オフィスオートメーションの長所と短所

今日のオフィスオートメーションは、タイプライターやコピー機以上のものを指します。 電子情報とデジタル情報は、現代のオフィスオートメーションの核心です。 厳密に内部のコンピューターで構成されている場合もあれば、インターネットとオフサイトのクラウドストレージを介した世界規模のデジタルネットワークが含まれている場合もあります。 21世紀を進むにつれ、オフィスオートメーションに固有のメリットとデメリットの両方に直面することになります。

オフィスオートメーションの導入以来、この機器により企業は時間とお金を節約することができました。 ドキュメントがメールでクライアントに届くのを待つ代わりに、ファックスで数分でそれを撃ち落とすことができます。 今では、コンピューターの進歩とインターネットによって通信が瞬時に行われるようになりました。 あなたが時間を節約するときはいつでも、あなたはお金を節約します。 地理的な制限に縛られることなく、旅行に費やしたリソースを節約できます。 さらに、多くのドキュメントのハードコピーを作成する場合でも、デジタルストレージを使用すると、紙やストレージスペースの時間とお金を節約できます。

確かに、機械はそれを作った人間と同じくらい効果的であり、デジタルで収集された情報は次のようにしか効果がありません。 それを提出した人として正確であり、バグがプログラムから解決されると、それらはよりも無限に信頼性が高くなります 人間。 たとえば、スプレッドシートや予算に数値を加算するためのソフトウェアが存在します。これは、常に正しいバランスを考え出し、加算機のブックキーパーの指に依存しません。 テンプレートを作成して何度も使用することで、標準のドキュメントのエラーを回避できます。

情報システムの運用と実行を自動化のみに依存している企業は、システムに障害が発生するとパニックに陥る可能性があります。 壊れたシステムを修理または交換するためのコストは法外なものになる可能性があります。 消しゴムを手に取って修正することはできません。 技術者を雇ってアップデートやソフトウェアとハ​​ードウェアのメルトダウンに対応するか、信頼できるサービスを利用してすぐに電話をかける必要があります。 次に、機密性とセキュリティの問題全体があります。 営業秘密を保持し、信頼できる個人に伝えることはできますが、データがWeb上で明らかになった場合、それを取り戻すことはできません。

オフィスオートメーションは進化を続けており、システムに新しいテクノロジーを組み込んで 競争力と収益性を維持します。欠点は、幹部全体を再トレーニングする必要があることです。 ユーザー。 秘書から注文係、顧客から製品やサービスを提供する営業担当者まで、すべての人が新しいシステムを学ぶ必要があります。 多くの人は新しいシステムを簡単に学ぶことができず、他の人はいつものように物事を行うことに頑固です。 したがって、再トレーニングに関連する費用はありますが、エンドユーザーの戦いに対する態度もあります。