, თუ რაიმე გადაუდებელი გამოჩნდება.

თავიდან შეიძლება ცოტა შემაშფოთებელი იყოს, თუ მიჩვეული ხართ ელ.ფოსტის შემოწმებას დღის ნებისმიერ საათში, მაგრამ დროთა განმავლობაში ამას ნახავთ ელ.ფოსტის შემოწმება დღის კონკრეტულ საათებში გიბიძგებთ იყოთ უფრო კონცენტრირებული და ეფექტური იმ დროს, როცა დაბლოკეთ გამორთულია.

აიღეთ კონტროლი კადენციაზე

ისევე როგორც თქვენი ელ.ფოსტის შემოწმების გარეშე სამუშაო საათებში, ასევე არ არის იდეალური თქვენი შემოსულების მუდმივად შემოწმება მთელი დღის განმავლობაში. ელფოსტა არ უნდა იქნას გამოყენებული, როგორც რეალურ დროში ჩატის აპლიკაცია – ეს არის Slack და Microsoft-ის გუნდები არიან ამისთვის. როგორც ასეთი, თუ თქვენთვის გადამწყვეტი არ არის ელ.ფოსტის დაუყოვნებლივ მიღება, შეიძლება გონივრული იყოს თქვენი შემოსულების პარამეტრები ისე, რომ ახალი შეტყობინებები შემოვიდეს მხოლოდ წინასწარ განსაზღვრულ დროს. ამ დღეებში პოპულარული ელ.ფოსტის კლიენტების უმეტესობა საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ, რამდენად ხშირად მიიღებს თქვენს შემოსულებს ახალ შეტყობინებებს და სიხშირის აკრეფამ შეიძლება სასწაულები მოახდინოს თქვენს პროდუქტიულობაზე. გარდა იმისა, რომ ელ. ფოსტა ნაკლებად განადგურებს, სტრატეგიულად დაყენება საშუალებას გაძლევთ უფრო ეფექტურად დაბლოკოთ თქვენი განრიგის ნაწილები ელექტრონული ფოსტით მიმოწერისთვის.

აი, როგორ კეთდება ეს Outlook და ფოსტა მაკისთვის.

აგრესიულად გააუქმეთ გამოწერა სიებიდან

არასასურველი, შეუსაბამო ელფოსტა საფოსტო სიებიდან ცხოვრების შემაშფოთებელი ფაქტია, მაგრამ თუ მათთან გამკლავების მეთოდი მხოლოდ წაშლის ღილაკზე დაჭერაა, თქვენ საკუთარ თავს ზიანს აყენებთ. ამ შეტყობინებების უბრალოდ წაშლის ნაცვლად, ღირს რამდენიმე წამის დახარჯვა, რათა სრულად გააუქმოთ საფოსტო სია. ამას ცოტა მეტი დრო სჭირდება, მაგრამ ეს დამატებითი დაწკაპუნებები მომავალში ათმაგად გადაიხდება იმით, რომ არ მოგიწევთ წაშალოთ არასასურველი ელფოსტის მზარდი რაოდენობა, რომლებიც ბლოკავს თქვენს შემოსულებს.

ელ.ფოსტის ზოგიერთი თანამედროვე კლიენტი ამ პროცესს გაადვილებს თქვენთვის და ავტომატურად ამოიცნობს საფოსტო სიის შეტყობინებებს და შესთავაზებს ადვილად პოვნას გამოწერის გაუქმების ღილაკს. მაგრამ იმ შემთხვევაშიც კი, თუ თქვენს ელ.ფოსტის კლიენტს არ აქვს ეს ფუნქცია, მაინც ღირს გადახვევა შეტყობინების ბოლოში და ხელით მოძებნოთ გამოწერის გაუქმების ბმული. თუ სხვა ყველაფერი ვერ მოხერხდა და არ არის გამოწერის გაუქმების ბმული, ხშირად ღირს მოკლე საპასუხო ელფოსტის გაგზავნა, რომელიც აშკარად სთხოვს გამგზავნს, „გთხოვთ, ამომიღოთ თქვენი სიიდან“.

