נתוני גיליון אלקטרוני מתחת לטאבלט.
קרדיט תמונה: Pixsooz/iStock/Getty Images
מצב משותף ב-Excel 2007, 2010 ו-2013 עוקב אחר כל שינוי שנעשה בחוברת עבודה ומאפשר לעד 256 משתמשים ברשת לשתף פעולה בו זמנית. ללא מצב משותף, כל משתמש שניגש לקובץ לאחר המשתמש הראשון יכול לפתוח אותו רק במצב קריאה בלבד. עם זאת, שיתוף חוברת עבודה מגביל מאוד את התכונות הזמינות של Excel, אז כבה אותה מהכרטיסייה סקירה כדי לשחזר את הפונקציונליות כאשר אתה האדם היחיד שמשתמש בקובץ.
הפעל או כבה את מצב משותף
כדי להחליף מצב משותף, לחץ על "שתף חוברת עבודה" וסמן או בטל את הסימון בתיבה "אפשר שינויים..." בלשונית עריכה. לחלופין, הסר משתמש ספציפי מחוברת עבודה משותפת על ידי בחירת משתמש בכרטיסייה עריכה ולחיצה על "הסר משתמש". השבתה מצב משותף גורם למספר שינויים מיידיים בחוברת עבודה, אז לפני שתכבה אותה, בדוק את האפקטים כדי לוודא שאתה מוכן לכיבוי שיתוף.
סרטון היום
ההשפעות של השבתת מצב משותף
ברגע שאתה מכבה את השיתוף, כל שאר המשתמשים מאבדים את היכולת לשמור שינויים, גם אם הם עדיין עובדים באופן פעיל בקובץ. השבתת השיתוף גם מוחקת את היסטוריית השינויים, ששומרת תיעוד של כל שינוי. כדי לשמור על היסטוריה זו, הקש על "עקוב אחר שינויים" בלשונית סקירה ובחר "הדגש שינויים". הגדר את האפשרות "מתי" ל"הכל" וסמן "רשום שינויים בגיליון חדש." פתח את גיליון ההיסטוריה החדש, בחר את כל רשימת השינויים, העתק אותה על ידי לחיצה על "Ctrl-C", התחל חדש חוברת עבודה והדבק את הרשימה על ידי לחיצה על "Ctrl-V." כחלופה, שמור עותק שני של חוברת העבודה שלך וכבה את השיתוף רק באחת גִרְסָה. שיטה זו מבטיחה שתשמור הן את רשימת השינויים והן עותק של הספר שבו התוכן תואם את השינויים הללו.
החסרונות של מצב משותף
למרות היתרונות של מצב משותף, הפעלת התכונה מונעת ממך ומכל שאר המשתמשים לגשת למספר תכונות בסיסיות באקסל. לדוגמה, לא ניתן למזג או לפצל תאים, ליצור טבלאות, למחוק גליונות עבודה או להוסיף אובייקטים כגון תמונות. Excel מאפיר אפשרויות לא זמינות במצב משותף, כולל כמעט כל הכרטיסייה 'הוספה'. על ידי כיבוי מצב משותף, אתה מחזיר גישה לכל התכונות הללו. כפתרון עוקף אם אתה צריך את התכונות האלה אבל יש לך מספר תורמים, אתה פחית עדיין לערוך חוברת עבודה במספר מחשבים גם ללא מצב משותף - רק לא בו-זמנית.
נע קדימה ואחורה
אם אתה זקוק גם למצב משותף וגם לתכונות המושבתות על ידי מצב משותף, אך אינך מודאג ממעקב אחר היסטוריית השינויים, הפעל וכיבוי שיתוף לפי הצורך. רוב התכונות המושבתות על ידי מצב משותף פועלות מצוין כל עוד הן קיימות בקובץ לפני השיתוף - פשוט לא תוכל לשנות אותן כשהן מופעל. לדוגמה, כדי להוסיף תמונה, כבה את השיתוף, הכנס את התמונה והפעל מחדש את השיתוף. מגבלה מרכזית אחת: אינך יכול לשתף חוברת עבודה המכילה טבלה. כדי להסיר טבלה מבלי לאבד נתונים, לחץ לחיצה ימנית על הטבלה, בחר "טבלה" ולחץ על "המר לטווח".
