ファイル管理システムの利点

あなたのビジネスがデジタル配信の時代に移行するにつれて、あなたは紙のファイリングシステムからデジタルファイル管理システムに切り替えるかどうかを決定する必要があります。 完全にコンピューター化されたファイリングシステムに変更を加えるのは恐ろしいように思えるかもしれませんが、デジタルファイリングシステムを使用することの大きな利点により、多くの人が移行を行うようになりました。

書類を保管するための不動産賃貸料のため、デジタルファイリングはそれが実装されるとすぐにそれ自体の支払いを開始します。 物理的な事務処理がないため、ドキュメントの処理と転送のコストが大幅に削減されます。 これにより、紙として保管する必要のあるドキュメントを、より小さく、より安価な場所に提出することもできます。

ビジネスの二酸化炭素排出量を削減することは、今日の環境に配慮した消費者基盤に到達するための重要な要素になる可能性があります。 それは会社のイメージを大幅に改善し、税制上の優遇措置を与え、物資のコストを削減することができます。 デジタルファイリングシステムは、ビジネスの基盤全体を積極的に変えることができ、「より環境に優しい」システムに切り替えることで、十分な広告機会を得ることができます。

物理的にファイルおよび保存されたドキュメントのハードコピーを取得することは、人的エラー、セキュリティの問題、および物理的な損失につながる長いプロセスになる可能性があります。 これは、デジタルシステムには当てはまりません。 すぐに、ドキュメントはそれを必要とする個人のデスクでアクセスできます。 これにより、作業期間が短くなり、プロジェクトの開発をより早く進め、より多くの時間をかけることができます。

従来の紙のファイリングシステムは、アクセスできる人なら誰でも開いて見ることができますが、 デジタルファイリングシステムは、ドキュメントを保持できるさまざまなレベルの保護を提供できます 信頼。 パスワード、さまざまなユーザー用に指定されたフォルダー、データの暗号化、および監査証跡を使用して、 誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録するファイル管理システムにより、ドキュメントをより安全に保つことができます。

紙の文書やファイルは、過剰な取り扱い、火災による損傷、洪水による損傷、その他の自然災害によって破壊される可能性があります。 データは世界中のサーバーに保存できるため、物的損害の可能性を強調することなく、ビジネスドキュメントを安全にアーカイブできます。 取り外し可能なハードドライブ、USBスティック、CDなどを使用して、アーカイブデータをポータブルにすることもできます。