חסום חופשות ב-Outlook כדי שעמיתים לעבודה יידעו שתיעדר.
קרדיט תמונה: רוברט דאלי/OJO Images/Getty Images
באמצעות Microsoft Outlook 2013, חסום זמן חופשה בלוח השנה שלך פשוט על ידי הזמנת פגישה עם עצמך. אם המשרד שלך משתמש ב-Microsoft Exchange, תוכל להתאים אישית הודעות תשובה אוטומטיות שיפנו רק לאנשים שנמצאים הארגון שלך, תוך שליחת הודעה אחרת לכל אדם אחר ששולח לך אימייל בזמן שאתה לא. אם אינך משתמש ב-Exchange, אתה עדיין יכול לשלוח תשובות אוטומטיות להודעות מ-Outlook, אך תצטרך להשאיר את המחשב דולק בזמן שאתה לא.
הזמנת זמן בלוח השנה שלך
שלב 1
פתח את לוח השנה ב-Outlook 2013, גרור את הסמן על פני הימים שבהם תהיה בחופשה ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על גוש הזמן המודגש. לחילופין, ניתן פשוט ללחוץ על כפתור "פגישה חדשה" ולהזין את זמני ההתחלה והסיום בתפריטים המתאימים.
סרטון היום
שלב 2
הקלד "חופשה!" או כותרת רלוונטית אחרת לחופשה שלך בתיבה "נושא". הזן מיקום אם תרצה בתיבה "מיקום". "הוואי" תמיד עובד טוב, גם אם אתה רק נשאר בבית שבוע כדי לצפות בנטפליקס.
שלב 3
לחץ על התיבה "הצג בשם" הממוקמת בקבוצת האפשרויות תחת הכרטיסייה פגישה ובחר "מחוץ למשרד" כדי לאפשר לכל מי שיש לו גישה ליומן שלך לראות מתי תעדר. לחץ על "שמור וסגור" כדי לסיים את תוכניות החופשה שלך - לפחות בכל הנוגע ליומן Outlook שלך.
תשובות אוטומטיות עם Exchange
שלב 1
לחץ על התפריט "קובץ" ב-Outlook 2013 ובחר "תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד)." אם אפשרות זו אינה זמינה, אין לך חשבון Microsoft Exchange. חלון התשובות האוטומטיות נפתח.
שלב 2
לחץ על האפשרות "שלח תשובות אוטומטיות". שים לב שהכרטיסייה "בתוך הארגון שלי" נבחרת.
שלב 3
לחץ על שדה הטקסט הגדול והקלד את ההודעה שברצונך לשלוח לכל אחד בתוך הארגון שלך בזמן שאתה לא. זה בדרך כלל צריך לכלול את התאריך שבו אתה חוזר. אם מישהו מכסה אותך בזמן שאתה לא, אתה יכול לכלול את פרטי הקשר של אותו אדם, או את פרטי הקשר שלך לשעת חירום אם תרצה. השתמש באפשרויות העיצוב שמעל שדה הטקסט כדי להתאים אישית את העיצוב בדיוק כפי שהיית עושה לכל הודעת דואר אלקטרוני.
שלב 4
לחץ על הכרטיסייה "מחוץ לארגון שלי" אם אתה רוצה ש-Outlook יענה אוטומטית גם לאנשים שאינם עובדים בחברה שלך. לחץ על האפשרות "תשובה אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי". בחר באפשרות "אנשי הקשר שלי בלבד" או "כל אחד מחוץ לארגון שלי". הטקסט שבו השתמשת לתשובות אוטומטיות בתוך הארגון שלך מופיע אוטומטית בשדה הטקסט של ההודעה. ערוך הודעה זו כרצונך או מחק אותה וכתוב הודעה אחרת.
שלב 5
לחץ על התפריטים "שעת התחלה" ו"זמן סיום" כדי לבחור את התאריך והשעה שתצאו לחופשה ומתי תחזרו למשרד. Outlook ישלח את התשובה האוטומטית שלך במהלך פרק זמן זה.
שלב 6
כבה את התשובות האוטומטיות אם תחזור מוקדם על ידי לחיצה על התפריט "קובץ" ולאחר מכן לחיצה על הלחצן "כבה" מתחת לאפשרות התשובות האוטומטיות.
