これら 3 つのトリックを使用する前、Outlook の受信トレイは混乱していました

電子メールが好きな人はいませんが、電子メールなしでは生きていけない人は誰もいません。 受信メールの管理に苦労している場合は、これら 3 つのヒントが非常に役立つことがわかりました。

メッセージを自動的に移動したり、ワンクリックで複数のアクションを実行したり、注意が必要なメールを残りのメールの中で目立つようにしたりする場合は、これらの機能を使用できます。 Microsoft Outlook のヒント カバーしましたか？

ルールを使用して受信メールを整理する

受信したメールを整理するには、Outlook でルールを設定します。 そのため、メールをフォルダーに移動したり、メールにフラグを付けてフォローアップしたり、メッセージを既読としてマークしたりすることができます。 最も良い点は、すべてが自動的に行われることです。

ステップ1: に移動します。 家 タブで、 ルール ドロップダウン矢印をクリックして選択します ルールの作成.

ステップ2: 開いたボックスには、選択した電子メールに対して選択できるいくつかのクイック オプションがあります。

条件として、送信者、件名、または特定の電子メール アドレスに送信するものから選択できます。 アクションとしては、アラート ウィンドウの表示、特定のサウンドの再生、フォルダーへの移動から選択できます。

ステップ3: ボックスに表示されている内容がやりたいことと一致する場合は、必要な条件とアクションのボックスにチェックを入れて選択してください OK.

高度なルールを使用する

代わりに、必要に応じて、さまざまな条件やアクションから選択することもできます。

ステップ1： 選択する 高度なオプション [ルールの作成]ボックスに

ステップ2: メールに重要マークが付いているか、添付ファイルがあるか、自動返信であるかなど、30 以上の条件から選択できます。

使用する条件のボックス (複数可) をオンにし、青いリンクされたテキストを選択して変数を完成させます。 選ぶ 次.

ステップ3: すると、実行できるアクションが約 20 個表示されます。 同様に、使用するアクションのボックスにチェックを入れ、青色のテキストを選択して必要な詳細を入力します。 選ぶ 次.

ステップ4: 追加したいルールに例外がある場合は、次にそれを実行できます。 これらのボックスにチェックを入れ、青色のテキストの詳細を入力し、選択します 次.

ステップ5: 最後に、ルールに名前を付け、ルールをすぐに実行するかどうかをマークし、選択します。 終了.

ルールを設定したら、Outlook で受信メールを整理することができます。 わずか数分でルールを作成するだけで、長期的には時間を節約できます。

後でルールを表示、編集、または削除するには、にアクセスしてください。 家 > ルール > ルールとアラートを管理する.

反復的なタスク用のクイック ステップを設定する

Outlook には機能があります クイック ステップと呼ばれる、何度も行うタスクをスピードアップすることができます。 ルールと同様に、クイック ステップを使用すると、電子メールに対して実行する 1 つ以上のアクションを選択できます。 ただし、これらのアクションを自動的に実行するのではなく、ボタンをクリックするだけで自分で処理します。 さらに、多くのアクションを同時に実行できます。

に行きます 家 タブをクリックして確認してください 簡単な手順 リボンのそのセクションにあるボックス。 「移動先」、「返信と削除」、「完了」などのいくつかのアクションが表示されます。

プリセットされたクイック ステップの 1 つを選択し、必要な詳細を入力することで使用できます。 たとえば、次のように選択できます。 へ引っ越す、フォルダーを選択し、必要に応じて電子メールを既読としてマークします。 選択する 保存.

次に、受信トレイ内の電子メールに対してクイック ステップを使用するには、メッセージを選択し、 へ引っ越す クイックステップ。

独自のクイックステップを作成する

独自のクイック ステップを作成したい場合は、1 分しかかかりません。

ステップ1： 選ぶ 新しく作る リボンの [クイック ステップ] セクションにあります。

ステップ2: 次に、クイック ステップに名前を付け、ドロップダウン ボックスを使用して希望するアクションを選択します。 複数の操作を実行するには、 アクションの追加 次の項目を選択します。

ステップ3: 必要なアクションがすべて揃ったら、選択します 終了.

電子メールが受信箱に届いたときにクイック ステップを使用するには、メッセージを選択し、[クイック ステップ] ボックスでその名前をクリックします。 メールを右クリックして移動することもできます。 簡単な手順をクリックし、ポップアウト メニューから名前を選択します。

電子メールに対して複数のアクションを一度に実行する場合、クイック ステップは真の時間を節約します。

後でクイック ステップを表示、編集、または削除するには、次の場所に移動します。 家 > 簡単な手順 > クイックステップを管理する.

条件付き書式でメールを目立たせる

Outlook のもう 1 つの便利な受信トレイ管理ツールは、条件付き書式です。 これを使用すると、受信した特定のメールを特定のフォント スタイル、サイズ、色で目立たせることができます。 これは、最も必要なメッセージに注意を向けるのに最適な方法です。

ステップ1: に移動します。 意見 タブをクリックして選択します 設定を表示する リボンの左側にあります。

ステップ2： 選ぶ 条件付き書式 ポップアップウィンドウで。

ステップ3: 未読メッセージや期限を過ぎたメールなど、デフォルトの条件付き書式ルールがすでに設定されていることが表示されます。 独自に作成するには、選択します 追加.

ステップ4: ボックスの下部で、条件付き書式設定ルールに名前を付けます。 次に、 フォント ボタンをクリックして、後続のポップアップ ボックスでスタイル、サイズ、色を選択し、 OK.

ステップ5: 次に、 状態 ボタン。 次のポップアップ ボックスには、条件を設定するための 3 つのタブが表示されます。

• メッセージ: キーワードを入力し、送信元または送信先の電子メール アドレスを選択するか、期間を選択します。
• さらなる選択肢: カテゴリを選択し、既読または未読、添付ファイルの有無、優先度などのマークが付いているアイテムを選択します。
• 高度: カスタム基準を設定し、条件のフィールドを選択します。

ステップ6: 終了したら、を選択します OK をクリックして、後続のポップアップ ボックスを保存して閉じます。

これで、選択した条件と選択したフォントを含むメールが表示され、大量のメッセージの中で非常に簡単に見つけられるようになります。

後で条件付き書式ルールを表示、編集、または削除するには、次の場所に移動します。 意見 > 設定を表示する > 条件付き書式.

メールを管理する新しい方法を探している場合、Outlook は受信トレイを管理できる次の機能を提供します。 セットアップには数分かかる場合がありますが、後で節約する価値があります。

詳細については、方法をご覧ください。 Outlook で不在時の返信を設定する.

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