Outlook でできることを知らなかった 7 つのこと

電子メールの送信や会議のスケジュール設定に何らかの形で Microsoft Outlook を使用したことがあるでしょう。 これらは Outlook で実行できる最も一般的なタスクですが、エクスペリエンスを向上させるために活用できるトリックがいくつかあります。

メールを思い出す これは以前に取り上げたものですが、メールを色分けしたり、異なるタイムゾーンを設定したりすることもできます。 私たちはあなたのためにメニューを徹底的に掘り下げ、そのすべてに加えてさらに多くのものを紹介するために時間を費やしました。

早速、デスクトップ版 Outlook と Web 版 Outlook でできることを 7 つ紹介します。

2 つのタイムゾーンを設定する

時間がすべてであるため、最初にタイムゾーンから始めます。 これは、仕事とは別の場所に拠点を置いている場合に便利です。たとえば、あなたはニューヨークにいて、仕事の拠点はオレゴン州ポートランドにあるとします。 メールを常に同じ認識に保ち、会議に遅刻しないようにするために、Outlook デスクトップ アプリで複数のタイム ゾーンを設定できます。

これは、Outlook で設定できる最も簡単な設定の 1 つです。 Outlook デスクトップ アプリのカレンダー セクションに移動し、 ファイル メニュー。 そこから、 をクリックします オプション そして、 をクリックします カレンダー. 次に、 時間帯 オプション。 次のチェックボックスが表示されます。 

第 2 タイムゾーンを表示する. チェックボックスをクリックして、希望の 2 番目または 3 番目のタイムゾーンを選択します。 これは Outlook 全体で表示されるようになります。

特定の人からのメールの色を設定する

メールの見た目を少し変えて、受信トレイを見やすくしたり、読みやすくしたりしたいですか? Outlook では、いわゆる条件付き書式を使用できます。 この機能は、色、フォント、スタイルを使用して、独自の定義条件を満たすメッセージをメッセージ リスト内で目立つようにする方法です。 それは私たちのリストの第2位にランクインします。

送信者の名前または電子メール アドレスに基づいて特定のメッセージの色を変更するように Outlook に指示できます。 たとえば、上司からのすべてのメールを赤色で表示したいとします。

条件付き書式ルールを設定するには、Outlook デスクトップ アプリで受信トレイに切り替え、[表示] タブにアクセスします。 そこから、 現在のビュー 設定。 その後、選択します 設定の表示. 次に、 詳細ビュー設定 ダイアログボックスで選択します 条件付き書式。 Microsoft には、ここで実行できる手順のリストがあります。ですが、私たちは特定の人からのメッセージを特定の色で表示する方法に焦点を当てています。

これを実行するには、 追加 次に、ルールの名前を入力します。 選択する フォント、そしてその下に 色 希望の色を選択してクリックします OK。 その後、選択します 状態 をクリックして条件を選択します。 [差出人] ボックスに、受信トレイで別の色で表示する連絡先または送信者の名前を入力します。 次に、 フィルター、条件付き書式設定、および詳細表示設定 ダイアログ ボックス、選択 OK.

Outlook ホットキーを使用する

おそらく CTRL+C や CTRL+V などのキーボード ショートカットには馴染みがあると思いますが、Outlook デスクトップ アプリにも使用できるホットキーのセットがあることをご存知ですか? これらのキーを使用すると、メッセージの作成、返信、転送などの一般的なタスクを実行するためにアイコンやメニューの上にマウスをドラッグする必要がなくなり、忙しい一日の時間を節約できます。 リストの 3 番目に、お気に入りの Outlook ホットキーを集めました。 これらは Windows 10 用であることに注意してください。

繰り返しになりますが、最も一般的なホットキーをいくつか集めただけです。 マイクロソフト ウェブサイトに完全なリストがあります、MacOS および Web の Outlook ショートカットについて説明します。 彼らのリストはもう少し包括的で、ディクテーション、フォルダー、閲覧ウィンドウ、印刷などをカバーしています。

ファイルのサイズを変更して大きな画像の添付ファイルを送信する

画像付きの電子メールを送信するときに直面する可能性のある一般的な障害は、受信者に受信してもらいたいファイルが Web の制限に対して少し大きすぎることです。 この問題が発生した場合は、Outlook デスクトップ アプリを使用して画像添付ファイルのサイズを変更し、サイズが大きくなりすぎないようにすることができます。

