როგორ ამობეჭდოთ მისამართის ეტიკეტები Excel-ში

Microsoft Excel ემსახურება, როგორც შესანიშნავი პროგრამა ელ.ფოსტის სიების მართვისთვის. დიდი დაგზავნის სიების მართვა განსაკუთრებით ადვილია Excel-ში კონტაქტების კატეგორიზაციისა და მორგების ფორმატში ორგანიზებისას.

Excel და CSV ფორმატები გამოიყენება ფოსტის მენეჯერებისგან სიების იმპორტისა და ექსპორტისთვის, ხოლო უჯრედების დაყოფა ნიშნავს, რომ შეგიძლიათ გამოყოთ სახელი, მისამართი და ნებისმიერი სხვა შესაბამისი ინფორმაცია ცალკეულ სვეტებად. თქვენ ასევე შეგიძლიათ აირჩიოთ მთელი კონტაქტის განთავსება ერთ უჯრედში.

მოქნილობა Excel-ის გამოცდილი მომხმარებლებისთვის მოსახერხებელია, მაგრამ ეტიკეტების პირდაპირ Excel-დან დაბეჭდვა ადვილი არ არის. მიუხედავად იმისა, რომ პროცესი არ არის ზედმეტად რთული, ის არც არის აშკარა და თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ტექნიკური კატასტროფა. ფოსტის შერწყმის პროცესის გამოყენება ყველაზე ეფექტური საშუალებაა პრინტერისთვის ეტიკეტების დასაყენებლად.

თქვენი Excel დაგზავნის სიიდან ეტიკეტების დაბეჭდვის ყველაზე სწრაფი და ეფექტური გზა არის ფოსტის შერწყმის პროცესი. ეს პროცესი იღებს თქვენს ორგანიზებულ Excel ინფორმაციას და აგროვებს ყველა მისამართს პრინტერის ინდივიდუალურ ეტიკეტზე.

მიუხედავად იმისა, რომ ეს მარტივად ჟღერს, არის დაჭერა. Excel ფურცელი უნდა იყოს ფორმატირებული კონკრეტულ განლაგებაზე, რომელიც იყენებს სვეტებს თითოეული კატეგორიისთვის. თუ მისამართების შეყვანისას იყენებდით სხვა მეთოდს, რეფორმატირება შრომატევადია.

იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ იწყებთ ახალი და შეგიძლიათ აკრიფოთ თითოეული კონტაქტი სწორი ფორმატით. თუ თქვენ უკვე გაქვთ ყველაფერი დაყოფილი კატეგორიებად, მათ შეიძლება მოითხოვონ მხოლოდ მარტივი ეტიკეტების ცვლილებები და კორექტირება ფორმატირების მოთხოვნების დასაკმაყოფილებლად.

დააყენეთ Excel ცხრილი სვეტების სათაურებით. თითოეული სვეტი წარმოადგენს კონკრეტულ კატეგორიას. შექმენით ცალკე სვეტი სახელის, გვარის, მისამართის, ქალაქის, შტატის და ZIP კოდისთვის.

ინფორმაცია თითოეული ინდივიდისთვის ზის ჰორიზონტალურ რიგში. გამოიყენეთ ზუსტი მართლწერა, აბრევიატურები და კაპიტალიზაცია, რომელიც სასურველია თითოეულ ველში. მაგალითად, გამოიყენეთ NV ნევადის ნაცვლად, თუ არ გსურთ სრული შტატის სახელის დაწერა.

ასევე, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ უნდა გამოიყურებოდეს სახელები ეტიკეტებზე. ასოების სტილისტიკა პირადი უპირატესობის საკითხია. ზოგიერთ ადამიანს მოსწონს ყველა ასოს დიდი ასოების დაწერა, ზოგი კი მხოლოდ პირველ ასოს წერს თითოეულ სიტყვაში.

თქვენ ასევე გაქვთ შესაძლებლობა დაამატოთ სვეტები საჭიროებისამებრ. მაგალითად, თუ გსურთ, რომ ეტიკეტის პირველ სტრიქონში წაიკითხოთ კომპანიის სახელი, შეცვალეთ პირველი სვეტი ამ ინფორმაციის ასახვისთვის.

მას შემდეგ, რაც სვეტები დაყენებულია, შემდეგი ნაბიჯი არის თითოეული კონტაქტისთვის შეყვანის დამღლელი ამოცანა. დაამატეთ ყველა მონაცემი და გააკეთეთ რაუნდი ან ორი რედაქტირება, რათა ყველაფერი კარგად გამოიყურებოდეს.

