GTDのOutlookを設定するにはどうすればよいですか？

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アイテムを特定のプロジェクトに関連付けることができるように、各プロジェクトをカテゴリとしてOutlookに入力します。 メール、予定、またはタスクを右クリックし、[分類]、[すべてのカテゴリ]の順にクリックします。 「新規…」ボタンをクリックします。 各プロジェクト名を追加し、色を割り当てます。

他のOutlookアイテムが気になったときに、それらをタスクに変換します。 たとえば、電子メールメッセージをタスクに変換できます。 ナビゲーションペインの[タスク]に予定、メールメッセージ、連絡先、またはメモをドラッグアンドドロップして、アイテムのコンテンツから新しいタスクを自動的に作成します。

タスクにフラグと優先順位を割り当てます。 タスクを開き、[タスク]の[ホーム]リボンの[フォローアップ]グループにあるコマンドをクリックして、フラグを追加します。 [タグ]グループの[優先度]ボタンをクリックして、アイテムを[重要度が高い]としてマークします。 このインジケーターを使用して、GTD方法論に従ってアクションアイテムをマークできます。

プロジェクト、日付、または重要度ごとにタスクリストを表示します。 ナビゲーションペインで[タスク]をクリックします。 「表示」タブをクリックします。 [配置]グループのドロップダウンボックスで使用可能な表示オプションから選択します。 たとえば、プロジェクトごとにタスクを配置するには[カテゴリ]を選択し、日付ごとにタスクを配置するには[開始日]または[期限]を選択し、優先度ごとにタスクを配置するには[優先度]を選択します。

NetCentricsによるGettingThings DoneOutlookアドインの無料試用版をダウンロードしてインストールします。 このアドインは、DavidAllenの方法論に従ってOutlookアイテムを処理する機能を簡素化するように設計されています。

NetCentricsツールバーの主要なアクションから選択して、Outlookアイテムをタスクに処理します。 たとえば、ホームリボンの[Getting Things Done]グループから次のアクションのいずれかを選択します：[アクション]、[次のアクション]、[委任]、[延期]、または 「いつか」 メールアイテムからこれらのコマンドの1つを選択すると、タスクがそれぞれのフォルダーにファイルされ、アクションがに割り当てられます。 タスク。

Project Centralを使用して、進行中のすべてのプロジェクトを管理します。 [ホーム]リボンの[GettingThingsDone]グループにある[ProjectCentral]ボタンをクリックします。 このウィンドウを使用して、タスクを特定のプロジェクトに整理するのに役立てることができます。

プロジェクトレポートを生成します。 Project Centralの[プロジェクト]メニューボタンをクリックし、[レポートの作成...]をクリックします。 レポートに含めるオプションを選択します。 たとえば、[タスクの並べ替え]ドロップダウンから[期限]を選択します。 「OK」をクリックしてレポートを生成します。 [印刷]ボタンをクリックして、レポートを印刷します。レポートには、プリンターに似たアイコンのラベルが付いています。

TaskCracker forOutlookの30日間の無料試用版をダウンロードしてインストールします。 TaskCrackerは、ドラッグアンドドロップインターフェイスでタスクとプロジェクトの視覚的表現を使用してOutlookアイテムを整理するのに役立ちます。

TaskCrackerリボンの[開く]グループで[TaskCrackerを開く]コマンドをクリックします。 または、左側の[フォルダ]ペインの下部にある[TaskCracker]をクリックすることもできます。

優先度に基づいてタスクを整理します。 タスクをクリックし、TaskCracker画面内の別の象限にドラッグしてから放し、タスクをその優先度に割り当てます。 この方法を使用すると、個々のタスクを開かなくても、タスクリストにアクションをすばやく割り当てることができます。