Outlookからメールを保存するための最良の方法

電子メールアカウントにMicrosoftOutlookを使用している間は、すべてのメッセージを追跡できること、および必要なときにいつでもそれらを参照できることを確認する必要があります。 これが、Outlookアカウントから電子メールメッセージを保存および保存するための最良の方法を理解することが重要である理由です。

Microsoftによると、ベストプラクティスは、自分で読んで処理する必要のあるメッセージの受信トレイを保持し、特定の種類のメールに使用できる他のフォルダを作成することです。 「1-参照」フォルダを作成します。 後で戻る必要があるメッセージ、またはまだ読む時間がないメッセージを手動でドロップします。 受信トレイのすぐ下に表示されるように、その前に「1」を付けます。 「Personal」などの他のフォルダを作成して、個人の電子メールをファイルし、仕事用の電子メールとは別に保管します。 そうすれば、同僚が個人的なメッセージを肩越しに見ていることを心配する必要がなくなります。 メーリングリストの電子メール用のフォルダのセットを作成して、それらのメッセージがフォルダに再ルーティングされるようにすることができます。 そうすれば、読む必要さえないかもしれない大量のメッセージで受信トレイを混雑させる必要がありません。

すべてのフォルダを毎年自動アーカイブするように設定します。 アーカイブシステムを使用すると、何もしなくても重要な電子メールを保存できます。 Outlookは、すべてのメッセージを自動アーカイブするかどうかを尋ねるメッセージを表示する場合があります。 「はい」をクリックすると、アーカイブプロセスが開始されます。 メッセージは受信トレイまたは他のフォルダから「アーカイブ」フォルダに移動さ​​れ、いつでもアクセスできます。 すべてのフォルダは「アーカイブ」フォルダで模倣されます。 たとえば、参照フォルダ、個人用フォルダ、ビジネス用フォルダがある場合、[アーカイブ]の下に同じ3つのフォルダが表示されます。

Outlookの「自動アーカイブ」機能はデフォルトでオンになっていますが、アーカイブシステムをカスタマイズすることもできます。 これを行うには、[ツール]メニューをクリックします。 「オプション」をクリックし、「その他」タブをクリックします。 「自動アーカイブ」を選択します。 [n日ごとに自動アーカイブを実行する]を選択し、必要な数を指定します（たとえば、14日ごと）。 変更する他のオプションを選択します。 すべてのフォルダに変更を適用する場合は、[これらの設定をすべてのフォルダに適用する]を選択します。