მას შემდეგ, რაც კონტაქტები და ყველა დაკავშირებული ინფორმაცია იქნება ცხრილებში, მონიშნეთ ყველაფერი, სვეტების სათაურების ჩათვლით. თქვენ შეგიძლიათ გადაათრიოთ კურსორი ყველა ველზე, მაუსის ღილაკზე დაჭერით, რათა მონიშნოთ ყველაფერი ან გამოიყენოთ კლავიატურის ყველა არჩევის მალსახმობი, Ctrl+ა.

ინფორმაციის მონიშვნის შემდეგ, აირჩიეთ ეტიკეტირებული ჩანართი ფორმულები და დააწკაპუნეთ განსაზღვრეთ სახელი. ჩაწერეთ სიის სახელი ველში, რომელიც გამოჩნდება. მაგალითად, გამოიყენეთ ქორწილი_მოსაწვევები ან საშობაო_ბარათები.

თუ ეტიკეტებს რაიმე რეგულარობით ბეჭდავთ, თითოეულ სიაში თარიღის დამატება ასევე სასარგებლოა. კონტაქტების სიები ხშირად განახლდება და თარიღი გაძლევს წარმოდგენას, როდის განახლდა სია ბოლოს. ის ასევე უზრუნველყოფს, რომ ბეჭდავთ სწორ და უახლეს ვერსიას.

შეინახეთ ახლად დასახელებული Excel საკონტაქტო სამუშაო ფურცელი და გამოდით დოკუმენტიდან თქვენი ფოსტის შერწყმის გასაგრძელებლად.

Microsoft Word არის სადაც იბეჭდება ეტიკეტები. Excel იდეალურია მონაცემთა ორგანიზებისა და ჰოსტინგისთვის და კარგად მუშაობს სიის სხვა პროგრამებში სწრაფად ჩატვირთვისთვის. თუმცა, Microsoft Word-ს აქვს ჩაშენებული ეტიკეტის ბეჭდვის შაბლონი, რომელიც ასახავს მისამართებს პრინტერის მიერ მოთხოვნილ ფორმატში.

ფოსტის შერწყმის პროცესი აერთიანებს Excel-ს ველების ორგანიზების შესაძლებლობისთვის და Word-ს პრინტერისთვის ეტიკეტების ფორმატირებისთვის.

გახსენით ახალი Word დოკუმენტი და დააწკაპუნეთ ფოსტით გაგზავნა ჩანართი პარამეტრების სიის გასახსნელად. დააწკაპუნეთ ჩამოსაშლელ ვარიანტზე ფოსტის შერწყმის დაწყება მეორადი მენიუს გამოსავლენად, სადაც შეიძლება დაგჭირდეთ დაწკაპუნება ფოსტის შერწყმის დაწყება ისევ სანამ შეარჩევთ ეტიკეტები მენიუს გასახსნელად ლეიბლის პარამეტრები.

ამ ეტაპზე, თქვენ გჭირდებათ ინფორმაცია პრინტერისა და ეტიკეტების შესახებ წინსვლისთვის. თქვენ უნდა აირჩიოთ შორის უწყვეტი კვების პრინტერები და გვერდის პრინტერები. იხილეთ თქვენი პრინტერის სახელმძღვანელო, რათა დაადგინოთ, რომელ ტიპს იყენებთ. თუ თქვენ გაქვთ გვერდის სტილის პრინტერი, სხვა ჩამოსაშლელი სია მოითხოვს, რომ აირჩიოთ უჯრის კონკრეტული ტიპი თქვენი გვერდის პრინტერისთვის. შემოვლითი უჯრა საკმაოდ გავრცელებულია.

შემდეგი, აირჩიეთ ეტიკეტის მიმწოდებელი. თითოეულ მომწოდებელს აქვს საკუთარი სპეციფიკური განლაგება და ეს მნიშვნელოვანია პრინტერისთვის. Microsoft-ის, Avery-ის და მრავალი სხვა მომწოდებლის ვარიანტები ჩამოთვლილია ჩამოსაშლელ სიაში. აირჩიეთ ის, რომელიც ემთხვევა სამუშაოსთვის შეძენილ ლეიბლებს.

და ბოლოს, აირჩიეთ პროდუქტის ნომერი, რომელიც შეესაბამება პროდუქტის ნომერს თქვენს ეტიკეტზე. ეს ჩვეულებრივ გვხვდება შეფუთვაზე და არა თავად ეტიკეტის ფურცლებზე. პროდუქტის ნომერი ეუბნება თქვენს პრინტერს ქაღალდის ზომებს, რათა დარწმუნდეს, რომ ბეჭდვა სწორად შეესაბამება ეტიკეტებს.

