קרדיט תמונה: Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images
בעוד שרוב האנשים המכירים את Microsoft Outlook עשויים להשתמש בו בעיקר כדי לשלוח ולקבל הודעות דואר אלקטרוני, Outlook הוא יישום רב עוצמה עם כלים שימושיים רבים, כולל לוח שנה, ניהול משימות ורישום הערות תכונה. מרכיב מרכזי נוסף של Outlook הוא היכולת שלו לעזור לך לארגן את המידע האישי של אנשי הקשר שלך, בין אם הם עמיתים או אנשים מחוץ לחברה שלך. אתה עושה זאת עם הכלים אנשי קשר ופנקס כתובות.
הַגדָרָה
גם תכונת אנשי הקשר של Outlook וגם פנקס הכתובות הגלובלי דומות בהרבה ל-Rolodex אלקטרוני, שבו אתה יכול לגשת למידע ליצירת קשר עבור אנשים שאתה כנראה מתמודד איתם על בסיס קבוע. עם זאת, תכונת אנשי הקשר היא בדרך כלל רשימה של אנשי קשר חיצוניים, בעוד שפנקס הכתובות מכיל מידע עבור אנשים שעובדים בחברה שלך. זוהי הגדרה נפוצה בעולם העסקים מכיוון שפנקסי הכתובות מאוחסנים בשרת Exchange וניתן לשתף אותם עם כל אחד בחברה.
סרטון היום
פוּנקצִיָה
תכונת אנשי הקשר נועדה לעזור לך לגשת במהירות למידע עבור אנשים שאיתם היית בקשר בעבר, אך לא בהכרח עובדים עבור החברה שלך. רשימת הכתובות הגלובלית נועדה ליצור קשר מהיר עם עמיתים, או רשימות כתובות המוגדרות על ידי החברה.
יכולת עריכה
בעוד שכלי אנשי הקשר ופנקס הכתובות מכילים מידע ליצירת קשר, רק את אנשי הקשר יכולים המשתמשים לערוך מכיוון שהם מאוחסנים במחשב שלך. אתה יכול להוסיף אנשי קשר חדשים, לערוך מידע על איש קשר קיים ולמחוק אנשי קשר. את ספר הכתובות, לעומת זאת, ניתן לערוך בדרך כלל רק מנהל מערכת. עבור משתמשים ביתיים, שתי הרשימות ניתנות לעריכה.
מֵידָע
פנקס הכתובות מכיל בדרך כלל רשימה של כל עובד ומחלקה בחברה, כולל כתובת דואר אלקטרוני, שלוחת טלפון או מספר טלפון, כותרת ומיקום. לחיצה על ערך בודד תעניק לך פרטים נוספים ליצירת קשר, כגון מספר עסק שני וכתובת דואר. רישום איש קשר כולל שם, שם תצוגה וכתובת דוא"ל. לחיצה על איש קשר בודד תפתח טופס עם שדות להזנת מידע נוסף, לרבות חברה, כתובת למשלוח דואר, תפקיד, מספרי טלפון ותמונה.
יכולת חיפוש
גם אנשי הקשר וגם פנקס הכתובות יעזרו לך לאתר במהירות מידע ליצירת קשר על אנשים כך אתה לא צריך לבזבז זמן בחפירות אחר כרטיסי ביקור או דפדוף בספריות של החברה. סביר להניח שבראש ממשק התוכנית יש לך סמל קטן שנראה כמו ספר פתוח. כאשר אתה לוחץ עליו, קופצת תיבת חיפוש. אתה יכול להזין שם בתיבת חיפוש זו ולבחור אם לחפש בפנקס הכתובות או ברשימת אנשי הקשר.
