Excelからデータをエクスポートしてラベルを作成する方法

Microsoft Officeソフトウェアスイートは、1990年に最初に導入されて以来、大幅に進化してきました。 ExcelやWordなどの一般的なソフトウェアパッケージは相互にシームレスに相互作用し、以前は実行が困難であったさまざまなタスクや機能を開きます。

Excelは主にデータベースおよびスプレッドシート管理ツールと見なされていますが、このソフトウェアパッケージは、宛名ラベルの作成などの追加タスクにも使用できます。 Microsoft Word内のメールマージ機能を使用して、メールラベルに変換できるデータをExcelにインポートできます。 このプロセスを完了するにはいくつかの手順が必要ですが、すべての習熟度と技術スキルレベルの個人が実行できます。

ヒント

The メールマージ Microsoft Wordに含まれている機能により、宛名ラベルの作成を開始するために必要なデータを比較的簡単に統合できます。 ただし、このデータをExcelに組み込む前に、Wordのメールマージプロセスの特定のフレームワークに一致するように、Excel環境でテーブルとセルをフォーマットする必要があります。

開始するには、Wordからインポートされるデータを反映するように、列ヘッダーを作成してラベルを付けます。 これらには、次のラベル（または同様のもの）が含まれます。

• ファーストネーム
• 苗字
• 住所
• 市

これらのラベルは、すでに使用されている基本的な列1から4の見出しに置き換わることに注意してください。 これらのデータポイントごとに個別の列を使用する必要があることに注意することも重要です。 そうしないと、プロセスの後の段階で組織上の問題が発生する可能性があります。

準備のこの段階では、ワークスペースに空の行と列が残っていないことを確認してください。 ラベルの作成プロセス中に、これらの空白の領域によってフォーマットでエラーが発生し、すべてのラベルが作成されなくなる可能性があります。

ワークスペースが適切にフォーマットされたら、プロセスの次のステップは、使用するアドレスリストを見つけることです。 これは、リストの名前を明確に定義することで実現できます。 これを行うには、使用する完全なアドレスリストを選択し、ヘッダーを含むすべてのセルが含まれていることを確認します。 その後、 数式 タブ、を見つけます 定義された名前 グループ化して選択します 名前を定義する オプション。

これが完了したら、アドレスリストのカスタム名を入力します。 この特定の名前はあなたの裁量に任されています。 複数のアドレスリストを管理している場合は、リスト内の特定の名前とその目的の機能に関連するものを選択してください。 押した後 わかった、リストの新しい名前が付けられます。

Excelからラベルを印刷する前に、すべての住所情報が正常にマージされていることを確認してください。 これを行うには、MicrosoftWord内で次の一連の手順を実行します。 空白のドキュメントを開き、に移動します 郵送 タブ。 を見つける メールマージを開始 グループ化して選択します メールマージを開始 タブ。

表示されるドロップダウンメニュー内で、 ラベル ボタンをクリックして、独自の設定に一致するように使用可能なさまざまなラベルオプションを構成します。 たとえば、使用する特定のプリンタタイプを選択し、ラベルベンダーと製品番号を特定できます。 この情報は、あなたが協力している場合に特に役立つことがわかります。 このデータを使用して、お客様に適した印刷フレームワークをすばやく作成できるサードパーティ ドキュメント。

このステップの重要な要素の1つは、ラベルシートの適切な寸法を選択することです。 の中に 製品番号 ボックスで、 詳細 オプションを選択し、リストされた寸法がラベルおよびラベルシートと一致することを確認してください。 そうでない場合は、プロセスを続行する前に、この情報を修正してください。 そうしないと、最終的なラベルが正しく印刷されない可能性があります。

独自の寸法を入力して保存すると、特定のラベルパラメータが その他/カスタム このウィンドウ内のカテゴリ。 適切なラベルパラメータを選択したので、を押します。 わかった 選択を確認します。 Microsoft Wordは、説明したレイアウトを生成する新しいテーブルを自動的に作成する必要があります。

WordとExcelの両方で適切なフレームワークが確立されたので、今がマージを開始する適切なタイミングです。 これを行うには、最初に、ラベルと、前の手順で作成して名前を付けたアドレスリストとの間に接続を確立します。 Word内で、 オプション から ファイル メニューを選択し、 高度 タブ。 名前の付いたセクションを見つける 全般的 を選択します 上のファイル形式変換を確認する開いた 利用可能なボックスをチェックします。 次に、を押します わかった 続ける。

次に、 郵送 タブ、を開きます メールマージを開始 グループ化して、 受信者を選択 ドロップダウンメニューからのオプション。 最後に、をクリックします 既存のリストを使用 プロセスを続行します。

マージの一部として使用する予定の特定のリストを選択するウィンドウが表示されます。 この時点で、時間をかけて前に名前を付けたリストを見つけて、[ データソースを選択 箱。 使用している特定のデータソースを確認するウィンドウが表示されます。 クリックした後 すべて表示する ボックスで、 DDを介したMSExcelワークシート のオプション オープンデータソース 押す前のボックス わかった.

