როგორ გავიტანოთ მონაცემები Excel-დან ლეიბლების შესაქმნელად

Microsoft Office-ის პროგრამული უზრუნველყოფის კომპლექტი მნიშვნელოვნად განვითარდა მას შემდეგ, რაც ის პირველად დაინერგა 1990 წელს. პოპულარული პროგრამული პაკეტები, როგორიცაა Excel და Word, შეუფერხებლად ურთიერთობენ ერთმანეთთან, ხსნის ამოცანებისა და ფუნქციების ფართო სპექტრს, რომლებიც ადრე რთული შესასრულებელი იყო.

მიუხედავად იმისა, რომ Excel მიჩნეულია უპირველეს ყოვლისა მონაცემთა ბაზისა და ცხრილების მართვის ინსტრუმენტად, ეს პროგრამული პაკეტი ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას დამატებითი ამოცანების შესასრულებლად, მათ შორის საფოსტო ეტიკეტების შესაქმნელად. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ Mail Merge ფუნქცია Microsoft Word-ში მონაცემების იმპორტისთვის Excel-ში, რომლებიც შეიძლება გარდაიქმნას საფოსტო ეტიკეტებად. ამ პროცესის დასრულებას რამდენიმე ნაბიჯი სჭირდება, მაგრამ ისინი შეიძლება განხორციელდეს ყველა ცოდნისა და ტექნოლოგიური დონის მქონე პირის მიერ.

რჩევა

The ფოსტის შერწყმა Microsoft Word-ში შემავალი ფუნქცია შედარებით მარტივს ხდის იმ მონაცემების ინტეგრაციას, რომელიც გჭირდებათ საფოსტო ეტიკეტების დასაწყებად. თუმცა, სანამ ეს მონაცემები Excel-ში ჩაერთვება, თქვენ უნდა დააფორმატოთ ცხრილი და უჯრედები Excel-ის გარემოში, რათა შეესაბამებოდეს Word-ში ფოსტის შერწყმის პროცესის კონკრეტულ ჩარჩოს.

დასაწყებად, შექმენით და მონიშნეთ სვეტების სათაურები, რათა ასახონ მონაცემები, რომლებიც იმპორტირებული იქნება Word-იდან. ეს მოიცავს შემდეგ ეტიკეტებს (ან მსგავსს):

• Სახელი
• Გვარი
• მისამართი
• ქალაქი

გაითვალისწინეთ, რომ ეს ეტიკეტები ჩაანაცვლებს 1-დან 4-მდე სათაურების ძირითად სვეტებს, რომლებიც უკვე გამოიყენება. ასევე მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ თქვენ უნდა გამოიყენოთ ცალკე სვეტი თითოეული ამ მონაცემთა წერტილისთვის. ამის შეუსრულებლობამ შეიძლება გამოიწვიოს გარკვეული ორგანიზაციული პრობლემები პროცესის შემდგომ ეტაპზე.

მომზადების ამ ეტაპზე დარწმუნდით, რომ თქვენს სამუშაო სივრცეში ცარიელი რიგები და სვეტები არ დარჩეს. ლეიბლის შექმნის პროცესში, ამ ცარიელ უბნებს შეუძლიათ შექმნან შეცდომები ფორმატირებისას და შეაჩერონ თქვენი ყველა ლეიბლის დამზადება.

მას შემდეგ, რაც თქვენი სამუშაო სივრცე სწორად დაფორმატდება, პროცესის შემდეგი ნაბიჯი არის მისამართების სიის პოვნა, რომელსაც გამოიყენებთ. ამის გაკეთება შეგიძლიათ სიის სახელის მკაფიოდ განსაზღვრით. ამისათვის აირჩიეთ მისამართების სრული სია, რომელსაც გამოიყენებთ, დარწმუნდით, რომ მოიცავს ყველა უჯრედს, რომელიც შეიცავს სათაურებს. ამის შემდეგ გახსენით ფორმულები ჩანართი, იპოვეთ განსაზღვრული სახელები დააჯგუფეთ და აირჩიეთ განსაზღვრეთ სახელი ვარიანტი.

