事務処理を統一されたシステムに保つことは、それが混乱しないことを意味します。
ファイリングシステムは、保管用の書類やドキュメントを整理する方法です。 電子システムがコンピューター上にデータを保持している間、ドキュメントのハードコピーバージョンを含むキャビネットまたはボックスが保持されます。 このデータは、電子メールまたはスキャンされた書類である可能性があります。 システムがセットアップされたら、それを維持することが重要です。そうすることで、定期的に更新された情報が追加された状態を維持できます。 システムを保守するには、両方のシステムを使用するための手順を作成する必要があります。
ハードコピーファイリング
ステップ1
各フォルダ、ファイル、引き出しまたはボックスにラベルを付けます。 タイトルには、ドキュメントの件名に加えて、事務処理が開始される日付を含める必要があります。 たとえば、「2010年6月の領収書-現在」または「2008年2月の人材育成フォルダ」などです。
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ステップ2
保存する書類の新しいカテゴリがある場合、または古いフォルダ、ファイル、および引き出しがいっぱいになった場合は、新しいフォルダ、ファイル、および引き出しまたはボックスを作成します。 色分けを使用して、年または月を区別します。
ステップ3
最も関連性の高いフォルダまたはドロワーに新しいドキュメントを追加します。 ドキュメントをランダムにフォルダに入れると、情報が間違った場所で検索されるため、ファイリングシステムが台無しになります。 システムがドキュメントをアルファベット順に注文する場合は、別の形式に切り替えるのではなく、このプロセスを引き続き使用してください。
ステップ4
古い不要なドキュメントを毎年削除します。 ファイルに追加し続けると、一部の情報は無関係になり、古くなります。 それを細断して、余分なストレージスペースを解放します。
電子ファイリング
ステップ1
コンピュータにフォルダまたはディレクトリを作成します。 データが混乱しないように、定期的にデータを統合します。 複数のネットワークドライブまたは同様の情報を含む複数のフォルダを用意することは、データを整理する効率的な方法ではありません。
ステップ2
データを定期的にバックアップします。 これを行うには、DVD、USBドライブ、外付けハードドライブ、または外部の会社を使用します。 これにより、データが失われるのを防ぎます。
ステップ3
各ファイルをロックしたり、委任されたユーザーにアクセスを許可したり、ファイルを開くときにパスワードを追加したりして、データを保護します。 これにより、データの誤用、詐欺、不正アクセスを防ぐことができます。 さらに、システムがどのように機能するかを知っている人だけがそれを使用することを確信できます。
ステップ4
電子ファイリングシステムを使用するための手順を記述します。 各ユーザーが同じ方法でシステムを操作できるように、データを検索、参照、分類、およびアーカイブする方法のステップバイステップの説明を含めます。 ユーザー間の混乱を防ぐためにシステムを改良する場合は、最新の状態に保ってください。
ステップ5
2年ごとにファイリングシステムを確認してください。 それがうまく機能していることを確認してください-これは、ファイリングがどれほど効果的であるか、データを見つけるのがどれほど簡単か、そしてそれがどれほど整理されているかによって定義できます。 また、不要なファイルを削除し、電子的な混乱を最小限に抑えます。
必要なもの
ファイルキャビネットまたはボックス
フォルダー
空白のラベル
ペンまたはマーカー
コンピューター
ヒント
グループトレーニングの日を設けて、各ファイリングシステムがどのように機能するかを説明し、毎日管理および保守できるようにします。
ファイリングシステムをより使いやすく、より適切に整理するために、ファイリングシステムを開発する方法についてフィードバックを求めてください。