იშვიათ შემთხვევებში, პროდუქტის ნომერი შეიძლება არ იყოს ხელმისაწვდომი თქვენი ეტიკეტებისთვის. ბეჭდვა მაინც შეიძლება წინ წავიდეს, მაგრამ თქვენ ხელით უნდა გაზომოთ ინდივიდუალური ეტიკეტის ზომა. თქვენ ასევე უნდა იცოდეთ რამდენი ეტიკეტია გვერდზე და რამდენია განთავსებული თითოეულ სვეტსა და მწკრივში.

მორგებული ეტიკეტის განზომილების შესაყვანად აირჩიეთ დეტალები ვარიანტი -ში ლეიბლის პარამეტრები ფანჯარა ეტიკეტის ფურცლის განლაგება სვეტებისა და რიგების მიხედვით. შეიყვანეთ მინდვრები, სვეტები და რიგები მითითებულ ველში. დააწკაპუნეთ კარგი თუ ეს შეესაბამება თქვენს კონფიგურაციას. თუ არა, დააწკაპუნეთ გაუქმება და შემდეგ აირჩიეთ ახალი ლეიბლი და ისევ სცადე.

ჩაწერეთ სახელი თქვენი ეტიკეტებისთვის, რათა ზომები შეინახოთ მომავალი მითითებისთვის. ნებისმიერი სახელი საკმარისი იქნება. შემდეგი, დააყენეთ ზომები გაზომულ სიმაღლეზე და სიგანეზე. ასევე, შეიყვანეთ მწკრივის და სვეტის განლაგება. წადით და დააწკაპუნეთ კარგი ახალი ზომის პარამეტრების შესანახად, შემდეგ დააწკაპუნეთ კარგი ისევ ყველა პარამეტრის შესანახად.

ამ ეტაპზე, თქვენ გაქვთ ლეიბლები მომზადებული Excel-ში და Word დოკუმენტი სწორად არის ფორმატირებული ეტიკეტების დასაბეჭდად. ახლა თქვენ უნდა შემოიტანოთ საკონტაქტო ინფორმაცია ეტიკეტების შესავსებად.

Word დოკუმენტში დააწკაპუნეთ ფაილი და მერე Პარამეტრები და Მოწინავე. აირჩიეთ გამშვები ველი მიმდებარედ დაადასტურეთ ფაილის ფორმატის კონვერტაცია ღიაზე და აირჩიე კარგი. დაბრუნება ფოსტით გაგზავნა ჩანართი და დააწკაპუნეთ აირჩიეთ მიმღებები პარამეტრების ჩამოსაშლელი მენიუს გასახსნელად. აირჩიეთ გამოიყენეთ არსებული სია თქვენს კომპიუტერში თქვენი Excel საკონტაქტო ინფორმაციის მოსაძებნად. აირჩიეთ ფაილი და დააწკაპუნეთ კარგი. ეს პროცესი აკავშირებს Excel ფურცელს Word დოკუმენტთან. მიუხედავად იმისა, რომ პროგრამები დაკავშირებულია, ეტიკეტები ჯერ არ არის შევსებული ინფორმაციით.

მთელი სიის იმპორტის უმარტივესი გზა არის ჩანაცვლების ველების მეშვეობით. ადგილის აღნიშვნა შეესაბამება თქვენს მიერ შექმნილ სვეტებს Excel ფაილში. მაგალითად, აკრიფეთ <> სადაც გსურთ პირველი სახელი გამოჩნდეს ეტიკეტზე. გაითვალისწინეთ, რომ ეს თანმიმდევრობა მეორდება ყველა ეტიკეტზე.

სტანდარტული მისამართის თანმიმდევრობა ასე გამოიყურება:

<> <>

<>

<> <> <>

თითოეული ეტიკეტი პირდაპირ შეესაბამება თქვენს Excel ფურცლის სვეტს. თუ გსურთ მორგებული ინფორმაციის დამატება, ის უნდა იყოს განთავსებული ფურცელზე ეტიკეტირებული სვეტში. შემდეგ შეიყვანეთ ველი ლეიბლისთვის სასურველი განლაგების თანმიმდევრობით.

თუ თქვენ ხშირად ატვირთავთ სიებს ფოსტის შერწყმის პროცესის გამოყენებით, ასევე არსებობს მისამართების ბლოკის მალსახმობი, რათა დააკავშიროთ მონაცემთა მრავალი ველი ერთი <.>

ახლა, როდესაც ეტიკეტები დაყენებულია თითოეული ველის თანმიმდევრობით, შეგიძლიათ ეფექტურად ჩატვირთოთ ასობით ან თუნდაც ათასობით კონტაქტი პრინტერისთვის ეტიკეტირების თანმიმდევრული თანმიმდევრობის შექმნისას. ფოსტის შერწყმა იდეალურია ნაყარი კონტაქტების სიებისთვის.

