ビジネスでの電子メールの使用

電子メールは、近年最も普及しているビジネスコミュニケーションツールの1つです。 ビジネスでの電子メールの使用には、同僚や顧客とのコミュニケーション、会議のスケジュール設定、自動通知の送信、新旧の顧客とのニュースレターの共有が含まれます。 ビジネスコミュニケーションにおける電子メールの利点の1つは、インターネットにアクセスできる人なら誰でも電子メールを送受信できると誰もが想定しているほどユビキタスであるということです。 電子メールは、近年、一部の詐欺師やハッカーによっても使用されているため、不正なメッセージに注意することが重要です。

ビジネスコミュニケーションにおける電子メールの主な役割は、同じ会社または組織内の人々をつなぐことです。 メールは同僚に質問するために非常に頻繁に使用されます 電話や肩のタップで邪魔する必要はありません。 会議のお知らせや議事録の送信、重要なフォームの配布、職場調査の実施に使用されます。

多くのオフィスにはさまざまな 内部メーリングリスト 誰もが人間で働いているかどうかにかかわらず、人々が会社の特定のユニットにメッセージを送るためにメッセージを送信できること 休暇ポリシーの更新を確認する必要がある可能性のあるリソース、または特定のフロアで作業している全員が同僚の 誕生日。 電子メールは、統合されたカレンダーツールでも頻繁に使用されます マイクロソフトやグーグルなどのプロバイダーから会議やその他のイベントをスケジュールします。

Eメール 添付ファイル Microsoft Word文書からロゴやジングルなどの広告資料のサンプルまで、ファイルを共有する方法として一般的に使用されます。

人々はますますチェックします スマートフォンなどの個人用デバイスでの会社のメール、オフィスの外の同僚と連絡を取り合うことができます。 これにはプラス面とマイナス面の両方があります。人々は自宅で仕事をしたり、朝の通勤中にすばやくチェックインしたりできますが、オフィスにいないときは実際の営業時間が少なくなる可能性があります。

ビジネスコミュニケーションにおける電子メールの重要な役割は、電子メールに関するエチケットの公式および非公式のルールが進化したことを驚くことではありません。

人々は一般的に電子メールにアドレスを付けようとします ある程度のプロ意識、明確で 簡潔な件名 これにより、メールを受信トレイで簡単に見つけて、少なくともある程度の注意を払うことができます 文法、スペリング、キャピタライゼーション. ほとんどの人はしようとします 色違いのコメントは避けてください 疑わしい趣味のジョーク、政治や宗教への言及、または雇用主のジャブを含む会社の電子メール。

書かれたメッセージだけでは口調を判断するのが難しいため、会社のメールに陽気に見せようとする人もいます。 これは、感嘆符または絵文字を使用して行うことができますが、やりすぎると専門家ではないように見える場合があります。 一般的に、あなたはしたいと思うでしょう 組織内の他の人の先導に従う 同僚や顧客へのメールの下書き方法に関しては。

多くの組織には、特定の署名形式を各送信電子メールに追加することを要求するなど、電子メールに関する独自のポリシーがあります。 一部の職場では、個人的な理由で会社の電子メールをいつ使用できるかについてのポリシーがあります。 多くの場合、セキュリティのために電子メールをいつ保持または削除するかについてのポリシーもあります。

取引先の組織から自動メールメッセージを受信することは当たり前になっています。 オンラインショッピングアウトレットは、販売の通知、購入の確認、および出荷スケジュールに関する最新情報を送信します。 新聞や他のメディア組織が送り出す ヘッドラインとストーリーの更新を含む自動メール.

マーケティングメールや購入によってトリガーされるメールなど、企業向けの自動メールを送信できる企業はさまざまです。 トランザクションメール. 特定の法律は、企業が人々の電子メールアドレスを保存できる時期、人々が電子メールをオプトアウトできるようにする必要がある時期、およびマーケティングメッセージを送信できる時期を規定しています。 管轄区域の規則に準拠していることを確認してください そして、潜在的に、あなたが電子メールを送っている人々が仕事をしている、または住んでいる場所で。

一部の商用電子メールプロバイダーは、オプトアウト、サブスクリプションリスト、およびその他の情報の管理を支援できます。 あなたが好きな価格であなたのニーズを満たすものを見つけるために買い物をしてください。

Eメール ニュースレター 近年ますます人気が高まっています。 一部の企業は、それらを使用して顧客に連絡し、販売、新製品、または既存のサービスについて知らせます。 たとえば、プールの清掃業者は、夏のサービスを人々に思い出させるニュースレターを送信する場合があります アプローチ、またはポッドキャストスタジオは、既存の新しいシリーズまたは新しいシーズンを発表する電子メールニュースレターを送信する可能性があります 見せる。

その他の場合、 ニュースレター自体が製品です. 一部のメディア組織やその他のグループは、他では入手できない情報を含む有料のニュースレターで成功を収めています。 これらの一部は、専用のプラットフォームまたはPatreonなどのクラウドファンディングツールを使用して作成されています。

他の商用電子メールと同様に、電子メールニュースレターを送信する場合は、メッセージを送信する相手からの明示的な同意と、その相手が持っていることを確認する必要があります。 登録を解除する簡単な方法. たとえば、ユーザーがサイトにアクセスしたときや取引を完了したときに、ニュースレターに登録するように招待することができます。 当然、有料のニュースレターを提供している場合は、購読をキャンセルして請求を停止する簡単な方法があることを確認する必要があります。

しばしば知られている電子メール詐欺 フィッシング、近年普及しています。 詐欺師は、信頼できる機関になりすました人々に電子メールを送信します または、個々の同僚でさえ、受取人をだまして送金したり、ユーザー名やパスワードなどの貴重な情報を提供させたりしようとしています。 これらの電子メールは、膨大な数の受信者にまとめて送信される場合もありますが、特定の受信者を特に対象としている場合もあります。

マルウェアは、電子メールで配布されることもあります。通常は、電子メールメッセージに含まれる怪しげなサイトへの添付ファイルまたはリンクを介して配布されます。 場合によっては、疑わしいファイルが開かれると、受信者のコンピューターに感染し、受信者の電子メールソフトウェアを使用して、元の受信者の連絡先に自分自身のコピーをさらに送信します。

電子メール詐欺の犠牲になるのを避けるために、 メッセージの送信元のアドレスをよく見てください そして、彼らが出身であると主張する人々や機関と実際に一致していることを確認してください。 電子メール内のリンクが、リンク先と主張しているサイトに移動していることを確認します。 添付ファイル付きの予期しない電子メールを受信した場合は、本人確認のためにその人に電話またはメッセージを送信する必要がある場合でも、実際にその人からのものであることを確認してください。

多くの企業が ウイルス対策ソフト 着信および発信の電子メールをスキャンしてマルウェアを検出しますが、詐欺を回避するために警戒することは依然として良いことです。

一部のオフィスでは、電子メールがますます増えています インスタントメッセージングソフトウェアに置き換えられました、MicrosoftTeamsやSlackなど。 企業はまた、メッセージングツールとソーシャルネットワーキングソフトウェアを使用して、多くの場合、自動チャットボックスまたは企業のWebサイトに配置されたリンクを介して顧客と会話しています。

これらのリアルタイムプラットフォームは、多くの場合、電子メールを使用するよりも高速で便利です。 多くの場合、ファイルを簡単に共有したり、音声会議やビデオ会議のセッションを設定したりすることもできます。これは、電子メールでは直接行うことはできません。

それでも、これらのプラットフォームがすぐに完全に電子メールに取って代わる可能性は低いです。