დოკუმენტების ერთგვაროვან სისტემაში შენახვა ნიშნავს, რომ ის არ იქნება დეზორგანიზებული.
ფაილების სისტემა არის დოკუმენტაციისა და დოკუმენტების შესანახად ორგანიზების მეთოდი. ინახება კაბინეტი ან ყუთი, რომელიც შეიცავს დოკუმენტების ნაბეჭდ ვერსიებს, ხოლო ელექტრონული სისტემა ინახავს მონაცემებს კომპიუტერზე. ეს მონაცემები შეიძლება იყოს ელ.წერილი ან დასკანირებული დოკუმენტაცია. სისტემის დაყენების შემდეგ მნიშვნელოვანია მისი შენარჩუნება, რათა ის წესრიგში დარჩეს და რეგულარულად დაემატება განახლებული ინფორმაცია. სისტემის შესანარჩუნებლად, თქვენ უნდა შექმნათ პროცედურა ორივე სისტემის გამოყენებისთვის.
მყარი ასლის შეტანა
Ნაბიჯი 1
მონიშნეთ თითოეული საქაღალდე, ფაილი და უჯრა ან ყუთი. სათაური უნდა შეიცავდეს დოკუმენტაციის საგანს, პლუს დოკუმენტაციის დაწყების თარიღს. მაგალითად, „მიღებები 2010 წლის ივნისი - დღემდე“ ან „ადამიანური რესურსების საქაღალდე 2008 წლის თებერვალი“.
დღის ვიდეო
ნაბიჯი 2
შექმენით ახალი საქაღალდეები, ფაილები და უჯრები ან ყუთები, როდესაც თქვენ გაქვთ ახალი კატეგორიის დოკუმენტები შესანახად, ან როდესაც ძველი საქაღალდეები, ფაილები და უჯრები სავსეა. გამოიყენეთ ფერადი კოდირება წლების ან თვეების განსხვავებისთვის.
ნაბიჯი 3
დაამატეთ ახალი დოკუმენტები ყველაზე შესაბამის საქაღალდეში ან უჯრაში. დოკუმენტების საქაღალდეებში შემთხვევითი ჩადება გაანადგურებს ფაილების სისტემას, რადგან ინფორმაცია არასწორ ადგილას მოიძებნება. თუ სისტემა აწესრიგებს დოკუმენტებს ანბანურად, განაგრძეთ ამ პროცესის გამოყენება სხვა ფორმატზე გადასვლის ნაცვლად.
ნაბიჯი 4
ყოველწლიურად ამოიღეთ ძველი, არასაჭირო დოკუმენტები. ფაილების დამატებასთან ერთად, ზოგიერთი ინფორმაცია გახდება შეუსაბამო და მოძველებული. გახეხეთ და გაათავისუფლეთ დამატებითი შენახვის ადგილი.
ელექტრონული შეტანა
Ნაბიჯი 1
შექმენით საქაღალდეები ან დირექტორიები თქვენს კომპიუტერში. რეგულარულად მოახდინე მონაცემების კონსოლიდაცია, რათა არ მოხდეს დეზორგანიზებული. რამდენიმე ქსელური დისკის ან მსგავსი ინფორმაციის შემცველი მრავალი საქაღალდის არსებობა არ არის მონაცემთა ორგანიზების ეფექტური გზა.
ნაბიჯი 2
რეგულარულად შექმენით მონაცემების სარეზერვო ასლები. ამისათვის გამოიყენეთ DVD, USB დისკი, გარე მყარი დისკი ან გარე კომპანია. ეს იცავს მონაცემებს დაკარგვისგან.
ნაბიჯი 3
დაიცავით მონაცემები თითოეული ფაილის ჩაკეტვით, დელეგირებული მომხმარებლებისთვის წვდომის მინიჭებით ან ფაილის გახსნისას პაროლის დამატებით. ეს ხელს უშლის მონაცემთა ბოროტად გამოყენებას, თაღლითობას ან არაავტორიზებულ წვდომას. გარდა ამისა, შეგიძლიათ დარწმუნებული იყოთ, რომ მას იყენებენ მხოლოდ ადამიანები, რომლებმაც იციან როგორ მუშაობს სისტემა.
ნაბიჯი 4
დაწერეთ ელექტრონული შეტანის სისტემის გამოყენების პროცედურა. ჩართეთ ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციები მონაცემების პოვნის, მითითების, კატეგორიზაციისა და დაარქივებისთვის, ასე რომ, თითოეული მომხმარებელი მუშაობს სისტემაზე იმავე გზით. განაახლეთ ის, თუ დახვეწავთ სისტემას, რათა თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა მომხმარებლებს შორის.
ნაბიჯი 5
გადახედეთ ფაილების სისტემას ყოველ ორ წელიწადში ერთხელ. შეამოწმეთ, რომ ის კარგად ფუნქციონირებს - ეს შეიძლება განისაზღვროს იმით, თუ რამდენად ეფექტურია შეტანა, რამდენად ადვილია მონაცემების მოძიება და რამდენად ორგანიზებულია. ასევე, წაშალეთ არასასურველი ფაილები და შეამცირეთ ელექტრონული არეულობა.
რამ დაგჭირდებათ
ფაილის კარადა ან ყუთი
საქაღალდეები
ცარიელი ეტიკეტები
კალმები ან მარკერები
კომპიუტერი
რჩევა
მოაწყვეთ ჯგუფური ტრენინგის დღე, რათა აგიხსნათ, თუ როგორ მუშაობს თითოეული შეტანილი სისტემა, რათა შესაძლებელი იყოს მისი მართვა და შენარჩუნება ყოველდღიურად.
მოითხოვეთ გამოხმაურება იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა განავითაროთ ფაილების სისტემა, რათა ის იყოს უფრო მოსახერხებელი ან უკეთ ორგანიზებული.
