ოფისის ავტომატიზაციის უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები

ოფისის ავტომატიზაცია დღეს უფრო მეტს ეხება, ვიდრე საბეჭდი მანქანა და ასლის მანქანა. ელექტრონული და ციფრული ინფორმაცია არის თანამედროვე საოფისე ავტომატიზაციის საფუძველი. ის შეიძლება შედგებოდეს მკაცრად შიდა კომპიუტერებისგან ან, უფრო სავარაუდოა, მოიცავდეს მსოფლიო ციფრულ ქსელს ინტერნეტით და გარე ღრუბლოვანი საცავებით. 21-ე საუკუნეში გადაადგილებისას თქვენ წააწყდებით საოფისე ავტომატიზაციის თანდაყოლილ სარგებელსა და ნაკლოვანებებს მისი ყველა პერმუტაციით.

საოფისე ავტომატიზაციის დანერგვის შემდეგ, აღჭურვილობამ ბიზნესს საშუალება მისცა დაზოგონ დრო და ფული. იმის ნაცვლად, რომ დაელოდოთ დოკუმენტის კლიენტთან ფოსტით მისვლას, შეგიძლიათ მისი გადაღება რამდენიმე წუთში ფაქსით. ახლა კომპიუტერის წინსვლამ და ინტერნეტმა კომუნიკაცია მყისიერი გახადა. როდესაც დაზოგავთ დროს, დაზოგავთ ფულს. თქვენ არ ხართ შეზღუდული გეოგრაფიული შეზღუდვებით, დაზოგავთ რესურსებს, რომლებიც დახარჯეთ მოგზაურობაზე. გარდა ამისა, მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ჯერ კიდევ შეგიძლიათ გააკეთოთ მრავალი დოკუმენტის მყარი ასლი, ციფრული მეხსიერება საშუალებას გაძლევთ დაზოგოთ დრო და ფული ქაღალდზე და შესანახ სივრცეზე.

მართალია, მანქანა ისეთივე ეფექტურია, როგორც ადამიანები, რომლებმაც შექმნეს ის და ციფრული გზით მოპოვებული ინფორმაცია მხოლოდ ზუსტი, როგორც პირი, ვინც ის წარადგინა, მას შემდეგ რაც შეცდომები დამუშავდება პროგრამებში, ისინი უსასრულოდ უფრო სანდოა, ვიდრე ადამიანები. არსებობს პროგრამული უზრუნველყოფა ელცხრილებში და ბიუჯეტებში რიცხვების დასამატებლად, მაგალითად, რომლებიც ყოველთვის ამუშავებენ სწორ ბალანსს და არ ეყრდნობიან ბუღალტერის თითებს დამამატებელ მანქანაზე. შაბლონების შექმნა და გამოყენება შესაძლებელია არაერთხელ, რათა თავიდან აიცილოთ შეცდომები სტანდარტულ დოკუმენტაციაში.

კომპანიებს, რომლებიც ეყრდნობიან ექსკლუზიურად ავტომატიზაციას თავიანთი საინფორმაციო სისტემების მუშაობისა და მართვისთვის, შეიძლება პანიკაში მოხვდნენ, როდესაც სწორედ ეს სისტემები მარცხდება. გატეხილი სისტემების შეკეთების ან გამოცვლის ხარჯები შეიძლება გადაჭარბებული იყოს. თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ აიღოთ საშლელი და შეასწოროთ. თქვენ ან უნდა დაასაქმოთ ტექნიკოსები განახლებების, პროგრამული უზრუნველყოფისა და ტექნიკის პრობლემების შესანარჩუნებლად, ან გქონდეთ სანდო სერვისი, რომ დარეკოთ ერთი წუთით. მაშინ თქვენ გაქვთ კონფიდენციალურობისა და უსაფრთხოების მთელი საკითხი. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ სავაჭრო საიდუმლოებები და უთხრათ მხოლოდ რამდენიმე სანდო პირს, მაგრამ თუ მონაცემები გამოაქვეყნებს მას ინტერნეტში, უკან დაბრუნება არ მოხდება.

რადგან საოფისე ავტომატიზაცია განაგრძობს განვითარებას და თქვენ აერთიანებთ ახალ ტექნოლოგიებს თქვენს სისტემებში დარჩით კონკურენტუნარიანი და მომგებიანი, მინუსი არის ის, რომ თქვენ უნდა გადაამზადოთ მთელი თქვენი კადრები მომხმარებლები. ყველამ, თქვენი მდივანიდან დაწყებული შეკვეთის გამყიდველამდე და თქვენი მომხმარებლებიდან დამთავრებული გამყიდველებით, რომლებიც აწვდიან თქვენს პროდუქტს ან მომსახურებას, უნდა ისწავლონ ახალი სისტემები. ბევრი ადამიანი ადვილად არ სწავლობს ახალ სისტემებს და სხვები ჯიუტად აკეთებენ საქმეებს ისე, როგორც ყოველთვის აკეთებდნენ. ასე რომ, სანამ თქვენ გაქვთ გადამზადებასთან დაკავშირებული ხარჯები, თქვენ ასევე გაქვთ თქვენი საბოლოო მომხმარებლების დამოკიდებულება საბრძოლველად.