როგორც კი ეს გაკეთდება, ჩაწერეთ საბაჟო სახელი მისამართების სიისთვის. ეს კონკრეტული სახელი დარჩა თქვენი შეხედულებისამებრ. თუ თქვენ მართავთ მისამართების მრავალ სიას, აირჩიეთ ის, რაც დაკავშირებულია სიაში არსებულ კონკრეტულ სახელებთან და მის დანიშნულ ფუნქციასთან. დაჭერის შემდეგ კარგი, მას ერთვის სიის ახალი სახელი.

სანამ Excel-იდან ეტიკეტების დაბეჭდვას შეძლებთ, დარწმუნდით, რომ მისამართის ყველა ინფორმაცია წარმატებით გაერთიანდება. ამისათვის დაასრულეთ შემდეგი ნაბიჯების სერია Microsoft Word-ში. გახსენით ცარიელი დოკუმენტი და გადადით მასზე ფოსტით გაგზავნა ჩანართი. Იპოვო ფოსტის შერწყმის დაწყება დააჯგუფეთ და აირჩიეთ ფოსტის შერწყმის დაწყება ჩანართი.

ჩამოსაშლელ მენიუში, რომელიც გამოჩნდება, აირჩიეთ ეტიკეტები დააწკაპუნეთ და დააკონფიგურირეთ ეტიკეტების სხვადასხვა ვარიანტები, რომლებიც ემთხვევა თქვენს დაყენებას. მაგალითად, შეგიძლიათ აირჩიოთ კონკრეტული პრინტერის ტიპი, რომელსაც გამოიყენებთ და დაადგინოთ ეტიკეტის გამყიდველი და პროდუქტის ნომერი. ეს ინფორმაცია შეიძლება იყოს განსაკუთრებით სასარგებლო იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ თანამშრომლობთ ა მესამე მხარე, რომელსაც შეუძლია გამოიყენოს ეს მონაცემები, რათა სწრაფად შექმნას შესაბამისი ბეჭდვის ჩარჩო დოკუმენტები.

ამ ნაბიჯის ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი ელემენტია ეტიკეტის ფურცლების შესაბამისი ზომების შერჩევა. ში პროდუქტის ნომერი ყუთი, აირჩიეთ დეტალები ვარიანტი და დარწმუნდით, რომ ჩამოთვლილი ზომები ემთხვევა თქვენს ეტიკეტებსა და ეტიკეტების ფურცლებს. თუ ისინი არ აკეთებენ, შეასწორეთ ეს ინფორმაცია, სანამ გააგრძელებთ პროცესს. ამის შეუსრულებლობამ შეიძლება გამოიწვიოს თქვენი საბოლოო ეტიკეტების არასწორად დაბეჭდვა.

თუ შეიყვანთ საკუთარ ზომებს და შეინახავთ მათ, ეტიკეტის კონკრეტული პარამეტრები გამოჩნდება სხვა / საბაჟო კატეგორია ამ ფანჯარაში. ახლა, როდესაც შეარჩიეთ შესაბამისი ეტიკეტის პარამეტრები, დააჭირეთ კარგი თქვენი არჩევანის დასადასტურებლად. Microsoft Word ავტომატურად უნდა შექმნას ახალი ცხრილი, რომელიც წარმოქმნის თქვენ მიერ აღწერილ განლაგებას.

ახლა, როდესაც შესაბამისი ჩარჩოები შეიქმნა როგორც Word-ში, ასევე Excel-ში, დროა დაიწყოს შერწყმა. ამისათვის თქვენ ჯერ ამყარებთ კავშირს თქვენს ლეიბლებსა და მისამართების სიას შორის, რომელიც შექმენით და დაასახელეთ წინა ნაბიჯებში. Word-ში აირჩიეთ Პარამეტრები დან ფაილი მენიუ და აირჩიეთ Მოწინავე ჩანართი. იპოვეთ დასახელებული განყოფილება გენერალი და აირჩიე დაადასტურეთ ფაილის ფორმატის კონვერტაციაგახსნა და შეამოწმეთ ხელმისაწვდომი ყუთი. შემდეგ დააჭირეთ კარგი გაგრძელება.

შემდეგი, აირჩიეთ ფოსტით გაგზავნა ჩანართი, გახსენით ფოსტის შერწყმის დაწყება ჯგუფი და დააწკაპუნეთ აირჩიეთ მიმღებები ვარიანტი ჩამოსაშლელი მენიუდან. ბოლოს დააწკაპუნეთ გამოიყენეთ არსებული სია პროცესის გასაგრძელებლად.

