Excelで住所ラベルを印刷する方法

Microsoft Excelは、電子メールリストを管理するための優れたプログラムとして機能します。 大規模なメーリングリストは、連絡先をカスタム形式で分類および整理しながら、Excelで特に簡単に管理できます。

ExcelおよびCSV形式は、メールマネージャーからリストをインポートおよびエクスポートするために使用されます。セル分割により、名前、住所、およびその他の関連情報を個々の列に分けることができます。 連絡先全体を単一のセル内に配置することもできます。

熟練したExcelユーザーにとっては柔軟性がありますが、Excelから直接ラベルを印刷するのは簡単ではありません。 プロセスはそれほど複雑ではありませんが、それも明らかではなく、技術的な災害を引き起こす可能性があります。 メールマージプロセスを使用することは、プリンタのラベルを設定するための最も効率的な手段です。

Excelメーリングリストからラベルを印刷する最も速くて効果的な方法は、メールマージプロセスを使用することです。 このプロセスでは、整理されたExcel情報を取得し、すべてのアドレスをプリンターの個別のラベルにコンパイルします。

これは単純に聞こえますが、落とし穴があります。 Excelシートは、各カテゴリの列を使用する特定のレイアウトにフォーマットする必要があります。 アドレスを入力するときに別の方法を使用した場合、再フォーマットには時間がかかります。

理想的には、最初からやり直して、各連絡先を正しい形式で入力できます。 すべてがすでにカテゴリに分割されている場合は、フォーマット要件を満たすために、単純なラベルの変更と調整のみが必要になる場合があります。

列見出しを使用してExcelスプレッドシートを設定します。 各列は特定のカテゴリを表します。 名、姓、住所、市区町村、都道府県、郵便番号用に別の列を作成します。

各個人の情報は横一列に並んでいます。 各フィールドで必要な正確なスペル、略語、および大文字と小文字を使用してください。 たとえば、完全な州名を詳しく説明したい場合を除いて、ネバダの代わりにNVを使用します。

また、ラベルで名前をどのように表示するかを検討してください。 文字のスタイルを設定する方法は、個人的な好みの問題です。 すべての文字を大文字にするのが好きな人もいれば、各単語の最初の文字だけを大文字にする人もいます。

必要に応じて列を追加するオプションもあります。 たとえば、ラベルの最初の行に会社名を読み取らせたい場合は、この情報を反映するように最初の列を変更します。

列がすべて設定されたら、次のステップは各連絡先の入力という面倒な作業です。 すべてのデータを追加し、1〜2ラウンドの編集を行って、すべてが良好に見えるようにします。

連絡先と関連するすべての情報がスプレッドシートに表示されたら、列見出しを含むすべてを強調表示します。 マウスボタンを押したままカーソルをすべてのフィールドにドラッグしてすべてを強調表示するか、[すべて選択]キーボードショートカットを使用できます。 NS+NS.

情報が強調表示されたら、ラベルの付いたタブを選択します 数式 をクリックします 名前を定義する. ポップアップ表示されるボックスにリスト名を入力します。 たとえば、 結婚式招待状 また クリスマスカード.

ラベルを規則的に印刷する場合は、各リストに日付を追加することも役立ちます。 連絡先リストは頻繁に更新され、日付からリストが最後に更新された日時がわかります。 また、正確で最新のバージョンを印刷していることも確認できます。

新しく名前を付けたExcel連絡先ワークシートを保存し、ドキュメントを終了してメールのマージを続行します。

Microsoft Wordは、ラベルを印刷する場所です。 Excelは、データの整理とホスティングに最適であり、リストを他のプログラムにすばやく読み込むのに適しています。 ただし、Microsoft Wordには、プリンターに必要な形式でアドレスをレイアウトするラベル印刷テンプレートが組み込まれています。

メールマージプロセスは、フィールドを整理する機能のためにExcelを組み合わせ、プリンターのラベルをフォーマットする機能のためにWordを組み合わせます。

新しいWord文書を開き、[ 郵送 タブをクリックして、オプションのリストを開きます。 のドロップダウンオプションをクリックします メールマージを開始 クリックが必要な場合があるセカンダリメニューを表示するには メールマージを開始 選択する前にもう一度 ラベル のメニューを開くには ラベルオプション。

この時点で、先に進むためにプリンタとラベルに関する情報が必要です。 どちらかを選択する必要があります 連続フィードプリンター と ページプリンタ. 使用しているタイプを判別するには、プリンタのマニュアルを参照してください。 ページスタイルプリンタを使用している場合は、別のドロップダウンで、ページプリンタ用の特定のタイプのトレイを選択する必要があります。 バイパストレイはかなり一般的です。

次に、ラベルサプライヤーを選択します。 各サプライヤには独自のレイアウトがあり、これはプリンタにとって重要です。 Microsoft、Avery、およびその他の多くのサプライヤオプションがドロップダウンに一覧表示されます。 ジョブ用に購入したラベルと一致するものを選択してください。

最後に、ラベルの製品番号に対応する製品番号を選択します。 これは通常、ラベルシート自体ではなく、パッケージに記載されています。 製品番号は、印刷がラベルと適切に位置合わせされるように、プリンタに用紙の寸法を示します。

