החסרונות של גיליונות אלקטרוניים

יישומי גיליונות אלקטרוניים מספקים למשתמשי מחשב דרך נוחה לאסוף, לעקוב ולדווח על נתונים. על ידי שימוש במספר פונקציות חזקות, משתמשים יכולים להרכיב דוחות מקיפים במהירות ובקלות ולהניח את הבסיס לניתוח מתקדם. למרות היתרונות הללו, גיליונות אלקטרוניים כוללים כמה חסרונות שיוצרים אתגרים לחסרי ניסיון ומעכבים את השימוש האפקטיבי בתוכנה.

יישומי גיליונות אלקטרוניים מציעים ספרייה נרחבת של פונקציות מובנות, ומשתמשים הזקוקים לתכונות נוספות ומתקדמות יותר יכולים אפילו לתכנת פונקציונליות משלהם. עם זאת, רבות מהפונקציות הכלולות ביישומי גיליונות אלקטרוניים רבי עוצמה כמו Microsoft Excel, דורשות מהמשתמש לדעת ולהזין ידנית נוסחאות מורכבות רבות. על פי האתר הרשמי של מיקרוסופט, משתמשי גיליונות אלקטרוניים של Excel יכולים לבחור פונקציות בסיסיות מהסמלים בראש הדף תצוגת גיליון אלקטרוני, אך המשתמשים חייבים לקרוא לתכונות מתקדמות יותר על ידי הזנה ידנית של נוסחה או פקודה בגיליון אלקטרוני תָא. משתמשים הזקוקים לרמת פעולה גבוהה יותר יכולים להשתמש בשפת התכנות של Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), ליצירת הפונקציונליות, בהתאם להפניה של Microsoft Excel אתר אינטרנט; על מנת לענות על צורך זה ולבצע משימה זו, המשתמשים חייבים להיות בעלי היכרות מסוימת עם שפת VBA.

יישומי גיליונות אלקטרוניים יכולים להיראות מאיימים במידת מה למשתמשים לא יזומים, והמראה הראשוני המכריע הזה יכול להוביל משתמשים להשתמש באפליקציות למטרות לא מכוונות. לפי מחלקת הדגים וחיות הבר של אורגון, משתמשים צריכים להשתמש ביישומי גיליונות אלקטרוניים רק עבור מטרות של איסוף וניתוח נתונים לטווח קצר, לא לאחסון נתונים לטווח ארוך של משתמשים רבים לְנַסוֹת. בנוסף, חלק מהשימושים בגיליונות אלקטרוניים, במיוחד מיון ושיתוף נתונים, מטופלים טוב יותר בבסיסי נתונים; מחלקת הדגים וחיות הבר של אורגון מציינת במפורש כי גיליונות אלקטרוניים מציעים מיון מוגבל, שאילתות ו שיתוף יכולות בזמן שמתכנתים מעצבים יישומי מסד נתונים כגון Microsoft Access ו- Apple Filemaker כדי לשרת אותם מטרות. מכיוון שמשתמשים רבים לא מכירים את יכולות הגיליון האלקטרוני, הם עלולים להמשיך להשתמש בגיליונות אלקטרוניים בצורה לא יעילה עבור פונקציות מסד נתונים אלה.

למרות שיישומי גיליונות אלקטרוניים יכולים לבצע חישובים מתקדמים מאוד ומורכבים מאוד בקלות, חבילות התוכנה מגבילות או משמיטות לחלוטין פונקציונליות פשוטה. לפי אוניברסיטת מרדוק, לגיליונות אלקטרוניים אין את היכולת לחשב משוואות אלגבריות פשוטות, וגיליון אלקטרוני משתמשים עשויים להיתקל באתגרים משמעותיים כאשר מנסים לצייר גרף של פונקציה הכוללת אלגבריות רבות משתנים. גם משתמשים רבים מנסים להקליד תיאורים קצרים או להזין נתוני טקסט בתאי גיליון אלקטרוני; מכיוון שגליונות אלקטרוניים סובבים כמעט אך ורק סביב מספרים, ולא אותיות, ייתכן שפונקציות פשוטות של עיבוד תמלילים לא קיימות. היעדר פונקציות עיבוד תמלילים כמו בדיקת איות ועיצוב פסקה יכול ליצור אתגרים עבור משתמשים שמכניסים כמויות ניכרות של טקסט, מטמיעים תיעוד או רוצים ליצור גיליון אלקטרוני משוכלל כותרות.