古いメールにアクセスしたい場合もありますが、それらを見つけるのは必ずしも簡単ではありません。 Outlookに数週間の電子メールしか表示されない場合は、自動アーカイブ機能を調整する必要があります。 フォルダ内のこれらの古い電子メールを見ると、それらをより速く参照できるようになり、作業環境で便利になります。 AutoArchiveの設定を変更することは難しくなく、ビューを数週間から数か月または1年に変更するために必要な変更はわずかです。
ステップ1
Outlookを開き、ツールバーの[ツール]をクリックします。 メニューから「オプション」を選択します。
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ステップ2
[その他]タブを選択し、[全般]の下にある[自動アーカイブ]ボタンをクリックします。 これにより、変更を加えるための自動アーカイブ設定が表示されます。
ステップ3
メッセージをアーカイブせず、これまでに送信されたすべてのメッセージを表示する場合は、[__日ごとに自動アーカイブを実行する]の選択を解除します。 複数のメッセージを受信する場合、これは大量のメモリを消費します。 他のすべてのオプションはグレー表示され、このオプションを選択した場合は変更できません。
ステップ4
[___日ごとに自動アーカイブを実行する]チェックボックスをオンにすると、設定を変更して、3週間以上の電子メールを表示できます。
ステップ5
[自動アーカイブ中]見出しの下にある[古いアイテムをアーカイブまたは削除する]チェックボックスをオンにします。 「フォルダリストにアーカイブフォルダを表示」をクリックします。
ステップ6
[アーカイブのデフォルトのフォルダ設定]見出しで、[___より古いアイテムをクリーンアップする]をオンにし、ドロップダウンメニューから月、週、または日のいずれかを選択します。 これにより、選択した時間より古いメッセージがアーカイブフォルダに移動します。
ステップ7
メッセージを削除するか、古いメッセージをアーカイブするフォルダーを選択するかを決定します。 「OK」をクリックして「自動アーカイブ」メニューを確認し、「OK」をクリックして「オプション」メニューでの選択を確認します。
ヒント
AutoArchive設定で、メッセージリストに3週間以上表示する必要があることが示されている場合は、閲覧ウィンドウのサイズを削除または縮小して、非表示のメッセージを表示します。 閲覧ウィンドウにメッセージが非表示になっている場合は、右側にスクロールバーも表示されます。
警告
オフィスの電子メールポリシーでは、3週間の電子メールしか表示できない場合があります。 会社のポリシーが個人の自動アーカイブ設定を上書きするため、ネットワーク管理者にこれが当てはまるかどうかを確認してください。
