חלקים של אימייל עסקי

דואר אלקטרוני הפך לצורה חיונית של תקשורת עסקית. למרות שהמייל האישי הוא לא פורמלי, שליחת אימייל לעסקים דורשת מקצועיות ואדיבות. החלקים הבסיסיים של מכתב עסקי מנייר חלים גם על התכתבות באינטרנט.

הפוך את שורת הנושא לקצרה ומדויקת. הימנע משימוש בכינויים שעלולים להפעיל את מסנן הספאם של הנמען, כגון "Re", קיצור תזכיר משרדי מסורתי ל"Regarding", או "Fwd", שפירושו הודעת דואר אלקטרוני שהועברה. מלא תמיד את שורת הנושא; השארת אותו ריק גם עלולה להכניס את ההודעה שלך לתיקיית הספאם.

השתמש בהצדעה מקצועית עבור הודעות דוא"ל עסקיות. "מר פוסטר היקר" יוצר רושם טוב בהרבה מ"היי, בוב" ומשקף את התדמית שלך כאיש עסקים. השאר שורה ריקה לאחר ההצדעה, ואז התחל את גוף האימייל. דפוס זה מקל על הנמען לקרוא את כל ההודעה.

פעל לפי ההנחיות הסטנדרטיות למכתבים עסקיים עבור גוף האימייל שלך. השתמש בשפה מנומסת כדי להגיש בקשה או להסביר נקודה. אם אינך בטוח שהנמען יזכור אותך או אם אתה יוצר קשר בפעם הראשונה, הצג את עצמך בשורה הראשונה. "תודה שדיברת איתי ביום חמישי האחרון בנוגע לחוזה ג'ונסון" יגרום לזיכרונו של הנמען לפני שתיכנס לפרטי העסק בהישג יד.

הוסף שורה ריקה אחרי גוף המייל, שוב כדי להקל על ההודעה, ואז סיים את ההודעה ב-a הסימון מנומס, כגון "שלך באמת", "בברכה" או אפילו "תודה". לאחר שמך, הוסף את כתובת הדוא"ל שלך, טלפון מספר. התואר שלך עם החברה ואפילו כתובת המשרד אם תרצה. זה מציע לנמען את כל פרטי הקשר שלך במקום אחד.

לפני שתלחץ על "שלח", קרא שוב את האימייל כדי לחפש בעיות: האם כתובת הדוא"ל של הנמען נכונה ב"אל" האם יש שורה מתאימה בשדה "נושא" והאם ההודעה נקייה מאיות, הקשר או דקדוק שגיאות. בדוק שוב את החתימה ואת פרטי הקשר שלך.

השתמש רק בטקסט שחור על רקע לבן. בחר גופן עסקי, כגון Times New Roman או Courier. אל תשתמש בגופנים צבעוניים ומפותלים, רקעים כבדים בגרפיקה, אמוטיקונים או סלנג אינטרנטי, כגון "LOL" (Lauging Out Loud). הימנע מהקלדת הודעה בכל האותיות הגדולות, הנחשבת לצעקות בצורת טקסט. אם אתה שולח דוא"ל עסקי למספר רב של נמענים, השתמש באפשרות העתק פחמן עיוור (BCC). כך, כתובת האימייל של כל קורא מוגנת ופחות סביר שתגיע לרשימת הספאם של מישהו.