תוכן
- שלב 1: הכן את הנתונים שלך
- שלב 2: נסה המלצה
- שלב 3: התאם אישית את טבלת הצירים שלך
- שלב 4: צור טבלאות ציר משלך מאפס
- שלב 5: השקיעו בלמידה מסוימת
לפני שנתחיל, למה בדיוק טובות טבלאות ציר? במילים פשוטות, טבלאות ציר מאפשרות לך להסתכל על אותם נתונים בדרכים שונות ומזוויות שונות, כדי להקל על ביצוע ניתוח מעמיק ולאתר מגמות חשובות. כאשר אתה מעריך תוצאות מכירות, למשל, ייתכן שתרצה להסתכל על אדם בודד, מוצר ספציפי או מסגרת זמן מסוימת. עם טבלת ציר, אתה יכול ליצור מאגר מידע אחד ולאחר מכן לשנות בקלות את המיקוד שלך מדבר אחד למשנהו - ניתוח שיהיה מייגע לבצע באופן ידני.
סרטונים מומלצים
שימו לב שתזדקקו ל- גרסה מלאה של Excel 2016 להשתמש בטבלאות ציר. פלטפורמת Windows האוניברסלית (UWP) גרסת Windows 10 של אקסל לא כולל את זה ועוד רבים אחרים תכונות מתקדמות של Excel. לבסוף, אם אתה רוצה לנסות תכונות חדשות של Excel, הצטרף ל- תוכנית Office Insider ואולי להיות הראשון לחוות פונקציית טבלת ציר חדשה.
קָשׁוּר
- כיצד למצוא את מפתח המוצר של Windows 11
- מיקרוסופט מנהלת את המשרד שלך. Microsoft 365 Personal רוצה לנהל גם את המשפחה שלך
שלב 1: הכן את הנתונים שלך
אולי השלב החשוב ביותר בשימוש בטבלאות ציר של Excel הוא לארגן בקפידה את הנתונים שלך. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להשתמש טבלאות אקסל, המאפשרים לך להוסיף שורות שייכללו בטבלת הצירים שלך בכל פעם שתלחץ על רענון. אבל לכל הפחות, אתה רוצה שהנתונים שלך יהיו בצורת טבלה עם כותרות עמודות אינפורמטיביות ועם נתונים עקביים בתוך עמודות.
לדוגמה, נניח שאתה רוצה לנתח מידע מכירות עבור החברה שלך. יש לך שישה אנשי מכירות שמוכרים שלושה מוצרים במספר אזורים. המוצרים שלך מותאמים לכל לקוח ולכן התמחור משתנה. הנה טבלה לדוגמה עם מידע בדיוני כדי לתת לך מושג כיצד ניתן לארגן נתונים תוך מחשבה על טבלת ציר.
הטבלה נוצרה פשוט על ידי הזנת הנתונים, לאחר מכן בחירת כל הטווח, ולאחר מכן מעבר אל הוספה > טבלה. שוב, אינך חייב לבצע את הצעד הזה, אך מומלץ אם ברצונך להוסיף עוד שורות של נתונים מאוחר יותר ולהקל על עדכון טבלת הצירים שלך.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
שלב 2: נסה המלצה
אקסל מלא בטריקים חמודים כדי להקל על העבודה עם נתונים, ובמידת האפשר הוא ינסה לנחש מה אתה רוצה להשיג ואז לבצע אוטומטית כמה שלבים. האופי המועיל הזה מודגם כאן על ידי הכלי PivotTables מומלצים, שמסתכל על הנתונים שלך ומציע כמה אפשרויות הגיוניות כיצד לנתח ולהציג דברים.
כדי להשתמש בטבלת ציר מומלצת, פשוט עבור אל Insert > PivotTables מומלצים. Excel יציג כמה אפשרויות לשקול. בדוגמה שלנו, Excel מציע ליצור 10 טבלאות ציר שונות שמסתכלות על מספר זוויות שונות בנתוני המכירות שלנו. שים לב שהאופן שבו אתה מתייג את העמודות שלך משנה; Excel קורא את הכותרות הללו ומציע המלצות שהגיוניות ביותר. אם אתה רוצה להסתכל על מחירי מכירה, למשל, אל תשתמש במונח "עלות", כי אקסל יבסס את ההמלצה שלה בהתאם.
