スプレッドシートに対するデータベースの利点

データベースは、データをフィールドとレコードに編成するプログラムです。 スプレッドシートは、データを行と列のグリッドに格納して、計算とグラフの生成を可能にするプログラムです。 データベースとスプレッドシートはどちらも、企業、学校、その他の組織が店舗を整理し、データを使用するために使用されます。 どちらも貴重なツールですが、データベースにはスプレッドシートに比べていくつかの利点があります。

データベースでは、特定の変数を唯一の可能なエントリとして設定できます。 オプションは男性と女性だけだとしましょう。「エイリアン」と入力すると、データベースはデータを受け入れません。 スプレッドシートでは、数値などの値のカテゴリを使用できますが、データベースのカスタマイズはできません。 データベースは、患者番号などの一意の識別子が重複しないように指示されたときに、特定のフィールドもチェックします。 この重複チェックは、スプレッドシートでは使用できません。

データベースでは、デフォルトで、複数のソースからのデータを1つのデータベースに統合できます。 複数のアプリケーションとソースからのデータをフィールドに統合して、すべてのソースからのデータを整理して検索できるようにすることができます。 これはスプレッドシートで実行できますが、この機能を有効にするには他のアプリケーションまたはカスタムプログラミングが必要です。

スプレッドシートは、使用中はコンピュータのランダムアクセスメモリに保存されます。 これは、スプレッドシートに非常に大量のデータが含まれている場合に問題になります。 データベースは、処理中のデータをRAMにロードするだけで済みます。つまり、大規模なデータベースの一部のみが常に使用されます。

データベースは、ユーザーのニーズに基づいてデータを表示するようにプログラムできます。 たとえば、患者データベースは、医師に病歴を表示し、受付係に請求データを表示する場合があります。 スプレッドシートにはすべてのデータが表示されるため、特定の情報を見つけるのがより困難になります。

データベースは、大きなスプレッドシートと比較すると、より効率的に使用できます。 効率性により、タスクに費やす時間が減り、ミスが減ります。 これは、従業員の生産性と効率が向上するため、ビジネスの工数と精度の節約につながります。

データがスプレッドシートに入力されると、スプレッドシートの全体的なサイズは、同等のデータベースよりもはるかに速く増加します。 より多くの情報が入力されると、ネットワークを介したレポート、グラフ、およびデータアクセスの生成にかかる時間にかなりの違いがあります。