まれに、ラベルに製品番号が記載されていない場合があります。 印刷は引き続き続行できますが、個々のラベルサイズを手動で測定する必要があります。 また、ページにあるラベルの数と、各列と行に配置されているラベルの数を知る必要があります。

カスタムラベルディメンションを入力するには、 詳細 のオプション ラベルオプション ラベルシートのレイアウトを列と行で表示するウィンドウ。 表示されたフィールドにマージン、列、および行を入力します。 クリック わかった これが構成と一致する場合。 そうでない場合は、をクリックします キャンセル 次に、 新しいラベル そしてさらに試みる。

ラベルの名前を入力して、後で参照できるように寸法を保存します。 任意の名前で十分です。 次に、寸法を測定された高さと幅に設定します。 また、行と列のレイアウトを入力します。 先に進み、クリックします わかった 新しいサイズ設定を保存するには、をクリックします わかった もう一度、すべての設定を保存します。

この時点で、Excelでラベルが準備され、ラベルを印刷するためにWord文書が正しくフォーマットされています。 次に、連絡先情報をインポートしてラベルに入力する必要があります。

Word文書で、をクリックします ファイル その後 オプション と 高度. 隣のチェックボックスを選択します 開いたときにファイル形式の変換を確認する と選択します わかった. に戻る 郵送 タブをクリックしてクリックします 受信者を選択 オプションのドロップダウンを開きます。 選ぶ 既存のリストを使用 コンピューター上のExcelの連絡先情報を検索します。 ファイルを選択してクリックします わかった. このプロセスは、ExcelシートをWord文書に接続します。 プログラムは接続されていますが、ラベルにはまだ情報が入力されていません。

リスト全体をインポートする最も簡単な方法は、プレースホルダーを使用することです。 プレースホルダーの指定は、Excelファイルで作成した列に対応しています。 たとえば、次のように入力します<>ラベルに名を表示する場所。 このシーケンスはすべてのラベルで繰り返されることに注意してください。

標準のアドレスシーケンスは次のようになります。

<> <>

<>

<> <> <>

各ラベルは、Excelシートの列に直接対応しています。 カスタム情報を追加する場合は、シートのラベル付きの列に配置する必要があります。 次に、ラベルの優先配置順序にフィールドを入力します。

メールマージプロセスを使用してリストを頻繁にロードする場合は、データの複数のフィールドを1つの

ラベルが各フィールドのシーケンスで設定されたので、プリンターの一貫したラベル付けシーケンスを作成しながら、数百または数千もの連絡先を効果的にロードできます。 メールマージは、一括連絡先リストに最適です。

WordがExcelから正しい列を読み取るように、メールマージをマップする必要があります。 に戻る 郵送 タブをクリックします 一致フィールド と選択します フィールドの書き込みと挿入. ドロップダウンボックスの横にいくつかのラベルがリストされたボックスが表示されます。

ラベルは、住所ラベルの一般的な要素です。 それはリストします 題名, ファーストネーム, 苗字, 住所、 等々。 対応するドロップダウンに、Excelシートの列ラベルが表示されます。 これらの多くはすでに一致していますが、各要素が整列され、適切に一致していることを確認してください。 これはあなたが書くときを意味します <>, それはからのみ引っ張る ファーストネーム Excelシートの列。

フィールドがマップされ、ラベルが作成されたので、[ プレビュー の中に 郵送 タブ。 印刷する前に、徹底的なプレビューを行ってラベルを表示してください。 このビューで配置とフォーマットを再確認してください。

印刷する準備ができたら、をクリックします 終了してマージ 下 郵送 タブ。 クリック ドキュメントを印刷する 最終的なジョブをプリンタに送信します。 ジョブを送信する前に、プリンタにラベル用紙がストックされていることを確認してください。

Excelはメールマージを実行するための優れた手段ですが、Outlookから連絡先をインポートすることもできます。 Outlookでは、連絡先をExcelワークシートにエクスポートできます。このワークシートでは、上記のプロセスを使用できます。

Outlookの電子メールプログラムから直接連絡先を取得する場合は、連絡先リストを取得します。 使用する シフト+コントロール 必要なすべての連絡先が強調表示されるまで、複数の連絡先を選択して強調表示します。

に移動します 家 タブをクリックして選択します メールマージ. 選ぶ 選択した連絡先のみ に続く すべての連絡先フィールド. 次に、 新しいドキュメント と 宛名ラベル ドキュメントタイプとして。

このアクションにより、メールマージを使用して新しいWord文書がトリガーされます。 選択する フィールドの書き込みと挿入 下 郵送 タブを押して、すべてが正しく配置されていることを確認します。 クリック ラベルを更新する ラベルを生成します。

プレビュー機能を使用して、すべてが適切に配置されていることを確認します。 編集して最終的な改訂を行った後、もう一度プレビューしてから実行します メールマージを終了する と 印刷 ジョブをプリンタに送信します。

Outlookは連絡先の管理に優れており、プログラムからメールマージを実行するのは簡単です。 ただし、すべての人がOutlookを電子メールマネージャーとして使用しているわけではありません。Excelからのラベルの印刷プロセスは、連絡先を管理するための最良の代替オプションです。