ელ.ფოსტის გამოყენება ბიზნესში

ელფოსტა არის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული ბიზნეს კომუნიკაციის ინსტრუმენტი ბოლო წლების განმავლობაში. ელ.ფოსტის გამოყენება ბიზნესში მოიცავს თანამშრომლებთან და მომხმარებლებთან კომუნიკაციას, შეხვედრების დაგეგმვას, ავტომატური შეტყობინებების გაგზავნას და საინფორმაციო ბიულეტენების გაზიარებას ძველ და ახალ მომხმარებლებთან. ელექტრონული ფოსტის ერთ-ერთი უპირატესობა ბიზნეს კომუნიკაციაში არის ის, რომ ის იმდენად გავრცელებულია, რომ ყველა ფიქრობს, რომ ნებისმიერს, ვისაც აქვს ინტერნეტთან წვდომა, შეუძლია ელექტრონული ფოსტის გაგზავნა და მიღება. ელფოსტას ასევე იყენებდნენ ზოგიერთი თაღლითი და ჰაკერი ბოლო წლებში, ამიტომ მნიშვნელოვანია სიფხიზლე იყოთ თაღლითური შეტყობინებების მიმართ.

ელ.ფოსტის მთავარი როლი ბიზნეს კომუნიკაციაში არის ადამიანების დაკავშირება იმავე კომპანიაში ან ორგანიზაციაში. ელ. ფოსტა ძალიან ხშირად გამოიყენება თანამშრომლებისთვის კითხვების დასმისთვის სატელეფონო ზარით ან მხარზე დაჭერის გარეშე. ისინი გამოიყენება შეხვედრის განცხადებებისა და ოქმების გასაგზავნად, მნიშვნელოვანი ფორმების გასავრცელებლად და სამუშაო ადგილის გამოკითხვის ჩასატარებლად.

ბევრ ოფისს აქვს სხვადასხვა შიდა საფოსტო სიები რომ ადამიანებს შეუძლიათ გაგზავნონ შეტყობინებები, რათა მიიყვანონ ისინი კომპანიის კონკრეტულ განყოფილებაში, იქნება ეს ყველა ადამიანი მუშაობს რესურსები, რომლებსაც შეიძლება დასჭირდეთ შვებულების პოლიტიკის განახლების ნახვა ან ყველა, ვინც მუშაობს კონკრეტულ სართულზე, რომელმაც უნდა იცოდეს, რომ ეს არის თანამშრომლის დაბადების დღე. ელ. ფოსტა ასევე ხშირად გამოიყენება ინტეგრირებული კალენდრის ხელსაწყოებით პროვაიდერებიდან, როგორიცაა Microsoft და Google, დაგეგმეთ შეხვედრები და სხვა ღონისძიებები.

ფოსტა დანართები ჩვეულებრივ გამოიყენება ფაილების გასაზიარებლად, Microsoft Word-ის დოკუმენტებიდან დაწყებული სარეკლამო მასალების ნიმუშებამდე, როგორიცაა ლოგოები ან ჟინგლები.

ხალხი სულ უფრო და უფრო ამოწმებს კომპანიის ელფოსტა პერსონალურ მოწყობილობებზე, როგორიცაა სმარტფონები, რაც მათ საშუალებას აძლევს დარჩნენ კონტაქტში თანამშრომლებთან ოფისის გარეთ. ეს შეიძლება იყოს როგორც დადებითი, ასევე უარყოფითი: ადამიანებს შეუძლიათ უფრო ადვილად იმუშაონ სახლიდან ან სწრაფად დარეგისტრირდნენ დილის მგზავრობისას, მაგრამ მათ ასევე შეიძლება ჰქონდეთ ნაკლები ჭეშმარიტი სამუშაო საათები, როდესაც არ არიან ოფისში.

ელ.ფოსტის სასიცოცხლო როლი ბიზნეს კომუნიკაციაში გასაკვირი არ არის, რომ ელ.ფოსტის ირგვლივ განვითარდა ეტიკეტის ფორმალური და არაფორმალური წესები.

ხალხი ზოგადად ცდილობს ელ.წერილს მიმართოს ა პროფესიონალიზმის გარკვეული ხარისხი, დარწმუნებული უნდა იყოს, რომ მკაფიო და მოკლე თემის ხაზი რაც აადვილებს ელ.ფოსტის შენიშვნას შემოსულებში და სულ მცირე ყურადღების მიქცევას გრამატიკა, მართლწერა და კაპიტალიზაცია. ადამიანების უმეტესობა ცდილობს მოერიდეთ რაიმე სახის არაფერადი კომენტარების გაკეთებას კომპანიის წერილებში, მათ შორის საეჭვო გემოვნების ხუმრობები, მითითებები პოლიტიკასა და რელიგიაზე ან დამქირავებლებთან მიმართებაში.