最後のステップとして、表示されるダイアログボックスから、マージするすべてのデータを含む特定の範囲のセルやワークシートを選択します。 次に、を押します わかった.

住所情報を含むワークシートが識別され、ラベルにリンクされたので、各住所がラベルにどのように表示されるかを指定する特定のプレースホルダーを追加します。 これらの特定のプレースホルダーは、 メールマージフィールド. 各ラベルで繰り返されるテキストがある場合は、これを手動で入力することもできます。

これらのプレースホルダーを作成する理由は重要です。 この特定の情報は、アドレスリストからテーブルへのデータの転送を振り付けます。 プレースホルダーはガイドとして機能し、情報を分割し、ラベル全体のフレームワーク内で情報が属する場所に各要素を配置します。

プレースホルダーを作成したら、Wordがプレースホルダーの各要素をリストの対応するデータに適切にマップしていることを再確認します。 これは、 一致フィールド ダイアログボックス。 ここで、ユーザーは、各プレースホルダーをアドレスリストから派生したデータに関連付ける方法を指定できます。 たとえば、 ファーストネーム のプレースホルダー ファーストネーム アドレスリスト内の列。このデータがラベルの適切な場所に確実に届くようにします。

挨拶やロゴなどの一部のコンテンツは、元々アドレスリストの一部ではないため、手動で追加する必要があることに注意してください。 これは比較的簡単に実行できます。 ラベルに使用する特定のテキストを入力するか、ロゴまたはその他のメディアアイコンとして組み込む画像を追加するだけです。

実際のマージを開始する前に、ラベルが希望どおりに正確に設計されていることを確認するために必要な時間をかけてください。 これにより、誤って重要なデータを含めるのを忘れたり、ラベルを再設計したりした場合に、コンテンツを再度改訂する必要がなくなります。

ラベルのルックアンドフィールを確認し、プレースホルダーの正確性とアドレスリストのデータとの関係を再確認したら、続行できます。

マージを開始するには、 家 Microsoft Wordのタブをクリックし、 メールマージ ボタン。 現在、より大きなアドレスリストから特定の連絡先のみを統合することを計画している場合は、ここでそれらを選択できます。 ただし、リスト全体を統合する場合は、を押します。 現在のビューのすべての連絡先. ラベル用に設計したすべてのプレースホルダーとフィールドを使用する準備ができている場合は、[ すべての連絡先フィールド 次のメニューに表示されるボタン。

マージ用にまったく新しいWord文書を作成する場合は、[ 新しいドキュメント ボタン。 ただし、既存のドキュメントを使用する場合は、 既存のドキュメント この時点でボタン。

使用 宛名ラベル 内にあるタブ ドキュメントタイプ 完成したラベルに到着するマージフィールドを具体的に決定するメニュー。 最終的なラベルがどのように見えるかを決定したら、を押します ラベルを更新する ボタン。 データが最終的にフォームフィールドに到着すると、その周りに角かっこが表示される場合があります。 この場合は、角かっこを右クリックして、 フィールドコードを切り替える それらをオフにするボタン。

このプロセスが完了すると、ラベルの最終プレビューを作成して印刷する準備が整います。 を押します 結果のプレビュー タブをクリックし、を使用してレコードをスクロールします 次のレコード と 前の記録 矢印。 ラベルに満足したら、に移動します 郵送 タブをクリックします 終了してマージ の中に 終了 グループ化してから、 ドキュメントを印刷する ボタン。 印刷したドキュメントに好みのコンテンツやデザインが反映されていない場合は、に戻る必要があります。 郵送 タブを押して、すべての寸法と用紙サイズが現在の構成と一致していることを確認します。 そうしないと、問題が発生する可能性が非常に高くなります。

次に、作業中のドキュメントを保存して、これらのラベルを将来使用できるようにすることができます。