המשימות של Outlook עוזרות לך לנהל את פריטי רשימת המטלות החשובים שלך.
קרדיט תמונה: אנדראס רודריגז/iStock/Getty Images
אתה יכול לשלב את המתודולוגיה Getting Things Done של David Allen עם Microsoft Outlook 2013 באמצעות קטגוריות, דגלים מעקב וסדרי עדיפויות. בעוד שאתה יכול להגדיר באופן ידני את Outlook במחשב שלך ליישם את מתודולוגיית GTD, מספר תוספות של Outlook מציעות כלי אינטגרציה מתקדמים של GTD. אתה יכול ליצור משימות ישירות מפריטי Outlook האחרים שלך, כגון דואר אלקטרוני ופגישות, ולאחר מכן להקצות אותן לפרויקטים ולרשימות פעולות כדי לעזור לך לעבד את תיבת הדואר הנכנס שלך בצורה יעילה יותר.
הגדרה ידנית של Outlook עבור GTD
שלב 1
הזן כל אחד מהפרויקטים שלך ל-Outlook כקטגוריות כדי שתוכל לשייך פריטים לפרויקטים ספציפיים. לחץ לחיצה ימנית על אימייל, פגישה או משימה, לחץ על "סווג" ולאחר מכן על "כל הקטגוריות". לחץ על כפתור "חדש...". הוסף כל שם פרויקט והקצה צבע.
סרטון היום
שלב 2
המר פריטי Outlook אחרים למשימות כאשר הם מגיעים לידיעתך. לדוגמה, אתה יכול להמיר הודעת דואר אלקטרוני למשימה. גרור ושחרר פגישה, הודעת דואר, איש קשר או הערה מעל "משימות" בחלונית הניווט כדי ליצור אוטומטית משימה חדשה מתוכן הפריט.
שלב 3
הקצה דגלים וסדרי עדיפויות למשימות שלך. פתח משימה ולאחר מכן לחץ על הפקודות בקבוצת המעקב של רצועת הבית ב-Tasks כדי להוסיף דגל. לחץ על הלחצן "עדיפות" בקבוצת התגים כדי לסמן פריט כ"חשיבות גבוהה". אתה יכול להשתמש במדד זה כדי לסמן את פריטי הפעולה שלך לפי מתודולוגיית GTD.
שלב 4
הצג את רשימת המשימות שלך לפי פרויקט, תאריך או חשיבות. לחץ על "משימות" בחלונית הניווט. לחץ על הכרטיסייה "תצוגה". בחר מבין אפשרויות התצוגה הזמינות בתיבה הנפתחת בקבוצת הסדר. לדוגמה, בחר "קטגוריות" כדי לסדר את המשימות שלך לפי פרויקטים, "תאריך התחלה" או "תאריך יעד" כדי לסדר את המשימות שלך לפי תאריך, או "עדיפות" כדי לסדר את המשימות שלך לפי עדיפות.
שימוש בתוסף NetCentrics GTD Outlook
שלב 1
הורד והתקן את גרסת הניסיון החינמית של התוסף Getting Things Done Outlook מאת NetCentrics. תוספת זו נועדה לפשט את היכולת שלך לעבד פריטי Outlook בהתאם למתודולוגיה של דיוויד אלן.
שלב 2
בחר מתוך פעולות המפתח בסרגל הכלים של NetCentrics כדי לעבד את פריטי Outlook שלך למשימות. לדוגמה, בחר אחת מהפעולות הבאות מהקבוצה 'קבלת דברים לעשות' ברצועת הבית: "פעולה", "הפעולה הבאה", "האצלה", "דחה" או "ביום מן הימים." כאשר אתה בוחר באחת מפקודות אלה מפריט דואר, משימה מתוייקת בתיקייה המתאימה לה והפעולה מוקצית ל- מְשִׁימָה.
שלב 3
נהל את כל הפרויקטים השוטפים שלך באמצעות Project Central. לחץ על הלחצן "מרכז הפרויקט" בקבוצה "קבלת דברים לעשות" של סרט הבית. אתה יכול להשתמש בחלון זה כדי לעזור לך לארגן משימות בפרויקטים ספציפיים.
שלב 4
הפקת דוח פרויקט. לחץ על לחצן התפריט "פרויקט" ב-Project Central ולאחר מכן לחץ על "צור דוח...". בחר את האפשרויות לכלול בדוח שלך. לדוגמה, בחר "תאריך יעד" מהתפריט הנפתח מיין משימות לפי. לחץ על "אישור" כדי להפיק את הדוח שלך. לחץ על הלחצן הדפס כדי להדפיס את הדוח שלך -- הוא מסומן בסמל הדומה למדפסת.
שימוש בתוסף TaskCracker עבור Outlook
שלב 1
הורד והתקן את גרסת הניסיון החינמית למשך 30 יום של TaskCracker עבור Outlook. TaskCracker עוזר לך לארגן את פריטי Outlook שלך באמצעות ייצוג חזותי של המשימות והפרויקטים שלך עם ממשק גרירה ושחרור.
שלב 2
לחץ על הפקודה "פתח את TaskCracker" בקבוצת הפתיחה של הסרט TaskCracker. לחלופין, אתה יכול ללחוץ על "TaskCracker" בתחתית חלונית התיקיות בצד שמאל.
שלב 3
ארגן את המשימות שלך לפי עדיפות. לחץ על משימה, גרור אותה לרביע אחר בתוך מסך ה-TaskCracker ולאחר מכן שחרר אותו כדי להקצות את המשימה לעדיפות זו. אתה יכול להשתמש בשיטה זו כדי להקצות במהירות פעולות לרשימת המשימות שלך מבלי לפתוח כל משימה בודדת.
