הוראות שלב אחר שלב להכנת גיליון אלקטרוני של Excel

כשאתה עובד עם נתונים, גיליונות אלקטרוניים יכולים להיות דרך שימושית לארגן הכל בפורמט קל להבנה. גיליונות אלקטרוניים הם אידיאליים לקביעת תקציבים, מעקב אחר התקדמות בפרויקטים ותכנון. בעידן הטרום-טכנולוגי, עסקים השתמשו בפנקסי חשבונות מבוססי נייר כדי לעקוב אחר הדברים הללו, אך כעת Microsoft Excel הוא הכלי המועדף. למרבה המזל, יצירה ועדכון של גיליונות אלקטרוניים של Excel הם פשוטים יחסית.

לגיליון אלקטרוני יש את אותה הגדרה בין אם זה על הנייר או על מסך המחשב שלך. יש לך שורות שמתחילים למעלה וממשיכים למשך כל הנתונים. יש גם עמודות, שמתחילים בצד שמאל של הגיליון האלקטרוני וממשיכים ימינה ככל שתצטרך. הנקודה שבה שורה פוגשת עמודה מתאימה נקראת a תָא.

ב-Microsoft Excel, כל שורה מקבלת א מספר, בעוד שלכל עמודה יש ​​א מִכְתָב. אז התא הראשון הוא A1. אם אתה נותן לכל עמודה כותרת, השורה הראשונה שמורה למטרה זו, ומחייבת אותך להזין כותרת לכל עמודה. אם אתה עוקב אחר תקציב, למשל, העמודה הראשונה עשויה להיות המוצרים, בעוד שעמודה B היא הכסף שהוצאת ועמודה C, המס ששילמת, ואחריה המחיר הכולל בעמודה D.

אם יש לך Microsoft Office, Excel כלול בחבילה. עבור אל רשימת היישומים שלך ובחר ב-Microsoft Excel מהרשימה. בחר קוֹבֶץ ו חָדָשׁ כדי לפתוח גיליון אלקטרוני חדש עם כותרת ברירת המחדל של ספר 1. בתחתית המסך, יש לשונית שקוראת גיליון 1.

כמו ב-Microsoft Word, יש לך סרט בראש המסך המאפשר לך להתאים אישית את המסמך ולעצב את התאים. תַחַת בית, אתה יכול טקסט מודגש או לשנות את סוג הגופן והגודל. ניתן גם לשנות את יישור הטקסט בתוך כל תא ליישור שמאלי, מיושר לימין או למרכז.

דבר אחד שיכול לבלבל בהתחלה הוא הטרמינולוגיה. כל מסמך חדש שאתה פותח באקסל נקרא חוברת עבודה. בתוך כל חוברת עבודה, אתה יוצר גליון עבודה, אותו תראה כלשונית בתחתית המסך. כברירת מחדל, גיליון עבודה חדש נקרא Sheet1, אך ניתן ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור שנה שם לתת לו את השם שאתה רוצה.

כדי ליצור גליון עבודה חדש, לחץ על + סמל ליד לשונית גליון העבודה בתחתית המסך. אתה יכול להוסיף גליון עבודה בין שניים שכבר יצרת על ידי לחיצה ימנית על כרטיסייה ובחירה הכנס גיליון. אתה יכול להזיז גיליונות על ידי לחיצה על הכרטיסייה הרצויה וגרירתה ימינה או שמאלה למקום שבו היא ממוקמת כעת.

אחת התכונות השימושיות ביותר של גיליון אלקטרוני של Excel היא שלה סכום אוטומטי תכונה. כדי לראות כיצד הנוסחה הזו פועלת, הקלד סדרה של מספרים בעמודה ולאחר מכן לחץ על התא הריק מתחת למספר האחרון. על הסרט, לחץ נוסחאות ו סכום אוטומטי. תראה את הנוסחה עבור הסכום האוטומטי קופץ בתיבה האחרונה - לדוגמה, =SUM(A1:A4)‎. כאשר אתה לוחץ להיכנס, הנוסחה מסכמת את השורות שמעליה ומזינה את הסכום בתיבה שמכילה את הנוסחה.

אתה יכול גם לכתוב נוסחאות משלך. ככל שתהיה נוח יותר עם תכונה זו, תוכל להרחיב את מה שאתה יכול לעשות בתוך היישום. בנוסחת הסכום האוטומטי =SUM(A1:A4)‎, למשל, הנוסחה מכוונת את Excel לכלול את הפריטים בשורות A1 עד A4.