いくつかの手順で画像添付ファイルのサイズを変更できます。 新しいメッセージを作成したら、まず送信するすべての画像を添付してみる必要があります。 エラー メッセージが表示される可能性がありますが、心配する必要はありません。 ただ向かってください ファイル その電子メールのタブをクリックし、上部にあるエラー メッセージを探します。 というオプションを選択してください このメッセージを送信するときに、大きな画像のサイズを変更してください。

Outlook は、画像をより小さいサイズに圧縮してメッセージをメール送信しようとします。 それでもメッセージが送信されない場合は、次のことを試してください。 Windows 10 でファイルを圧縮する また マックOS ファイルを小さくしてから、ZIP ファイルを電子メール メッセージに添付します。

Web 上の Outlook から直接 Teams 会議を開始し、付箋や OneNote を開きます

ここでは Outlook デスクトップ アプリに焦点を当ててきましたが、Web 上の Outlook にもいくつかの秘密があります。 おそらく、すでに Outlook でカレンダーやメールの整理に時間を費やしているかもしれませんが、 Web 上では、Microsoft は、OneNote だけでなく、Sticky Notes とのいくつかの統合をプラグインしました。 それも。

この統合により、仕事で使用しているのと同じ Microsoft 365 メール (または個人の Microsoft アカウント メール) でサインインすると、 Windows 10 の付箋や OneNote アプリでは、そのアカウントの Outlook で同じものにすばやくアクセスできます。 ウェブ。 これは OneNote フィードと呼ばれます。

上部に進み、画面の右側にある OneNote アイコンをクリックすることで、いつでもこれに切り替えることができます。 これは、個人用 Microsoft アカウントと仕事用 Microsoft 365 アカウントの両方で機能します。 ぜひ試してみて、メールを送信しながらメモを取ってください。

「今すぐ会う」機能にも注目したいと思います。 このオプションは、Web 上の Outlook の受信トレイの上部に表示されます。 これをクリックすると、Teams 会議 (仕事用アカウント) または Skype 会議 (個人用アカウント) をすぐに開始できるようになります。 ）これは、会議に参加するために多くのメニューを実行する必要がなく、いくつかの手間を省く簡単な方法です。 あちらへ。

会話のクリーンアップで受信トレイをゼロにする

受信トレイがメッセージでいっぱいの場合は、Outlook の会話クリーンアップ機能を試してみるとよいでしょう。 これは、存在を知らなかったかもしれないもう 1 つの機能です。

Microsoft が説明しているように、 Outlook の会話クリーンアップ機能 は、フォルダー内のメッセージの数を削減できるように設計されています。 会話全体でクリーンアップされた冗長メッセージは、[削除済みアイテム] フォルダーに移動されます。 これは電子メール スレッドまたはメッセージのコレクションでの会話を対象としていることに注意してください。

会話のクリーンアップを使用するには、デスクトップ上の Outlook 受信トレイに移動し、 家 タブ。 そこから選択できます。 消去 グループ化して選択します 掃除.

以下を選択できます 会話をクリーンアップする 現在の会話をクリーンアップします。 次に、次のことを選択します フォルダーをクリーンアップする フォルダー全体をクリーンアップし、冗長なメッセージを削除します。 以下を選択することもできます フォルダーとサブフォルダーをクリーンアップします。 このオプションを使用すると、選択したフォルダーとそれに含まれるフォルダー内のすべての会話が確認され、冗長なメッセージが削除されます。

電子メール メッセージの移動、フラグ付け、および応答を自動的に行うためのルールを設定する

会話をクリーンアップすることは受信トレイをきれいにする 1 つの方法ですが、ルールを設定することは別の方法です。 Outlook デスクトップ アプリでルールを設定すると、メールの移動、フラグの設定、および返信を自動的に行うことができます。 これらのルールを使用して、メッセージを受信したときに特定のサウンドを再生することもできます。

ルールを設定するには、受信トレイ内のメッセージを右クリックして選択するだけです。 ルール そこから、オプションの 1 つを選択できます。 Outlook は、送信者と受信者に基づいてルールの作成を自動的に提案します。 さらにルールを作成したい場合は、ルールを右クリックして選択します。 ルールの作成.

画面上のプロンプトに従い、「ルールの作成」ダイアログ・ボックスで、最初の 3 つのチェックボックスのうち 1 つ以上を選択します。 Microsoft は Outlook ルールに関する完全なガイドを提供しています ここ さらにサポートが必要な場合。

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