როგორ დავბეჭდოთ ჩეკები Excel-ით

თუ თქვენ აწარმოებთ მცირე ბიზნესს, ხელფასები ოპერაციების ძვირადღირებული და შრომატევადი ნაწილია. თუმცა, ტექნოლოგიის წყალობით, თქვენ არ გჭირდებათ გადაიხადოთ მესამე მხარის სერვისი ან ინვესტირება ძვირადღირებულ პროგრამულ უზრუნველყოფაში, რათა შექმნათ ქაღალდზე დაფუძნებული ჩეკები. თქვენ შეგიძლიათ მარტივად დაბეჭდოთ სახელფასო ჩეკები Excel-დან, მაგრამ აუცილებელია გქონდეთ შესაბამისი ქაღალდი და მელანი დასაბეჭდად, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენს თანამშრომლებს შეუძლიათ ანაზღაურების დეპონირება.

პირველი ნაბიჯი, თუ გსურთ დაბეჭდოთ სახელფასო ჩეკები Excel-დან, არის შაბლონის პოვნა. თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ ისინი ვებ ძიების საშუალებით. Excel-ით მოწოდებული ძირითადი შაბლონები არ შეიცავს ჩეკებს, მაგრამ შეგიძლიათ იპოვოთ სასარგებლო შაბლონები დამხმარე დოკუმენტაციისთვის, როგორიცაა დროის ცხრილები.

მას შემდეგ რაც იპოვით და ჩამოტვირთავთ ჩეკის ბეჭდვის შაბლონს Excel-ისთვის, თქვენ შეიყვანთ მიმღების სპეციფიკურ ინფორმაციას და თანხის გაცემას. თქვენ ინახავთ ჩეკს PDF ფორმატში, რომელიც შეგიძლიათ დაბეჭდოთ და გაავრცელოთ თანამშრომლისთვის.

საკონტროლო ბეჭდვის შაბლონის PDF არ არის საკმარისი. ფინანსური ინსტიტუტები გულმოდგინედ იცავენ თაღლითობის თავიდან აცილებას, ასე რომ თქვენ არ შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ჩეკი უბრალო ქაღალდზე და გადასცეთ იგი ოფიციალურად. Თუ შესაძლებელია, მოიპოვეთ მოთხოვნები ფინანსური ინსტიტუტებიდან, რომლებსაც თქვენი თანამშრომლები იყენებენ, რათა დარწმუნდნენ, რომ თქვენი ჩეკები არ იქნება უარყოფილი. ეს შეიძლება შეიცავდეს ქაღალდის, ზომისა და შრიფტის სპეციფიკაციებს.

მას შემდეგ რაც გამოიყენებთ ჩეკ-ბეჭდვის შაბლონს Excel-ში და შექმნით ჩეკებს PDF ფორმატში, შემდეგი ნაბიჯი არის დაადასტუროთ, რომ ქაღალდი და მელანი, რომელიც უნდა გამოიყენოთ შემოწმებისთვის, მუშაობს იმ პრინტერთან, რომელიც უკვე გაქვთ აქვს. თუ არა, თქვენ უნდა იყიდოთ ახალი პრინტერი.

როდესაც ჩეკს პრინტერზე ბეჭდავთ, ის უნდა იყოს უფრო მძიმე ქაღალდზე, ვიდრე ყოველდღიურად იყენებთ. Მაგალითად, ამერიკის ბანკი მოითხოვს, რომ შემოწმებები იყოს ქაღალდზე, რომელსაც აქვს შემდეგი მახასიათებლები:

• ზომები 7.75 2.75 ინჩზე და 8.75 3.667 ინჩზე
• 24 ფუნტს შორის. და 44 ფუნტი. წონა
• ქაღალდის მარცვალი ჰორიზონტალურად გადის.

კარგი ამბავი ის არის, რომ შეგიძლია ყიდვაჩეკ-საბეჭდი ქაღალდი რომელიც აკმაყოფილებს ბანკის უმეტეს მოთხოვნებს. ეწვიეთ ადგილობრივ საოფისე მარაგის მაღაზიას ან იყიდეთ ონლაინ და დარწმუნდით, რომ ქაღალდი თავსებადია თქვენს მიერ პრინტერის ტიპთან.

თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ გაუშვათ თქვენი ჩეკები პრინტერში სტანდარტული მელნის კარტრიჯების გამოყენებით. ბანკები მოითხოვენ მაგნიტური მელნის სიმბოლოების ამოცნობა მელანი ან ტონერი შემოწმებისთვის. თუ ჭავლურ პრინტერზე ბეჭდავთ, საჭიროა MICR მელანი, ხოლო ჩეკების ლაზერულ პრინტერზე დაბეჭდვა მოითხოვს MICR ტონერს.

თუ გეგმავთ სახელფასო ჩეკების დაბეჭდვას Excel-დან, ყურადღება უნდა მიაქციოთ ბანკის მოთხოვნებს მელნის შესახებაც. Bank of America-სთან ერთად, თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ დუპლექსის რეჟიმი თქვენი ჩეკების დასაბეჭდად. თუ თქვენი სახელფასო ჩეკები ორმხრივია, უკანა მხარე უნდა იყოს დაბეჭდილი არა-MICR მელნით. თუ იყენებთ უსაფრთხოების ფუნქციებს, რათა თავიდან აიცილოთ ხელყოფა, როგორიცაა ჭვირნიშანი ან ქიმიური სიცარიელე, დარწმუნდით, რომ თქვენი ბეჭდვის პროცესი შეესაბამება დანიშნულების ბანკების რეგულაციებს.