הגדר כללים מורכבים עם מספר תנאים או חריגים לניהול הדוא"ל שלך.
תיבת דוא"ל עמוסה יכולה להתמלא בקרוב בתערובת של הודעות דחופות וחשובות או לגמרי לא רלוונטיות וטריוויאליות. אחת הדרכים למיין את חיטת האימייל מהמוץ היא להגדיר כללים המסננים אוטומטית את ההודעות לתיקיות שונות כשהן מגיעות לתיבת הדואר הנכנס שלך. Outlook מציע אפשרויות כללים רבות לסינון הודעות לפי מילות מפתח, שולח, נושא, חשבון או שדה כתובת. אחד מכללי הסינון הנפוצים ביותר מפנה הודעות דוא"ל מאדם או קבוצת אנשים ספציפיים - למשל הבוס שלך, לקוח או חברי צוות פרויקט - מתיבת הדואר הנכנס לתיקיה ייעודית. השתמש בתכונה כללים והתראות ב-Outlook 2013 כדי לסנן ולארגן את הודעות הדוא"ל שלך באופן אוטומטי.
שלב 1
לחץ על הכרטיסייה "קובץ".
לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ברצועת התפריט הראשי מכל מסך ב-Outlook.
סרטון היום
שלב 2
בחר "נהל כללים והתראות".
בחר בלחצן "נהל כללים והתראות" במסך המידע.
שלב 3
לחץ על "כלל חדש".
לחץ על הלחצן "כלל חדש" בחלון הדו-שיח כללים והתראות. אתה יכול גם לשנות את ההגדרות עבור כללים קיימים מחלון דו-שיח זה.
שלב 4
בחר תבנית כלל.
בחר את תבנית הכלל המועדפת עליך מהרשימה בקטע "בחר תבנית" בחלון הדו-שיח של אשף הכללים. Outlook מציע תבניות כללים המכסות משימות רבות של סינון דואר אלקטרוני. אחד הכללים הנפוצים ביותר מסנן הודעות מאדם או קבוצת אנשים לתיקיה ספציפית. בחר "העבר הודעות ממישהו לתיקיה" ולאחר מכן לחץ על הקישור המסומן בקו תחתון "אנשים או קבוצה ציבורית" בחלונית תיאור הכללים.
שלב 5
בחר איש קשר.
לחץ פעמיים על כל איש קשר בפנקס הכתובות של Outlook כדי להוסיף אותם לשדה "מאת". לחץ על כפתור "אישור".
שלב 6
ציין תיקיה.
לחץ על הקישור לתיקיה "שצוין" בחלונית תיאור הכללים בתיבת הדו-שיח Rules Wizard.
שלב 7
בחר את התיקיה.
לחץ כדי לבחור את תיקיית Outlook שבה ברצונך להשתמש לאחסון הודעות שסוננו על ידי הכלל. החלונית "בחר תיקייה:" מציגה את כל התיקיות הזמינות של Outlook. לחץ על כפתור "אישור".
שלב 8
הקש "הבא."
עיין בהגדרות הכללים שלך. אתה יכול להוסיף או להסיר אנשים או לשנות את יעד התיקיה על ידי לחיצה על קישורים אלה בחלונית תיאור הכללים. לחץ על "הבא" כשתהיה מוכן להמשיך הלאה.
שלב 9
בחר תנאי כלל.
לחץ כדי לבחור תנאים אחרים שברצונך לכלול בכלל; לדוגמה, הפעלת תיבת הסימון "שלח רק אליי" פירושה ש-Outlook יחיל את הכלל רק על מיילים שנשלחו אליך בלבד.
שלב 10
בחר חריגים של כללים.
בחר חריגים לכלל שלך; לדוגמה, בחירה ב"למעט אם נשלח רק אליי" פירושה ש-Outlook לא יפעל לפי הכלל עבור הודעות דוא"ל שנשלחות אליך בלבד. רבים מהחריגים והתנאים כוללים פעולות הניתנות להגדרה. לדוגמה, אם תבחר בחריג "למעט אם הנושא מכיל מילים ספציפיות", לחץ על הקישור "מילים ספציפיות" המסומן בקו תחתון ובחר את המילים להוספה לכלל. לחץ על כפתור "הבא".
שלב 11
הוסף שם כלל.
הזן שם לכלל בשדה הרלוונטי. לחץ כדי לבחור ב"הפעל את הכלל הזה עכשיו על הודעות שכבר נמצאות בתיבת הדואר הנכנס" אם ברצונך להחיל את הכלל על כל הודעות הדואר הנכנס הקיימות. לחץ על הלחצן "סיום" כדי להשלים את ההגדרה ולצאת מאשף הכללים.
שלב 12
החל את השינויים.
בחר "החל" ולאחר מכן "אישור" כדי ליישם את הכלל ולצאת מחלון הדו-שיח כללים והתראות.
עֵצָה
Outlook מציע גם אפשרות סינון כדי לעזור לך לחפש בהודעות הדוא"ל שלך הודעות על סמך קריטריונים ספציפיים כגון תאריך קבלת, סטטוס חשיבות או אם יש לו קובץ מצורף. לחץ על הכרטיסייה "בית", לחץ על "סנן דוא"ל" בקבוצת כלי חיפוש ולאחר מכן בחר את מסנן חיפוש הדוא"ל המועדף עליך מהרשימה הנפתחת.
מסנן דואר הזבל ב-Outlook מעביר באופן אוטומטי הודעות ספאם חשודות לתיקיית דואר הזבל. אתה יכול להתאים הגדרות אלה כדי לחסום שולחים או להוסיף שולחים לרשימה בטוחה. עבור אל "בית", "זבל" ולאחר מכן "אפשרויות דואר זבל" כדי לבדוק ולשנות את הגדרות דואר הזבל של Outlook.
