אתה יכול להוסיף תזכורת רק אם אתה מסמן את האימייל.
הפעל את Microsoft Outlook 2013 ולחץ על הלחצן "דוא"ל חדש" כדי ליצור דוא"ל חדש. כתוב את האימייל שלך, לחץ על "מעקב" בקבוצת התגים בכרטיסייה הודעה ובחר "הוסף תזכורת". החלון מותאם אישית מופיע.
סמן את התיבה "דגל עבורי" כדי ליצור לעצמך תזכורת. בחר את סוג הדגל מהתיבה "דגל אל". אתה יכול לבחור דגל "מעקב", "למידע שלך", "העבר", "אין צורך בתגובה", "קרא", "השב", "השב לכולם" או "סקור". בחר את תאריך ההתחלה של הדגל מהתיבת "תאריך התחלה" ואת תאריך היעד מהתיבת "תאריך יעד". הדגלים מאפשרים לאנשים לאתר במהירות מיילים חשובים; ניתן למיין אימיילים לפי סטטוס דגל. סמן את התיבה "תזכורת" ובחר תאריך ושעה עבור התזכורת משתי התיבות הנפתחות.
סמן את התיבה "דגל לנמענים" ולאחר מכן את התיבה "תזכורת" כדי לסמן את המייל עבור הנמענים וגם להוסיף תזכורת עבורם. בחר את סוג הדגל מהתיבה "דגל אל" ולאחר מכן הגדר את התאריך והשעה עבור התזכורת באמצעות שתי התיבות הנפתחות. לחץ על "אישור" כדי להוסיף את התזכורות למייל ולאחר מכן לחץ על "שלח" כדי לשלוח את ההודעה.
לחץ על "משימות" בפינה השמאלית התחתונה של חלון Outlook 2013 ולאחר מכן לחץ על "משימות" כדי לראות את כל המשימות שלך. ניתן למיין משימות לפי נושא, תאריך יעד, קטגוריה או דגל.
לחץ על הלחצן "משימה חדשה" בקבוצה חדשה בלשונית בית כדי ליצור משימה חדשה, ולאחר מכן לחץ על כפתור "הקצה משימה" בקבוצת נהל משימה בכרטיסייה משימה.
בחר את תאריך ההתחלה ותאריך היעד עבור המשימה מהתיבות "תאריך התחלה" ו"תאריך יעד". בחר עדיפות למשימה מרשימת "עדיפות". אתה יכול לבחור בעדיפות "גבוהה", "רגילה" או "נמוכה".
בחר את סטטוס המשימה מהתיבה "סטטוס". אתה יכול לבחור סטטוס "לא התחיל", "בביצוע", "הושלם", "מחכה למישהו אחר" או "נדחה".
סמן את "שמור עותק מעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי" אם ברצונך להוסיף את המשימה לרשימת המשימות שלך ולעדכן אותה אוטומטית. סמן את התיבה "שלח לי דוח מצב כאשר משימה זו הושלמה" אם ברצונך לקבל הודעה כאשר הנמען ישלים את המשימה.
עֵצָה
תוכל לקבל תזכורות גם לעצמך וגם לנמענים באותו דוא"ל אם התיבות "דגל עבורי" ו"דגל לנמענים" מסומנות.
כדי להסיר תזכורות ודגלים, פתח את המייל, לחץ על "מעקב" ולאחר מכן בחר "הוסף תזכורת". בטל את הסימון בתיבות "דגל עבורי" ו"דגל עבור נמענים" כדי להסיר את הדגלים והתזכורות. כדי להסיר רק את התזכורות, בטל את הסימון בתיבות "תזכורת". שימו לב שלא ניתן לקבל תזכורת ללא דגל.
אם ברצונך לשלוח משימה קיימת, פתח אותה ולאחר מכן לחץ על "הקצה משימה". אתה יכול לערוך את המשימה לפני שליחתה.
ניתן לחזור על משימה על ידי לחיצה על כפתור "הישנות" בקבוצת החזרה ובחירת אפשרויות החזרה המתאימות.
משימות חוזרות נשארות ברשימת המשימות שלך, אך לעולם לא מתעדכנות. עם זאת, תוכל לקבל דוח מצב עבור כל התרחשות שהושלמה אם תסמן את התיבה "שלח לי דוח מצב כאשר משימה זו תושלם".
אַזהָרָה
היזהר בעת שליחת תזכורות עם המיילים שלך. חלק מהאנשים עלולים להתעצבן כשהתזכורת תיעלם, במיוחד אם הם בעבודה. כדי לעקוף את הבעיה הפוטנציאלית הזו, סמן את האימייל עבור הנמען מבלי לסמן את התיבה "תזכורת".
לא ניתן להקצות משימה למספר אנשים. עם זאת, אתה יכול לחלק את המשימה שלך למספר משימות קטנות יותר ולהקצות כל אחת לאדם אחר.
