電子スプレッドシートの重要性

電子スプレッドシートが登場する以前、企業はメインフレーム コンピューターを使用して大量のデータを処理していました。 組織は、小規模なデスクトップ アプリケーションのプログラミングにかかる​​高額なコストを正当化できませんでした。 会計士はジャーナル パッドと追加マシンを使用して、メインフレームの印刷出力にデータを補足していました。 Visicalc や Lotus 1-2-3 などの最初のパーソナル コンピュータ電子スプレッドシートは、高速で柔軟性があり、低コストであったため、ビジネスに革命をもたらしました。 Microsoft の Excel などの今日のソフトウェアは、以前のプログラムで開拓された生産性の利点を引き継いでいます。

電子表計算ソフトは日常の会計業務の労力を軽減し、生産性を向上させます。 スプレッドシートにデータを入力すると、数式によって複数の合計が即座に同時に計算されます。 たとえば、営業担当者ごと、週、月、年ごとに別のステップとして合計を手動で合計する必要はなくなりました。 スプレッドシートはこれを自動的に行います。 また、平均、最小/最大関数、より高度な数式や統計も実行します。 さらに、Microsoft の Excel などの表計算ソフトウェアを使用すると、マウスを数回クリックするだけでグラフやチャートを作成できます。

スプレッドシート ソフトウェアが普及しているということは、オフィスの同僚、ビジネス パートナー、監査人などとスプレッドシート ファイルを共有できることを意味します。 ローカル ネットワークまたは電子メールを介してスプレッドシート ファイルを数秒で送信できます。 モバイル専門家は、ノートブック コンピューター、タブレット、携帯電話でスプレッドシートを持ち歩き、現場の情報を更新します。

新しいスプレッドシートの設定は、既存のスプレッドシートに新しい行、列、数式を追加するのと同様、比較的簡単です。 スプレッドシートは単純なグリッド システムに従い、すべてのセルにテキスト、数値データ項目、または数式を含めることができます。 このプログラムは、行と列のグリッド以外の構造をスプレッドシートに強制しません。 見出しテキスト、データの行と列、式を任意の場所に、自由に組み合わせて設定できます。

スプレッドシートのコストは、無料から数百ドルまでさまざまです。 Apache OpenOffice の Calc および Google スプレッドシートは無料で利用できます。 標準の Microsoft Excel スプレッドシートをインポートしたり、ネイティブ形式で作業したりできます。 この文書の発行時点では、Microsoft の Office 2010 には Excel、Word、PowerPoint などのプログラムが含まれており、価格は家庭用版の 120 ドルからプロフェッショナル向けの 500 ドルまであります。 低コストにより、新興企業、非営利団体、店舗経営者は、グローバル企業と同様のスプレッドシートのメリットを得ることができます。