שיתוף לוחות שנה יכול להיות כלי ארגוני חזק ויעיל במיוחד עבור עסקים.
קרדיט תמונה: Moon Safari/iStock/GettyImages
פלטפורמת התוכנה של Microsoft Outlook נחשבת לרוב ככלי לניהול דואר אלקטרוני. עם זאת, הפונקציונליות המלאה של יישום זה משתרעת הרבה מעבר לשליחת דואר אלקטרוני למגוון של משאבי פרודוקטיביות רבי עוצמה, כולל ניהול לוח שנה, כלי יומן, גלישה באינטרנט ו יותר. אחת הדרכים הנפוצות ביותר שבהן משולב Outlook בסביבות עבודה מקצועיות היא באמצעות שיתוף לוח שנה. אם אתה מנסה לבקש גישה ליומנים ב-Outlook, תוכל לעשות זאת באמצעות כמה שלבים פשוטים.
עֵצָה
שיתוף לוחות שנה יכול להיות כלי ארגוני חזק ויעיל במיוחד עבור עסקים. אתה יכול לבקש להציג את היומן של אדם אחר ב-Outlook באמצעות כמה שלבים פשוטים.
היסודות של תכונות לוח השנה של Microsoft Outlook
כלי לוח השנה הכלולים ב-Microsoft Outlook משמשים הרבה יותר מסתם שירות תזכורות. למעשה, לוח השנה המסוים הזה מאפשר למשתמשים ליצור ולשתף לוחות זמנים קבוצתיים, לארגן זאת פגישות ואירועים, יצירת פגישות ולוחות שנה חופפים למשתמשים שונים, בין היתר פונקציות. במיוחד במצבים שבהם זמן פנוי הוא מצרך יקר, Microsoft Outlook הצליחה לייעל ולייעל את ניהול לוח הזמנים.
סרטון היום
לאחר יצירת חשבון Outlook שלך, אתה אמור לקבל מיד גישה לכל תכונות היומן הכלולות בתוכנה. אם אתה משתמש ב-Outlook כחלק מצוות פנימי במקום העבודה שלך, סביר מאוד להניח שלך מנהל המערכת כבר הגדיר מראש את חשבון Outlook שלך להשתלב בצורה חלקה עם שלך עמיתים.
Outlook מספק גם את היכולת הייחודית לשלוח יומן לכל אחד, כולל משתמשים שאינם ב-Outlook, באמצעות דואר אלקטרוני. הודות למערכת הרשאות גמישה, ניתן לשנות את היומנים הללו כך שיציגו רק קבוצה מסוימת של נתונים שנקבעו מראש על ידי הבעלים של היומן. על מנת לפתוח את היומן, לעומת זאת, הנמען יצטרך לקבל גישה לאפליקציית Outlook.
בקש הרשאה להציג לוח שנה ב-Outlook 2016 ואילך
אם אתה מוכן לבקש הרשאות צפייה עבור לוח שנה, הצעד הראשון שלך צריך להיות כניסה לחשבון Outlook שלך ולנווט ללשונית לוח שנה. לחץ על כרטיסייה זו כדי לפתוח את חלון לוח השנה. השלב הבא שלך צריך להיות ללחוץ על סמל שתף לוח שנה שנמצא בסרגל הכלים העליון של היישום. לחיצה על סמל זה אמורה לחשוף רשימה של אנשים שאיתם תוכל לשלוח ולקבל מידע על לוח שנה.
מצא את האדם שאת היומן שלו ברצונך להציג, בחר את שמו ולאחר מכן סמן סימון בתיבה שליד האפשרות "בקש הרשאה לצפייה ביומן של הנמען". בתפריט הפרטים הבא, תוכל להתאים אישית את הגדרות ההרשאות לפני לחיצה על שלח כדי להעביר את בקשתך למשתמש.
לאחר קבלת בקשתך לשתף את היומן שלו, למשתמש המדובר יש אפשרות ללחוץ על אפשר או דחה. אם הם כן לוחצים על כפתור אפשר, אתה אמור לקבל גישה מיידית ללוח השנה שלהם.
פתרון בעיות שעלולות להתעורר
אם אתה עדיין לא מצליח לגשת ליומן האחר לאחר שלבים אלה, ייתכן שתצטרך להתייעץ עם מקצוען IT. בקשת גישה ליומן עבור Office 365 וחבילות תוכנה קשורות אחרות לא חייבת להיות קשה, אבל זה יכול להיות קצת מבלבל אם יש בעיות טכנולוגיות בסיסיות שצריך לפתור ראשון. עם זאת בחשבון, צור קשר ברור עם כל צוות תמיכה שיש לך במקום עבודתך על מנת להבטיח שתוכל לקבל את הסיוע הדרוש לך בזמן.