ჩნდება ფანჯარა, რომელშიც ირჩევთ კონკრეტულ სიას, რომლის გამოყენებასაც აპირებთ შერწყმის ნაწილად. ამ ეტაპზე, დაუთმეთ დრო, რომ იპოვოთ სია, რომელიც ადრე დაასახელეთ და შემდეგ დააწკაპუნეთ აირჩიეთ მონაცემთა წყარო ყუთი. თქვენ წარმოგიდგენთ ფანჯარას, რომელშიც ადასტურებთ მონაცემთა კონკრეტულ წყაროს, რომელსაც იყენებთ. დაწკაპუნების შემდეგ Მაჩვენე ყველა ყუთი, აირჩიეთ MS Excel სამუშაო ფურცლები DD-ის საშუალებით ვარიანტი -ში გახსენით მონაცემთა წყარო ყუთი დაჭერამდე კარგი.

როგორც საბოლოო ნაბიჯი, აირჩიეთ უჯრედების და/ან სამუშაო ფურცლის სპეციფიკური დიაპაზონი, რომელიც შეიცავს ყველა მონაცემს, რომლის შერწყმა გსურთ დიალოგური ფანჯრიდან, რომელიც გამოჩნდება. შემდეგ დააჭირეთ კარგი.

ახლა, როდესაც იდენტიფიცირებულია სამუშაო ფურცელი მისამართის ინფორმაციით და დაკავშირებულია ლეიბლებთან, დაამატეთ კონკრეტული ჩანაცვლების ველები, რომლებიც კარნახობენ, თუ როგორ გამოჩნდება თითოეული მისამართი ლეიბლზე. ამ კონკრეტულ ადგილსამყოფელებს ასევე მოიხსენიებენ, როგორც ფოსტის შერწყმის ველები. თუ არის რაიმე ტექსტი, რომელიც განმეორდება თითოეულ ეტიკეტზე, თქვენ ასევე შეგიძლიათ ხელით შეიყვანოთ იგი.

ამ ჩანაცვლების შექმნის მიზეზი მნიშვნელოვანია. ეს კონკრეტული ინფორმაცია იქნება ქორეოგრაფიული მონაცემების გადატანა მისამართების სიიდან ცხრილში. ადგილის დამფუძნებლები მოქმედებენ როგორც სახელმძღვანელო, ანაწილებენ ინფორმაციას და ათავსებენ თითოეულ ელემენტს იქ, სადაც მას ეკუთვნის, მთლიანი ეტიკეტების ფარგლებში.

ჩანაცვლების ველების შექმნის შემდეგ, ორჯერ გადაამოწმეთ, რომ Word-მა სწორად მოახდინა ჩანაცვლების ადგილის თითოეული ელემენტი სიიდან შესაბამის მონაცემებთან. ეს შეიძლება განხორციელდეს გამოყენებით მატჩის ველები დიალოგური ყუთი. აქ მომხმარებლებს შეუძლიათ განსაზღვრონ, თუ როგორ არის დაკავშირებული თითოეული ადგილის დამფუძნებელი მისამართების სიიდან მიღებულ მონაცემებთან. მაგალითად, შეგიძლიათ დაამთხვიოთ Სახელი ადგილის მფლობელი Სახელი სვეტი მისამართების სიის შიგნით, რაც უზრუნველყოფს, რომ ეს მონაცემი იპოვის გზას ეტიკეტზე შესაბამის ადგილას.

გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთი კონტენტი, როგორიცაა მისალოცი ან ლოგო, თქვენ მიერ ხელით უნდა დაემატოს, რადგან ის თავდაპირველად არ არის მისამართების სიის ნაწილი. ამის მიღწევა შედარებით მარტივად შეიძლება. უბრალოდ აკრიფეთ კონკრეტული ტექსტი, რომლის გამოყენებაც გსურთ ეტიკეტზე ან დაამატეთ სურათი, რომლის ჩასმა გსურთ ლოგოდ ან სხვა მედიის ხატად.

