従来のファイル構成の長所と短所

従来のファイル整理とは、コンピュータベースまたは電子ファイルを整理するアプローチを指します。 コンピューター データベースが登場する前は、多くの企業はフォルダー構造を作成してファイルを単純に整理し、カテゴリや種類に基づいてドキュメントやファイルをフォルダーに配置していました。 多くの場合、この方法はデータベース システムに取って代わられています。 ただし、ファイル数が比較的少ない場合には、従来のファイリングが有利な場合があります。

従来のファイル システムは、管理するファイルの数が少ない場合、セットアップと使用が非常に簡単です。 たとえば、ドキュメントの基本カテゴリが 5 つあり、それぞれのファイル数が限られている場合、ファイルを簡単に保存、保守、取得するためにデータベース システムは必要ありません。 また、ソフトウェア システムの学習や、それを使用するための従業員のトレーニングについて心配する必要もありません。

従来のファイリング システムを使用している場合は、前払いの購入や継続的なライセンス料金を含むソフトウェア データベースへの投資も必要ありません。 当然のことながら、ファイルを保存するかどうかに関係なく、ビジネスではコンピューターが必要です。 基本的なファイル構造は、コンピュータのハード ドライブ内に直接維持されます。 または、非常に安価な外付けハード ドライブを購入して、あるコンピュータから別のコンピュータにファイルを転送することもできます。

従来のファイリング システムの主な欠点は、ファイル間のデータ統合やデータ共有ができないことです。 ソフトウェアベースのファイリング システムを使用すると、さまざまなフォルダーを管理できますが、相互一致検索を行って複数のファイル内のドキュメントを取得することもできます。 さらに、複数の従業員が共有データ ファイルを検索できるようにすることもできます。 この統合により、個々のファイルをすべて検索する時間が短縮されます。この利点は、大量のファイルを管理している場合や、大規模なクライアント ベースを持っている場合に特に重要です。

データベースを介してファイルを統合しない場合は、データが重複する危険もあります。 従来のシステムでは、コンピュータは、同様のドキュメントを作成し、それらを別のファイルの場所に保存することを認識しません。 さらに、従来のファイリング システムは、慎重に作成されたデータベース ファイリング システムほどのセキュリティ レベルを提供しません。 同社は強化されたデータベース システムを定期的に開発しているため、暗号化されたデータと最新のセキュリティは重要な機能です。