თქვენ უნდა მოაწყოთ ფოსტის შერწყმა, რათა Word წაიკითხოს სწორი სვეტები Excel-დან. დაბრუნება ფოსტით გაგზავნა ჩანართი, დააწკაპუნეთ მატჩის ველები და აირჩიე ჩაწერეთ და ჩადეთ ველები. ჩნდება ყუთი რამდენიმე ეტიკეტით ჩამოსაშლელი ველების გვერდით.

ლეიბლები არის მისამართის ლეიბლის საერთო ელემენტები. ჩამოთვლილია სათაური, Სახელი, Გვარი, Ქუჩის მისამართი, და ასე შემდეგ. შესაბამის ჩამოსაშლელ ფანჯარაში ხედავთ სვეტის ეტიკეტებს თქვენი Excel ფურცლიდან. ბევრი მათგანი უკვე დაემთხვა, მაგრამ დარწმუნდით, რომ თითოეული ელემენტი გასწორებულია და სათანადოდ შეესაბამება. ეს ნიშნავს, როცა წერ <>, ის იზიდავს მხოლოდ Სახელი სვეტი Excel ფურცელში.

ახლა, როდესაც ველები შედგენილია და ეტიკეტები აშენებულია, დააწკაპუნეთ გადახედვა წელს ფოსტით გაგზავნა ჩანართი. სანამ ბეჭდვას გადაწყვეტთ, გააკეთეთ საფუძვლიანი გადახედვა ეტიკეტების სანახავად. ორჯერ შეამოწმეთ გასწორება და ფორმატირება ამ ხედით.

როდესაც მზად იქნებით დასაბეჭდად, დააწკაპუნეთ დასრულება და შერწყმა ქვეშ ფოსტით გაგზავნა ჩანართი. დააწკაპუნეთ დოკუმენტების დაბეჭდვა საბოლოო სამუშაოს გასაგზავნად პრინტერში. სამუშაოს გაგზავნამდე დარწმუნდით, რომ პრინტერი სავსეა თქვენი ეტიკეტის ქაღალდით.

მიუხედავად იმისა, რომ Excel არის ფოსტის შერწყმის შესანიშნავი საშუალება, თქვენ ასევე შეგიძლიათ კონტაქტების იმპორტი Outlook-დან. Outlook გაძლევთ საშუალებას კონტაქტების ექსპორტი Excel-ის სამუშაო ფურცელში, სადაც შეგიძლიათ გამოიყენოთ პროცესი, როგორც ზემოთ იყო აღწერილი.

თუ გსურთ კონტაქტების ამოღება პირდაპირ Outlook ელ.ფოსტის პროგრამიდან, ამოიღეთ თქვენი კონტაქტების სია. გამოყენება ცვლა+კონტროლი რამდენიმე კონტაქტის შესარჩევად და მონიშვნამდე, სანამ ყველა სასურველი კონტაქტი არ იქნება მონიშნული.

გადადით მთავარი ჩანართი და აირჩიეთ ფოსტის შერწყმა. აირჩიეთ მხოლოდ შერჩეული კონტაქტები მოჰყვა ყველა საკონტაქტო ველი. შემდეგ, აირჩიეთ ახალი დოკუმენტი და საფოსტო ეტიკეტები როგორც დოკუმენტის ტიპი.

ეს მოქმედება იწვევს ახალ Word დოკუმენტს ფოსტის შერწყმით. აირჩიეთ ჩაწერეთ და ჩადეთ ველები ქვეშ ფოსტით გაგზავნა ჩანართი და დარწმუნდით, რომ ყველაფერი სწორად არის გასწორებული. დააწკაპუნეთ ეტიკეტების განახლება ეტიკეტების გენერირებისთვის.

გამოიყენეთ გადახედვის ფუნქცია, რათა გადახედოთ და დარწმუნდეთ, რომ ყველაფერი სწორად არის გასწორებული. მას შემდეგ რაც შეასწორებთ და შეასრულებთ საბოლოო შესწორებებს, გადახედეთ ხელახლა და შემდეგ გაუშვით ფოსტის შერწყმის დასრულება და ბეჭდვა სამუშაოს გასაგზავნად პრინტერზე.

Outlook შესანიშნავია კონტაქტების მართვაში და პროგრამიდან ფოსტის შერწყმის გაშვება მარტივია. თუმცა ყველას არ აქვს Outlook, როგორც ელფოსტის მენეჯერი, და print-labels-from-Excel პროცესი რჩება საუკეთესო ალტერნატიულ ვარიანტად კონტაქტების მართვისთვის.