დაუთმეთ დრო, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი ლეიბლი შექმნილია ზუსტად ისე, როგორც თქვენ მოგწონთ, სანამ დაიწყებთ რეალურ შერწყმას. ეს უზრუნველყოფს იმას, რომ თქვენ არ იქნებით იძულებული, ხელახლა გადახედოთ რომელიმე კონტენტს, თუ შემთხვევით დაგავიწყდათ ძირითადი მონაცემების შეტანა ან გსურთ ეტიკეტის ხელახალი დიზაინი.

მას შემდეგ რაც დაადასტურებთ ლეიბლის გარეგნობას და შეგრძნებას და ორჯერ შეამოწმებთ ჩანაცვლების ველების სიზუსტეს და მათ ურთიერთობას მისამართების სიიდან მონაცემებთან, შეგიძლიათ გააგრძელოთ.

შერწყმის დასაწყებად, გახსენით მთავარი ჩანართი Microsoft Word-ში და დააჭირეთ ფოსტის შერწყმა ღილაკი. თუ ამჟამად გეგმავთ მხოლოდ კონკრეტული კონტაქტების ინტეგრირებას უფრო დიდი მისამართების სიიდან, შეგიძლიათ აირჩიოთ ისინი აქ. თუმცა, თუ გსურთ მთლიანი სიის ინტეგრირება, დააჭირეთ ყველა კონტაქტი მიმდინარე ხედში. თუ მზად ხართ გამოიყენოთ ყველა ჩანაცვლება და ველი, რომლებიც შექმენით ლეიბლისთვის, დააწკაპუნეთ ყველა საკონტაქტო ველი ღილაკი, რომელიც გამოჩნდება შემდეგ მენიუში.

თუ თქვენ გსურთ შექმნათ სრულიად ახალი Word დოკუმენტი შერწყმისთვის, ამის გაკეთება შეგიძლიათ არჩევით ახალი დოკუმენტი ღილაკი. თუმცა, თუ გსურთ გამოიყენოთ არსებული დოკუმენტი, დააჭირეთ ღილაკს არსებული დოკუმენტი ღილაკი ამ ეტაპზე.

გამოიყენეთ საფოსტო ეტიკეტები ჩანართი ნაპოვნი შიგნით დოკუმენტის ტიპი მენიუ კონკრეტულად გადაწყვიტოს რომელი შერწყმის ველები მოხვდება მზა ეტიკეტზე. მას შემდეგ რაც დაადგინეთ, როგორ გამოიყურება საბოლოო ეტიკეტი, დააჭირეთ ღილაკს ეტიკეტების განახლება ღილაკი. როდესაც მონაცემები საბოლოოდ ჩამოვა ფორმის ველებში, მას შეიძლება ჰქონდეს ხილული ფრჩხილები მის გარშემო. თუ ეს ასეა, დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით ფრჩხილებზე და დააჭირეთ ღილაკს ველის კოდების გადართვა ღილაკი მათი გამორთვისთვის.

როდესაც ეს პროცესი დასრულდება, თქვენ მზად ხართ შექმნათ ეტიკეტების საბოლოო გადახედვა და დაბეჭდოთ ისინი. დააჭირეთ შედეგების გადახედვა ჩანართი და გადაახვიეთ ჩანაწერებში შემდეგი ჩანაწერი და წინა ჩანაწერი ისრები. როცა კმაყოფილი დარჩებით ეტიკეტებით, გადადით ფოსტით გაგზავნა ჩანართი, დააწკაპუნეთ დასრულება და შერწყმა წელს დასრულება ჯგუფი და შემდეგ დააწკაპუნეთ დოკუმენტების დაბეჭდვა ღილაკი. თუ თქვენი დაბეჭდილი დოკუმენტები არ ასახავს თქვენს სასურველ შინაარსს ან დიზაინს, შეიძლება დაგჭირდეთ დაბრუნება ფოსტით გაგზავნა ჩაწერეთ და დარწმუნდით, რომ ყველა ზომა და ქაღალდის ზომა შეესაბამება თქვენს მიმდინარე კონფიგურაციას. თუ ისინი ამას არ აკეთებენ, საკმაოდ სავარაუდოა, რომ პრობლემები წარმოიქმნება.

ამის შემდეგ შეგიძლიათ შეინახოთ დოკუმენტი, რომელზეც მუშაობდით, რათა დარწმუნდეთ, რომ ეს ეტიკეტები ხელმისაწვდომია მომავალი გამოყენებისთვის.