ზოგიერთი ადამიანი ასევე ცდილობს მხიარულად გამოიყურებოდეს კომპანიის წერილებში, რადგან ძნელია ტონის დადგენა მხოლოდ წერილობითი შეტყობინების მიხედვით. ეს შეიძლება გაკეთდეს ძახილის ნიშნების ან ემოციების გამოყენებით, თუმცა გადაჭარბება შეიძლება არაპროფესიონალურად მოგეჩვენოთ. საერთოდ, მოგინდებათ მიჰყევით თქვენს ორგანიზაციაში სხვების ხელმძღვანელობას როდესაც საქმე ეხება წერილების შედგენას თანამშრომლებისთვის ან მომხმარებლებისთვის.

ბევრ ორგანიზაციას აქვს საკუთარი პოლიტიკა ელ.ფოსტის შესახებ, მაგალითად, მოითხოვს, რომ ხელმოწერის კონკრეტული ფორმატი დაერთოს თითოეულ გამავალ ელფოსტას. ზოგიერთ სამუშაო ადგილს აქვს წესები იმის შესახებ, თუ როდის შეიძლება კომპანიის ელექტრონული ფოსტის გამოყენება პირადი მიზეზების გამო. ბევრს ასევე აქვს წესები იმის შესახებ, თუ როდის უნდა შეინახოს ან წაიშალოს ელფოსტა უსაფრთხოების მიზნით.

ავტომატური ელ.ფოსტის შეტყობინებების მიღება იმ ორგანიზაციებიდან, რომლებთანაც საქმიანობთ, უკვე ჩვეულებრივი გახდა. ონლაინ სავაჭრო საშუალებები აგზავნიან შეტყობინებებს გაყიდვების შესახებ, შესყიდვის დადასტურებას და განახლებებს მიწოდების გრაფიკის შესახებ. გაზეთები და სხვა მედია ორგანიზაციები აგზავნიან ავტომატური ელფოსტა სათაურებით და სიუჟეტების განახლებებით.

არსებობს სხვადასხვა კომპანია, რომლებსაც შეუძლიათ ავტომატური ელ.ფოსტის გაგზავნა ბიზნესისთვის, მათ შორის მარკეტინგული ელ.წერილები და შეძენით გამოწვეული, ზოგჯერ ე.წ. ტრანზაქციის ელ.წერილები. გარკვეული კანონები არეგულირებს, როდის შეუძლიათ კომპანიებს შეინახონ ხალხის ელ. ფოსტის მისამართები, როცა მათ მოეთხოვებათ საშუალება მისცენ ხალხს უარი თქვან ელ.წერილზე და როდის შეუძლიათ მარკეტინგული შეტყობინებების გაგზავნა. დარწმუნდით, რომ იცავთ თქვენს იურისდიქციის წესებს და, პოტენციურად, იმ ადგილებში, სადაც მუშაობენ ან ცხოვრობენ ადამიანები, რომლებსაც ელფოსტით აგზავნით.

ზოგიერთი კომერციული ელფოსტის პროვაიდერი დაგეხმარებათ მართოთ უარის თქმა, გამოწერის სიები და სხვა ინფორმაცია. შეიძინეთ გარშემო, რომ იპოვოთ ის, რომელიც აკმაყოფილებს თქვენს საჭიროებებს თქვენთვის სასურველ ფასად.

ფოსტა გაზეთები ბოლო წლებში სულ უფრო პოპულარული გახდა. ზოგიერთი ბიზნესი იყენებს მათ მომხმარებლებთან დასაკავშირებლად და მათ გასაგებად გაყიდვების, ახალი პროდუქტების ან არსებული სერვისების შესახებ. მაგალითად, აუზების დასუფთავების ბიზნესმა შეიძლება გამოაგზავნოს საინფორმაციო ბიულეტენი, რომელიც შეახსენებს ხალხს მის მომსახურებას, როგორც ზაფხულს მიდგომები, ან პოდკასტის სტუდიამ შეიძლება გამოაგზავნოს ელ.ფოსტის საინფორმაციო ბიულეტენი ახალი სერიების ან არსებულის ახალი სეზონის შესახებ შოუ.

სხვა შემთხვევებში, თავად ბიულეტენი არის პროდუქტი. ზოგიერთმა მედია ორგანიზაციამ და სხვა ჯგუფმა მიაღწია წარმატებას ფასიანი გაზეთებით, რომლებიც შეიცავს ინფორმაციას, რომელიც სხვაგან არ არის ხელმისაწვდომი. ზოგიერთი მათგანი იქმნება სპეციალიზებული პლატფორმებით ან crowdfunding ინსტრუმენტებით, როგორიცაა Patreon.

