השתמש במחשב שלך כדי ליצור מסד נתונים PDF.
קובץ Portable Document Format (PDF) משמש לעתים קרובות כדי לשמור על כל עיצוב של מסמך שנוצר בתוכנה אחרת, כגון מסמך Word, גיליון אלקטרוני או קובץ עיצוב מורכב. קובצי PDF נוצרים ומנוהלים באמצעות Adobe Acrobat. כדי להגדיר קובץ מסד נתונים PDF, ההימור הטוב ביותר הוא ליצור אותו תחילה באמצעות מסד נתונים או תוכנית גיליונות אלקטרוניים, כגון Microsoft Excel. לאחר מכן תוכל להמיר את הקובץ ל-PDF ולהוסיף את סרגל החיפוש ותכונות האינדקס של Adobe Acrobat, מה שיקל על המשתמשים לחפש במסד הנתונים.
המרת מסד נתונים ל-PDF (Ref. 1, 2)
שלב 1
פתח יישום גיליון אלקטרוני במחשב שלך והזן את כל הנתונים שברצונך לכלול במסד הנתונים. אם אתה משתמש בתוכנת מסד נתונים, תוכל להזין את הנתונים בצורה יעילה הרבה יותר מאשר אם היית מתחיל קובץ PDF מאפס. שמור את הקובץ לאחר השלמתו.
סרטון היום
שלב 2
שמור את הקובץ כקובץ PDF אם אתה משתמש בתוכנה שמאפשרת זאת. כל תוכניות Microsoft Office מספקות את היכולת הזו, כל עוד Adobe Acrobat כבר מותקן במחשב שלך. לדוגמה, ב-Excel, לחץ על "כפתור Microsoft Office", גלול מעל "שמור בשם" ובחר "PDF או XPS." הקלד שם קובץ ולחץ על "פרסם". בתוכניות אחרות, ייתכן שתוכל להדפיס ל-PDF באמצעות Adobe PDF מדפסת. פתח את קובץ ה-PDF ב-Adobe Acrobat.
שלב 3
המר את הקובץ באמצעות Adobe Acrobat אם שלב 2 אינו אפשרי. פתח את Acrobat ולחץ על "קובץ, צור PDF, מקובץ". בחר את קובץ הגיליון האלקטרוני מתיבת הדו-שיח "פתח" ולחץ על "פתח". הקובץ ימיר ויפתח מסמך PDF חדש. לחץ על "קובץ, שמור בשם" כדי לשמור את הקובץ.
הוסף תכונות חיפוש (Ref. 3, 4)
שלב 1
גש לסרגל הכלים "מצא" ב-Adobe Acrobat. זה יהיה פתוח כברירת מחדל, אבל תמיד תוכל למצוא אותו שוב על ידי בחירה ב"ערוך, מצא". השתמש בו כדי למצוא כל מילה במסמך.
שלב 2
השתמש בחלון "חיפוש" כדי לאפשר חיפוש מורכב יותר. לחץ על "ערוך, חפש" כדי להציג אותו, או לחץ על החץ שליד סרגל הכלים "מצא" ולחץ על "פתח את חיפוש Acrobat מלא". תכונה זו זמינה גם עבור משתמשי Adobe Reader.
שלב 3
צור אינדקס עבור ה-PDF כדי שמשתמשים יוכלו לחפש במסד הנתונים. כדי להוסיף אינדקס, לחץ על "מתקדם, עיבוד מסמכים, נהל אינדקס מוטבע". לחץ על "הטמע אינדקס". לעקוב אחר ההוראות ולחץ על "אישור". האינדקס ייכלל עם ה-PDF כאשר תפיץ אותו אליו נמענים.
דברים שתצטרכו
אדובי אקרובט
תוכנית גיליונות אלקטרוניים