המלצה אחת היא "סכום סך המכירות לפי לקוח". אם נבחר באפשרות זו, Excel ימשיך ליצור את טבלת הציר.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
שימו לב שטבלת הציר מציגה רק את הנתונים הרלוונטיים לניתוח הנוכחי שלנו. בצד ימין, תמצא את הקריטריונים שבהם השתמש Excel כדי ליצור אותו בתיבת הדו-שיח PivotTable Fields. נסקור את המשמעות של כל אחד מהתחומים הללו בסעיף הבא על התאמה אישית.
שלב 3: התאם אישית את טבלת הצירים שלך
כל אחד מהפריטים בדיאלוג זה חשוב כדי לקבוע כיצד טבלת הצירים שלך תעבוד. לחץ על גלגל השיניים של התצורה כדי לשנות את המראה של תיבת הדו-שיח הזו למה שהכי מתאים לך.
בחירת שדות
כאן אתה בוחר אילו עמודות לכלול בטבלת הצירים שלך. האופן שבו הנתונים יאכלסו בטבלת הציר נקבע על פי סוג הנתונים שהם מייצגים - Excel יבין עבורך אם להוסיף עמודה לטבלת הצירים שלך או להוסיף את נתוני השדה בתוך שולחן. לדוגמה, אם תבחר "פריטים", Excel מניח שברצונך להוסיף את מספר הפריטים עבור כל לקוח.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
מצד שני, אם תבחר "תאריך", Excel ממקם את הנתונים בטבלה ומארגן את המכירות לפי מועד התרחשותן.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
בזמן שאתה עובד על טבלאות ציר משלך, אתה יכול להתנסות כדי לראות כיצד שדות הוספה והסרה משפיעים על הנתונים המוצגים. תגלו ש-Excel עושה עבודה נהדרת בביצוע בחירות הגיוניות, אבל תוכלו גם לשנות דברים אם הבחירות של Excel לא הגיוניות.
מסננים
גרור פריטים מרשימת בחירת השדות לקטע "מסננים" אם ברצונך להגביל את הנתונים שיוצגו. לדוגמה, אם תגרור את "לקוח" לקטע "מסננים", תוכל להציג בקלות רק את הנתונים מלקוח אחד או מבחר.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
עמודות
על ידי גרירת שדות לקטע "עמודות", תוכל להרחיב את האופן שבו הנתונים שלך מדווחים. שוב, כאשר אתה גורר שדה לתוך חלק זה, Excel ינסה להבין כיצד אתה רוצה להציג את הנתונים. לדוגמה, אם תגרור את "תאריך" לקטע "עמודות", אזי Excel יציג את המכירות כמסוכמות עבור מסגרת הזמן ההגיונית ביותר, שבמקרה זה היא לחודש. זה יעזור אם הדאגה העיקרית שלך הייתה כמה נמכר על בסיס חודשי תוך עין על דפוסי רכישה של לקוחות.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
שורות
באופן דומה, אתה יכול לגרור שדות לקטע "שורות" כדי להטמיע נתונים שונים בשורות טבלת ציר. שוב, אם נגרור את "תאריך" לקטע "שורות", אקסל יחלק את המכירות לפי לקוח לחודש, אבל הנתונים יסוכמו לפי לקוח ולא לפי חודש כמו בדוגמה הקודמת. במקרה זה, אתה מודאג בעיקר מהסכום שמכרת לכל לקוח, אבל אתה גם רוצה לזהות טרנדים מבוססי זמן.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
ערכים
לבסוף, הקטע "ערכים" קובע כיצד אתה מנתח את הנתונים שלך. בכל הדוגמאות שלנו עד כה, בחנו את סך המכירות. אם תלחץ על מקש החץ למטה בסעיף זה, תוכל להגדיר את הגדרות שדה הערך שלך כדי להסתכל על חישוב מספרי אחר.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
לדוגמה, נניח שאתה רוצה להסתכל על ממוצעי מכירות במקום על סך המכירות. פשוט תבחר "ממוצע" בתיבת הדו-שיח של הגדרות שדה הערך. אתה יכול גם להגדיר את פורמט המספרים כך שהתוצאות יהיו הגיוניות ביותר.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
כעת, במקום לשקול את סך המכירות לפי לקוח, ולאחר מכן לחשב את הסכום הכולל, אנו בוחנים את המכירות הממוצעות לפי חברה ולאחר מכן את המכירות הממוצעות ברחבי החברה. זה יעזור להעריך אילו לקוחות נמצאים מעל או מתחת לממוצע במכירות, למשל, ולכן מי ראוי לתשומת הלב הרבה ביותר (או לפחות). בדוגמה שלנו, אולי Acme Engineering וג'ונס Roofing לא זוכות לתשומת לב מכירות כמו האחרות.