როგორც სხვა კომერციული ელფოსტის შემთხვევაში, თუ თქვენ აგზავნით ელ.ფოსტის საინფორმაციო ბიულეტენს, უნდა დარწმუნდეთ, რომ გაქვთ აშკარა თანხმობა იმ ადამიანებისგან, რომლებსაც აგზავნით შეტყობინებებს და რომ მათ აქვთ გამოწერის გაუქმების მარტივი გზა. თქვენ შეგიძლიათ მოიწვიოთ ადამიანები, რომ დარეგისტრირდნენ ბიულეტენში, როდესაც ისინი სტუმრობენ თქვენს საიტს ან როდესაც ისინი ასრულებენ ტრანზაქციას, მაგალითად. ბუნებრივია, თუ თქვენ სთავაზობთ ფასიან ბიულეტენს, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ ადამიანებს აქვთ მარტივი გზა გააუქმონ გამოწერა და შეწყვიტონ ანგარიშსწორება.

ელექტრონული ფოსტის თაღლითობა, რომელიც ხშირად ცნობილია როგორც ფიშინგი, ბოლო წლებში გავრცელდა. თაღლითები აგზავნიან ელ.წერილს იმ ადამიანებს, რომლებიც იმიტირებენ სანდო ინსტიტუტებს ან თუნდაც ცალკეული თანამშრომლები, რომლებიც ცდილობენ მოატყუონ მიმღებები ფულის გაგზავნაში ან მიაწოდონ ღირებული ინფორმაცია, როგორიცაა მომხმარებლის სახელები და პაროლები. ზოგიერთ შემთხვევაში, ეს ელფოსტა მასობრივად ეგზავნება მიმღებთა დიდ რაოდენობას, მაგრამ სხვა შემთხვევებში ისინი სპეციალურად არის გამიზნული კონკრეტული მიმღებებისთვის.

მავნე პროგრამები ასევე ზოგჯერ ნაწილდება ელ.ფოსტით, როგორც წესი, დანართების ან ბმულების მეშვეობით ელ. ზოგიერთ შემთხვევაში, თუ საეჭვო ფაილი გაიხსნება, ის დააინფიცირებს მიმღების კომპიუტერს და გამოიყენებს მის ელ.ფოსტის პროგრამულ უზრუნველყოფას, რათა გაუგზავნოს მისი მეტი ასლი ორიგინალური მიმღების კონტაქტებს.

ელ.ფოსტის თაღლითობის მსხვერპლი რომ არ გახდეთ, ყურადღებით დააკვირდით მისამართებს, საიდანაც მოდის შეტყობინებები და დარწმუნდით, რომ ისინი რეალურად ემთხვევა იმ ადამიანებს ან ინსტიტუტებს, საიდანაც ისინი აცხადებენ, რომ არიან. შეამოწმეთ, რომ ელ.ფოსტის ნებისმიერი ბმული მიდის იმ საიტებზე, რომლებსაც ისინი აცხადებენ, რომ ბმულები აქვთ. თუ მოულოდნელ ელფოსტას მიიღებთ დანართთან ერთად, შეამოწმეთ, რომ ის რეალურად არის იმ ადამიანისგან, ვისგანაც აცხადებს, რომ არის, მაშინაც კი, თუ დაგჭირდებათ დარეკოთ ან სხვაგვარად გაგზავნოთ ამ პიროვნების ვინაობის დასადასტურებლად.

ბევრ კომპანიას აქვს ანტივირუსული პროგრამა შემომავალი და გამავალი ელფოსტის სკანირება მავნე პროგრამებისთვის, მაგრამ მაინც კარგია სიფხიზლე, რათა თავიდან აიცილოთ თაღლითები.

ზოგიერთ ოფისში ელ.ფოსტა სულ უფრო ხშირად ხდება შეიცვალა მყისიერი შეტყობინებების პროგრამული უზრუნველყოფით, როგორიცაა Microsoft Teams ან Slack. კომპანიები ასევე იყენებენ შეტყობინებების ინსტრუმენტებს და სოციალური ქსელის პროგრამულ უზრუნველყოფას მომხმარებლებთან სასაუბროდ, ხშირად ავტომატური ჩატის ველების ან კომპანიის ვებსაიტებზე განთავსებული ბმულების მეშვეობით.

ეს რეალურ დროში პლატფორმები ხშირად შეიძლება იყოს უფრო სწრაფი და მოსახერხებელი, ვიდრე ელექტრონული ფოსტის გამოყენება. ბევრი ასევე აადვილებს ფაილების გაზიარებას ან თუნდაც ხმოვანი და ვიდეო კონფერენციების სესიების დაყენებას, რისი გაკეთებაც პირდაპირ ელექტრონული ფოსტით შეუძლებელია.

და მაინც, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ ეს პლატფორმები მთლიანად ჩაანაცვლებს ელ.წერილს უახლოეს მომავალში.