ככל שתתחיל לעבוד עם כמויות גדולות יותר של נתונים, תרגיש צורך הולך וגובר לנהל הכל בצורה יעילה יותר. א טבלת ציר מובנה ב-Excel כדרך לארגן מידע בקלות. במקום למיין באופן ידני בין שורות שורות של מידע, אתה יכול להגדיר דברים כדי להגיע במהירות לנתונים שאתה צריך.

עם טבלת ציר, אינך מארגן מחדש את גיליון Excel או משנה את הנתונים בתוכו. במקום זאת, אתה מפנה את הנתונים בדרך אחרת - ומכאן השם "ציר" - כדי להסתכל עליהם מכיוון אחר. אתה יכול להזין את המידע באופן ידני או לתת לאקסל לעשות את העבודה בשבילך.

אם ברצונך ליצור טבלת ציר עבור גיליון ה-Excel שלך, הדרך הקלה ביותר היא לתת למיקרוסופט להמליץ ​​​​על אחת עבורך. תַחַת לְהַכנִיס, לחץ על החץ הנפתח לצד טבלאות ולבחור המלץ על טבלאות PivotTables. בשלב זה, מיקרוסופט מציגה בפניך מספר אפשרויות לארגון הנתונים שלך.

אם אתה מרגיש הרפתקני, אתה יכול ליצור טבלת ציר משלך על סמך הנתונים שהזנת. תַחַת לְהַכנִיס, עבור אל החץ הנפתח ליד טבלאות ובחר טבלת ציר. אתה יכול לבחור להוסיף את טבלת הציר שלך לגליון העבודה הקיים או להתחיל גליון עבודה חדש עם המידע. לאחר שתבחר להיכנס, תוכל להתחיל לבנות את הדוח שלך.

תכונה שימושית נוספת של Excel היא לוּחַ מַחווָנִים, שיכול לעקוב אחר הנתונים שלך במקום אחד. ככל שעסקים נוטים לקבל החלטות מונעות נתונים, סוג זה של מידע קל לגישה הופך להיות חיוני. הדרך הטובה ביותר להבטיח הצלחה בעת בניית לוח מחוונים היא תחילה לתכנן מה אתה מקווה להרוויח על ידי כך. יש לרשום את המדדים שאתה צריך לאסוף הרבה לפני שתתחיל לבנות.

כשתהיה מוכן להתחיל, ייבא את הנתונים שלך ל-Excel אם הם עדיין לא שם. לאחר מכן, פתח חוברת עבודה חדשה והגדר גליון עבודה אחד או שניים נוספים על ידי הוספת כרטיסיות בתחתית. הגיליונות הנוספים הם המקום שבו אתה מסתיר את הנתונים הנוספים שלך. לאחר מכן הוסף תרשים גנט על ידי בחירה לְהַכנִיס, תרשימים והאפשרות השנייה. כדי להכניס את הנתונים שלך, לחץ לחיצה ימנית על התרשים ובחר בחר נתונים.

בין השימושים העסקיים הרבים עבור אקסל היא יצירת לוחות זמנים. אם אתה מנהל עסק עם עובדים במשרה חלקית העוקבים אחר לוח זמנים שבועי, אקסל יכול להיות שימושי. בעקבות מדריך אקסל קצר, תוכל להתחיל ליצור לוח זמנים עבור הצוות שלך.

כדי ליצור לוח זמנים, פתח את Excel והזן לוחות זמנים לתוך ה חפש בכל התבניות תיבה בפינה השמאלית העליונה. בחר את התבנית המתאימה ביותר למה שאתה מנסה לעשות. במקרה זה, סביר להניח שגם לוח משמרות עובדים אוֹ משמרת עובדים שבועית לוח זמנים. כשהם שם, תוכלו להקליד את השמות הפיקטיביים עם שמות העובדים שלכם, להוסיף שורות ולמחוק כותרות כך שתוכלו לשנות את הזמנים הרשומים.

מאקרו הם כלי שימושי של מיקרוסופט המאפשר לך לחסוך בצעדים גוזלים זמן על ידי קביעת פקודות פשוטות שיתאימו למשימות מסובכות יותר שאתה מבצע מדי יום. יצירה ושימוש במאקרו קל להפתיע, במיוחד ברגע שאתה מבין את זה. ראשית, תצטרך להוסיף את מפתח לשונית על ידי בחירה לְהִצטַיֵן > העדפות > סרט וסרגל כלים. בדוק את ה מפתח תיבה ברשימה בצד ימין ושמור את השינוי.