ברור שטבלאות ציר מציעות שלל אפשרויות כדי להקל על חיתוך וחתך הנתונים שלך. החוכמה לשימוש יעיל בטבלאות ציר הוא להחליט בדיוק מה אתה רוצה לראות לפני שתתחיל ליישם אפשרויות. אתה גם רוצה לוודא שהנתונים שלך תואמים לאופן שבו ערכת את הטבלה שלך ולאופן שבו נתת לכותרות שלך. ככל שתהיה זהיר יותר בהגדרת דברים, טבלאות הציר שלך יהיו אפקטיביות יותר.
שלב 4: צור טבלאות ציר משלך מאפס
לאחר ששיחקתם עם תכונת טבלת הציר וקיבלתם הבנה מסוימת כיצד האפשרויות השונות משפיעות על הנתונים שלכם, אז תוכלו להתחיל ליצור טבלת ציר מאפס. התהליך דומה לשימוש בהמלצה, רק אתה עובר אל הוספה > PivotTable ולאחר מכן בחר ידנית את הנתונים שלך כשלב הראשון שלך.
במקרה שלנו, זה אומר לבחור בטבלה 1, אבל נוכל גם לבחור טווח נתונים או למשוך ממקור נתונים חיצוני. אנחנו יכולים גם להחליט אם ברצוננו ליצור גליון עבודה חדש או למקם את טבלת הציר ליד הנתונים שלנו במיקום מסוים בגליון העבודה הקיים.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
לאחר שבחרנו, מוצגת לנו טבלת ציר ריקה ודיאלוג השדות PivotTable שלנו.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
יצירת טבלת ציר משלנו היא רק עניין פשוט של בחירת שדות וקביעה כיצד אנו רוצים שהנתונים יחושבו ויוצגו. נניח שאנו רוצים לראות כיצד אנשי מכירות הופיעו בחודש, עם סך כולל של מכירות לשנה. אנו בוחרים בשדות "איש מכירות", "תאריך" ו"סה"כ מכירות", גוררים את השדה "איש מכירות" לקטע "מסננים", ומגדירים את הערכים שיוצגו כמטבע. Excel מוסיף אוטומטית את פריטי התאריך הרלוונטיים לקטע "שורות" ומניח שאנו רוצים לראות סכומים.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
כברירת מחדל, Excel יציג את כל הנתונים עבור כל אנשי המכירות. אנחנו יכולים גם לבחור איש מכירות בודד כדי לראות רק את הנתונים שלו. במקרה זה, אנו רואים שלג'ודי פרנץ' היו מכירות תוך שלושה חודשים בלבד, למרות שסכומי המכירות שלה היו משמעותיים. זה יכול לומר שתהליך המכירה שלה היה ארוך יותר כי היא רדפה אחרי לווייתנים במקום דגים - מסקנה חשובה, אם היא מדויקת. אולי השקעה בעוזרת שתעזור לג'ודי לסגור את המכירות שלה מהר יותר תהיה רעיון טוב.
מארק קופוק/טרנדים דיגיטליים
שלב 5: השקיעו בלמידה מסוימת
אם אתה רוצה לקבל בֶּאֱמֶת טוב בשימוש בטבלאות ציר של Excel, השקיעו קצת זמן בלימוד קצת יותר על האופן שבו הוא משתמש בסוגי הנתונים השונים. מיקרוסופט מציעה משאבי הדרכה משלה ויש שלל של מאמנים של צד שלישי לשקול.
עם זאת, באופן כללי, משמעות הדבר היא חפירה ב-Excel בצורה שהיא מעבר לתחום של מדריך זה. עם זאת, אני מקווה שאתה רואה כעת כיצד טבלאות ציר יכולות להיות כלי רב עוצמה בניתוח הנתונים שלך, ו זה קל יחסית להתחיל כל עוד הנתונים שלך מוגדרים לסוג הנכון שולחן. ואנחנו לא יכולים להדגיש מספיק כמה זה חשוב לדעת מה אתה רוצה להשיג עם טבלת הציר שלך לפני שאתה מתחיל.
המלצות עורכים
- להשתמש ב-Office? המחשב שלך עלול להיות בסיכון עקב השינוי הזה של Microsoft
- כיצד להגן על קובץ אקסל באמצעות סיסמה
