非常に長い間、Microsoft Wordには、印刷可能なラベルシートや、手紙などの一般的なドキュメント用のテンプレートが含まれていました。 さまざまなベンダー向けのラベルレイアウトを使用すると、Wordは特定のラベルに単一のエントリを印刷することも、ラベルのシート全体を一度に作成することもできます。
Outlookのアドレス帳またはExcelスプレッドシートまたはAccessデータベースに連絡先のリストがある場合、Mail Mergeは情報をインポートして、一連のラベルを自動的に作成できます。 または、メールマージ中にWordで直接独自のメーリングリストを作成することもできます。 MicrosoftのMailMergeは魔法ではありませんが、ほぼ同じ速さで機能します。
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明らかに、Mail Mergeには、大量のメールを送信する郵便局や大企業にとっての多くのメリットが含まれています。 しかし、それは普通の人々にとってさえ非常に便利です。 各封筒に手で宛名を書く必要がなくなった場合、家族は毎年12月に美しい（紙ベースの）ホリデーカードを送るという精神に戻るかもしれません。 ローカルPTAまたはスカウト部隊の運営を手伝う場合、MailMergeはチラシを送るのに非常に便利です。
メールマージはどのように機能しますか？
メールのマージには3つのドキュメントが関係しています。 ラベルに関しては、メインドキュメントは、会社のロゴや配送ラベルの差出人住所など、レイアウトを設定するために使用するものです（これらを含める場合）。 ラベルに印刷されるアドレスを含むメーリングリストがデータソースです。 これらの2つのドキュメントを組み合わせて、住所ラベルを作成します。 これが図です：
予想外の「落とし穴」がいくつかあります。
たとえば、Excel、Outlook、またはAccessをデータソースとして使用している場合は、すぐにはわからない可能性のある特定のルールに注意する必要があります。 たとえば、Excelスプレッドシートを使用する場合、ゼロが失われないように、郵便番号または郵便番号の列がテキストとしてフォーマットされていることを確認する必要があります。
また、Outlookをデフォルトの電子メールプログラムにしない限り、Outlookの連絡先をデータソースとして使用することはできません。
特にWordの経験はあるが、Microsoftの他のオフィス生産性ツールについて十分な知識がない場合は、Wordをデータソースとして使用する方が簡単な場合があります。
これが、Wordのほとんどのエディションで、時間のかかる完全なステップバイステップのメールマージウィザードルーチンを実行せずに、すべてWord内で基本的な宛名ラベルをすばやく作成して印刷する方法です。
ステップ1。 ラベルのメインドキュメントを準備します
Wordで、[ファイル]メニューに移動します。 [新しいドキュメント]、[空白のドキュメント]の順に選択します。
[メーリング]タブで、[メールマージの開始]グループに移動し、[メールマージの開始]、[ラベル]を選択します。 [ラベルオプション]ダイアログボックスで、連続フィードプリンターと枚葉プリンターのどちらを使用するかを確認します。
画像クレジット： Jacqueline Emigh / Techwalla
次に、[ラベル情報]で、使用するラベルのパッケージに対応するラベルベンダーと製品番号を選択します。 OKを押します。
ステップ2。 Wordでメーリングリストを設定する
[受信者の選択]に移動し、[新しいリストの入力]を選択します。
表示される[新しいアドレス一覧]ダイアログボックスで、メーリングリストの各メンバーの情報を各列に適宜入力します。 （これは、架空のキャラクターの短いリストを使用して以下で行いました。）
画像クレジット： Jacqueline Emigh、Techwalla
Tabキーを使用して、ある列から次の列に移動するか、テーブルの次の行に進みます。 テーブルに新しい行を作成するには、[新規エントリ]を選択するか、ALT + Nを押します。
[列のカスタマイズ]と呼ばれる使いやすい機能により、メーリングラベルに含める情報に多くの柔軟性がもたらされます。 以下に示すように、TitleやAddress Line2などの列を削除できます。 とにかく、これらは住所ラベルでは通常必要ないので、電話番号と電子メールアドレスも削除することをお勧めします。
画像クレジット： Jacqueline Emigh、Techwalla
また、[列のカスタマイズ]では、新しい列を追加したり、既存の列の名前を変更したり、リストの列の順序を変更したりできます。 列に必要なすべての変更を行ったら、[OK]を選択します。
リストに必要なすべての人を追加したら、[OK]をクリックします。
[アドレス一覧の保存]ダイアログボックスで、新しいファイルに名前を付けて、[保存]を選択します。
メーリングリストにすべてのアドレスを追加すると、最終的には次のようなメールマージ受信者のリストが作成されます。
画像クレジット： Jacqueline Emigh、Techwalla
ステップ4。 ラベルに住所を追加します
Wordは、ラベルをどのようにデザインしたいかを必ずしも知っているわけではありません。 次の手順では、住所ブロックに移動して、住所をラベルのどこに表示するかを定義します。
[アドレスブロック]を選択したら、[OK]をクリックします。 Wordは、ページの最初のアドレスラベルにアドレスブロックを挿入します。 その後、[すべてのラベルを更新]を選択して、ページ全体のすべてのラベルにアドレス帳を複製します。
ステップ5。 ラベルをプレビューして印刷します
[結果のプレビュー]ページに、ページ上のすべてのアドレスのプレビューが表示されます。
すべてが嗅ぎタバコに見える場合は、Finish＆Mergeに移動してラベルを印刷します。 スナフスに遭遇した場合、またはより見栄えの良いラベルが必要であると判断した場合は、[ファイル]メニューに戻り、新しい空白のドキュメントを開始します。
Start Mail Mergeグループに戻り、今度はウィザードを選択します。もちろん、Mail Mergeのウィザードであり、Dorothy's Land ofOzのウィザードではありません。