כדי ליצור מאקרו, בחר הקלט מאקרו על מפתח לשונית. תן שם למאקרו, הזן את מקש הקיצור שברצונך להצביע על הפעולה ולחץ בסדר. בצע מיד את הפעולה שברצונך להקליט ולאחר מכן לחץ הפסק להקליט בתוך ה מפתח לשונית. בכל פעם שאתה רוצה לבצע פעולה זו, אתה פשוט לוחץ על רצף מילות המפתח שציינת כשהקלטת את המאקרו.

רשימות ארוכות של מספרים יכולות להיות משעממות. אתה יכול לתבל כל גיליון אלקטרוני של Excel על ידי הוספת אלמנטים חזותיים. תרשים עוגה הוא דרך מצוינת להציג אחוזים, כאשר כל חלק בעוגה מייצג קטע מהמידע שאתה מעביר.

כדי ליצור תרשים עוגה, תחילה עליך לכלול את הנתונים בגיליון אלקטרוני. אם סקרתם 100 אנשים, ערכו רשימה בעמודה אחת של התשובות ומספר האנשים שבוחרים כל תשובה בעמודה הסמוכה לה. בחר את המידע שברצונך להיכלל בתרשים העוגה ובחר לְהַכנִיס בשורת התפריטים ו פַּאִי. לאחר מכן בחר את הסגנון שאתה מעדיף.

גרף עמודות עדיף להראות כיצד משהו השתנה לאורך זמן או להשוואה בין פריטים שונים זה לזה. אם סקרתם קבוצה גדולה של אנשים בנושאים שהם הכי מתעניינים בהם, למשל, תוכלו להשתמש בגרף עמודות כדי להראות כיצד הגברים והנשים ענו עבור כל תחום נושא.

לאחר שתזין את המידע בגיליון Excel, בחר את הנתונים שברצונך לכלול ובחר לְהַכנִיס > טבלה > בָּר מסרגל התפריטים. המידע מוצג כתרשים עמודות באופן אוטומטי. ניתן לשנות את הפריסה של תרשים העמודות החדש ברצועת הכלים בחלק העליון של המסך, כולל הוספה רכיבי תרשים, התאמה מהירה של הפריסה ושינוי הצבעים המשמשים להמחשת נתונים.

עסקים רבים מוצאים שגיליון אלקטרוני של Excel הוא כלי שימושי לארגון וניהול רשימות תפוצה גדולות. למרות שיש אפליקציות מסד נתונים מורכבות יותר לעסקים שיש להם רשימות דיוור לא מנוצלות, Excel יכול לעבוד מצוין עבור עסקים שעדיין בונים ומצמיחים מסד נתונים של לקוחות. זו יכולה להיות גם דרך מהירה וללא כאב ליצור תוויות דיוור מתוך רשימה קטנה של שמות שתפסת באינטרנט או מתגובות לקידום.

לפני שתוכל ליצור תוויות דיוור, תחילה עליך לבנות את רשימת התפוצה באופן שניתן להפוך בקלות לכתובות. אם ברצונך להדפיס תוויות, תצטרך לעבור ל-Microsoft Word ולבחור את סוג הדיוור שברצונך לבצע מתוך התחל מיזוג דואר תחתית דיוור. אם ברצונך להשתמש ברשימה שהגדרת ב-Excel, לחץ על החץ הנפתח לצד בחר נמענים ולבחור השתמש ברשימה קיימת. לאחר מכן, חבר את מסמך ה-Excel שלך.

שום מדריך לאקסל לא יהיה שלם מבלי לבדוק כיצד להדפיס את המסמך שיצרת. הדפסה ב-Excel יכולה להיות מעט מסובכת, ודורשת כמה שלבים נוספים אם אתה רוצה קווי רשת או שאתה צריך לשלוט באזור המסמך שאתה רוצה שיודפס. מכיוון שחוברת עבודה אחת יכולה להכיל גליונות עבודה מרובים, עליך גם לוודא שאתה מדפיס רק את הגיליונות הדרושים לך.

לפני ההדפסה, בחר את גליונות העבודה שברצונך להדפיס. אם ברצונך להדפיס גיליונות מרובים, החזק את המקש לחוץ מִשׁמֶרֶת מקש תוך כדי לחיצה על הכרטיסיות. בחר קוֹבֶץ > הדפס > הראה פרטים. כאן תוכלו לבחור אם להדפיס גיליונות פעילים או את חוברת העבודה כולה, כמו גם בחירת הכיוון. אם ברצונך להדפיס קווי רשת או כותרות, עליך לציין זאת לפני שתבחר קוֹבֶץ > הדפס בבחירה אפשרויות גיליון תחת פריסת דף הכרטיסייה וסימון התיבות כדי להדפיס את הפריטים הללו.