ფაილების მართვის სისტემის უპირატესობები

როდესაც თქვენი ბიზნესი ციფრული განაწილების ეპოქაში გადადის, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ გადახვიდეთ თუ არა ქაღალდის შეტანის სისტემიდან ციფრული ფაილების მართვის სისტემაზე. მიუხედავად იმისა, რომ მთლიანად კომპიუტერიზებულ ფაილურ სისტემაში ცვლილებების შეტანა შეიძლება დამაშინებლად ჩანდეს, ციფრული ფაილების სისტემის არსებობის აშკარა უპირატესობებმა ბევრი აიძულა გადასვლაში.

დოკუმენტაციის შესანახად ქონების დაქირავების ღირებულების გამო, ციფრული შევსება იწყებს თავის გადახდას, როგორც კი განხორციელდება. იმის გამო, რომ არ არსებობს ფიზიკური დოკუმენტაცია, საგრძნობლად მცირდება დოკუმენტების დამუშავებისა და გადაცემის ხარჯები. ეს ასევე საშუალებას აძლევს დოკუმენტებს, რომლებიც უნდა იყოს შენახული ქაღალდის სახით, შეიტანონ პატარა და ნაკლებად ძვირადღირებულ ადგილებში.

თქვენი ბიზნესის ნახშირბადის ანაბეჭდის შემცირება შეიძლება იყოს მნიშვნელოვანი ფაქტორი დღევანდელი მწვანე მოაზროვნე სამომხმარებლო ბაზის მისაღწევად. მას შეუძლია მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს კომპანიის იმიჯი, მისცეს საგადასახადო შეღავათები და შეამციროს მიწოდების ღირებულება. ციფრული შეტანის სისტემას შეუძლია დადებითად შეცვალოს ბიზნესის მთელი საფუძველი, ხოლო „მწვანე“ სისტემაზე გადასვლამ შეიძლება მისცეს სარეკლამო შესაძლებლობები.

შეტანილი და ფიზიკურად შენახული დოკუმენტების მყარი ასლების მოძიება შეიძლება იყოს ხანგრძლივი პროცესი, რომელიც ღიაა ადამიანური შეცდომების, უსაფრთხოების პრობლემებისა და ფიზიკური დანაკარგისთვის. ციფრულ სისტემაში ეს ასე არ არის. რამდენიმე წუთში, დოკუმენტზე წვდომა შესაძლებელია იმ პირის სამუშაო მაგიდაზე, რომელსაც ეს სჭირდება. ეს იწვევს ხანმოკლე სამუშაო პერიოდს, რაც უზრუნველყოფს უფრო სწრაფ პროგრესს და მეტ დროს პროექტების განვითარებას.

მიუხედავად იმისა, რომ ტრადიციული ქაღალდის შეტანის სისტემა შეიძლება გაიხსნას და დაათვალიეროს მასზე წვდომა, ა ციფრული ფაილების სისტემას შეუძლია უზრუნველყოს დაცვის სხვადასხვა დონე, რომელსაც შეუძლია დოკუმენტების შენახვა კონფიდენციალური. პაროლების, სხვადასხვა მომხმარებლისთვის მითითებული საქაღალდეების, მონაცემთა დაშიფვრისა და აუდიტის ბილიკების გამოყენება, რაც საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ ჩანაწერი, თუ ვინ რა ფაილებს მიუწვდებოდა და როდის, ფაილების მართვის სისტემას შეუძლია შეინახოს თქვენი დოკუმენტები ბევრად უფრო უსაფრთხოდ.

ქაღალდის დოკუმენტები და ფაილები შეიძლება განადგურდეს ზედმეტი დამუშავების, ხანძრის დაზიანების, წყალდიდობის და სხვა სტიქიური უბედურებების შედეგად. ვინაიდან მონაცემების შენახვა შესაძლებელია სერვერებზე მსოფლიოს ნებისმიერ წერტილში, შეგიძლიათ უსაფრთხოდ დაარქივოთ თქვენი ბიზნეს დოკუმენტები ქონების პოტენციურ დაზიანებაზე სტრესის გარეშე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გახადოთ თქვენი დაარქივებული მონაცემები პორტატული, ისეთი საშუალებების გამოყენებით, როგორიცაა მოსახსნელი მყარი დისკები, USB დისკები და CD.