გამოიყენეთ ავტომატური შემავსებელი

ავტომატური შევსების წინადადებები (როგორიცაა Gmail-ის ჭკვიანი შედგენა) სავარაუდოდ ერთ-ერთი საუკეთესო ფუნქციაა, რომელიც დაემატა ელ.ფოსტის პროგრამას ბოლო მეხსიერებაში. თუ არ იცნობთ, ისინი ძირითადად მუშაობენ ჩვეულებრივი სიტყვებისა და წინადადებების პროგნოზირებით, რომლებსაც ხშირად იყენებთ, შემდეგ აწვდიან მათ შემოთავაზებებად, რომლებშიც შეგიძლიათ შეიყვანოთ ერთი კლავიშის დაჭერით. კარგები სწავლობენ თქვენს წერის სტილს, რაც უფრო მეტად იყენებთ მათ და შეუძლიათ დროთა განმავლობაში თითქმის საშინლად ზუსტი გახდნენ.

სრული მართალი გითხრათ, ავტომატური შევსების შემოთავაზებები არ დაზოგავთ კვირაში რამდენიმე დამატებით წუთზე მეტს, მაგრამ მათ შეუძლიათ იმუშაონ სასწაულები იმ გონებრივი ძალისხმევის შესამცირებლად, რომელიც საჭიროა ელ.ფოსტის შედგენისთვის - განსაკუთრებით, თუ გიჭირთ სიტყვის სწორი გზის პოვნა რაღაც. წინადადებები ასევე შეიძლება იყოს სასარგებლო შეხსენება, რომ ყველაფერი მოკლე და ტკბილი იყოს.

შეიტყვეთ, როდის გამოტოვოთ ელფოსტა და აიღოთ ტელეფონი

ელ.ფოსტის ერთ-ერთი საუკეთესო უნარი, რომლის განვითარებაც შეგიძლიათ, არის უნარი აღიაროთ, როდის არის ელფოსტა - და რაც მთავარია, როდის არ არის - იდეალური კომუნიკაციის მეთოდი მოცემულ სიტუაციაში. ხშირ შემთხვევაში, ელ.ფოსტა სასურველია, რადგან ის ასინქრონულია, იძლევა უფრო განხილული პასუხების გაცემის საშუალებას და ტოვებს ქაღალდის კვალს – რაც მას შესანიშნავს ხდის გარკვეული სახის შეტყობინებებისთვის. მაგრამ ნაკლებად ფორმალური საუბრებისთვის, ელფოსტა შეიძლება არ იყოს საუკეთესო ადგილი კომუნიკაციისთვის. როდესაც თქვენი კომუნიკაცია სულაც არ საჭიროებს შესვლას, ხშირად უფრო სწრაფი და ეფექტურია მოკლე Slack შეტყობინების გაგზავნა, ან თუნდაც ტელეფონის აღება. ზოგიერთ სამუშაო სიტუაციებში ხალხის დარეკვა ზოგჯერ უკმაყოფილოა, მაგრამ სტრატეგიულად გამოყენებისას სარგებელია (დამატებითი სიჩქარე, სიცხადე და ინფორმაციის გადასაცემად ტონისა და ფლექციის გამოყენების უნარი) აჭარბებს ღირს.

რედაქტორების რეკომენდაციები

• ბრაუზერის 10 გაფართოება, რომელიც დაგეხმარებათ მაქსიმალურად გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა
• მარტივი GPU ჰაკი ხდის თქვენს RTX 3080 ლეპტოპს 20%-ით უფრო მძლავრს, თუ გაბედავთ

განაახლეთ თქვენი ცხოვრების წესიDigital Trends ეხმარება მკითხველს თვალყური ადევნონ ტექნოლოგიების სწრაფ სამყაროს ყველა უახლესი სიახლეებით, სახალისო პროდუქტების მიმოხილვებით, გამჭრიახი რედაქციებითა და უნიკალური თვალით.