תשובות אוטומטיות ללא החלפה
שלב 1
לחץ על הלחצן "דוא"ל חדש" ב-Outlook 2013. הקלד כותרת מתאימה בשורת "נושא", כגון "במקום השבוע", ולאחר מכן הקלד הודעה מחוץ למשרד בשדה "הודעה".
שלב 2
בחר "שמור בשם" מתפריט הקובץ. לחץ על התפריט "שמור כסוג" ובחר "תבנית Outlook". כברירת מחדל, כותרת הקובץ זהה לשורת הנושא שלך, אך תוכל לשנות זאת במידת הצורך. לחץ על כפתור "שמור".
שלב 3
לחץ על כפתור "כללים" הממוקם בכרטיסיית הבית של רצועת הכלים. בחר "נהל כללים והתראות" מהתפריט הנפתח. החלון 'כללים והתראות' נפתח.
שלב 4
לחץ על כפתור "כלל חדש". פעולה זו פותחת את אשף הכללים החדשים. לחץ על האפשרות "החל כללים על הודעות שאני מקבל" הממוקמת בקטע התחל מכלל ריק. הקש "הבא." מופיעה רשימה של אפשרויות לסנן מי צריך או לא צריך לקבל את הודעתך מחוץ למשרד. לדוגמה, אתה יכול לציין שההודעה תישלח רק להודעות כאשר שמך נמצא ב"אל" שדה ולא שדה "CC", או שאתה יכול לציין שהתשובה נשלחת רק להודעות עם גבוה חֲשִׁיבוּת.
שלב 5
בחר את האפשרויות כדי לקבוע מי יקבל או לא יקבל את התשובה האוטומטית. אם תשאיר את האפשרויות ריקות, התשובה האוטומטית תישלח לכל מי ששולח לך מייל. הקש "הבא."
שלב 6
לחץ על האפשרות "השב באמצעות תבנית ספציפית" בסעיף שלב 1 ולאחר מכן לחץ על הקישור "תבנית ספציפית" בסעיף שלב 2. נפתח חלון ניווט. לחץ על התפריט "חפש פנימה" ובחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" ולאחר מכן לחץ פעמיים על תבנית הודעת התשובה האוטומטית שיצרת זה עתה לפני מספר דקות.
שלב 7
לחץ על כפתור "הבא", סקור את הבחירות שלך ולחץ שוב על "הבא". לחץ על "סיום". השאר את Outlook פועל במחשב שלך. אם המחשב עובר למצב שינה, נכבה או אם Outlook סגור, הודעת התשובה האוטומטית לא תישלח לאף אחד.
שלב 8
הקש על סמל "חיפוש" במסך ההתחלה של Windows 8.1, הקלד "sleep" ובחר "הגדרות חשמל ושינה". נְקִישָׁה בתפריט "שינה" ובחר "לעולם לא". במחשב נייד, זה זמין רק ב"כאשר מחובר לחשמל, כבה לאחר" תַפרִיט.
שלב 9
כבה את המענה האוטומטי כשאתה חוזר מחופשה על ידי חזרה לאפשרות "נהל כללים והתראות" מתוך כפתור הכללים. לחץ על סימן הביקורת לצד הכלל כדי להשבית את התשובה האוטומטית ולחץ על "החל". אל תשכח להחזיר את הגדרת השינה של המחשב שלך למצב רגיל.
עֵצָה
אם המשרד שלך משתמש ב-Microsoft Exchange, תוכל להפוך עמית לעבודה לנציג עבור הדוא"ל והיומן שלך כשאתה לא. לחץ על הכרטיסייה "קובץ" של Outlook 2013, בחר "הגדרות חשבון", לחץ על "אצל גישה" ולאחר מכן לחץ על "הוסף". הקלד את השם של עמיתך לעבודה, בחר אותו ולחץ על "הוסף". לאחר מכן תוכל לציין מה הנציג יכול לעשות, כגון לקבל פגישות בשמך, בהרשאות הנציג תיבת דיאלוג. לאחר מכן הנציג שלך יכול לגשת לחשבון שלך.
