מהי טבלה ב-Microsoft Access?

Microsoft Access הוא יישום תוכנה המשמש ליצירת מסדי נתונים. MS Access ארוזה עם Microsoft Office Suite, אך ניתן לרכוש אותה בנפרד. מסדי נתונים של MS Access מאחסנים נתונים בטבלאות ויכולים להתקיים כקובץ בודד המאפשר אחסון ואחזור נתונים בסיסיים. כל קובץ מסד נתונים מורכב מאובייקטים הכוללים טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות.

מאגרי מידע משרתים את הפונקציה של איסוף, ניהול ואחסון נתונים. מסדי נתונים של MS Access משמשים לצרכים אישיים ו/או עסקיים לעתים קרובות לאחסון נתונים של פנקסי כתובות, מידע על לקוחות, רשימות דיוור או רשימות מלאי. הזכירה של תוכן מסד הנתונים היא אינטואיטיבית וניתנת לשאילתה, הדפסה או פרסום באינטרנט.

טבלאות MS Access הן אובייקטי המפתח בקובץ Access, שכן הן מכילות את הנתונים המאוחסנים במסד הנתונים. טבלאות מורכבות משורות ועמודות ומאפשרות הזנת נתונים ישירה לרשתות שלהן. השורה היא הרשומה המכילה את חלקי הנתונים הבודדים המרכיבים רשומה בודדת. העמודות, המכונה גם שדות, מורכבות ממידע מסווג. לדוגמה, השדות הם עמודות המורכבות ממידע מסווג כגון מספרי טלפון.

השורה היא הרשומה שבה מוזן מספר הטלפון. הנתונים ניתנים למיון וניתנים לסינון. ניתן לייבא נתונים מ-Excel או לגזור ולהדביק אותם בטבלת Access. קובץ אחד עשוי להכיל טבלאות מרובות, אותן ניתן לקשר באמצעות שאילתות, דוחות וטפסים.

ישנן מספר דרכים ליצור טבלה: בתצוגת עיצוב, באמצעות תבנית או אשף, או על ידי הזנת נתונים. המשתמש בוחר את השיטה שבה הוא רוצה להשתמש על ידי הדגשה ובחירה של "פתח" בתיבת האובייקט של הקובץ. לאחר יצירת טבלה, המשתמש יכול להזין נתונים לטבלה.

לאחר הזנת הרשומה הראשונה ולחיצה על כפתור "Enter", תופיע השורה הבאה להזנת נתונים של רשומה שנייה וכן הלאה. לאחר השלמת הזנת הנתונים, המשתמש יסגור את הטבלה כמו כל חלון. הטבלה נשמרת תחת "אובייקטים" ו"טבלה" ברשימת האובייקטים של הקובץ. עם פתיחת הקובץ, תמיד תופיע רשימת האובייקטים.

בהתאם לגרסה של MS Access, שימוש באשף או תבנית היא הדרך הקלה ביותר ליצור טבלה שמוכנה להזנת נתונים. ב-MS Access 2007, תבניות טבלה הן טבלאות ריקות שניתן להשתמש בהן כפי שהן או להתאים אותן לפי הצורך. התבניות כוללות אנשי קשר, משימות, בעיות, אירועים ונכסים. טבלת אנשי הקשר מקימה מאגר מידע ליצירת קשר כגון רשימות תפוצה ומספרי טלפון. עמודות נוצרות בקלות על ידי גרירה מרשימת שדות מוצעים.

ב-MS Access 2003 ואילך, אשפים הם תכונה המנחה את המשתמש מתחילתו ועד סופו ביצירת האובייקט הרצוי. בכמה לחיצות בלבד תוכל ליצור טבלה שמוכנה להזנת נתונים. למרות ששדות הטבלה באשף מוגדרים מראש, למשתמש יש את היכולת לשנות אותם תוך כדי שימוש באשף ולאחר יצירת הטבלה.

MS Access מאפשר למשתמש להתאים אישית את השדות, הנתונים והעיצוב בתוך טבלה. למשתמש יש את היכולת לעצב גופן טבלה, גובה שורה, רוחב עמודה, הקפאה ו/או הסתרת עמודות. למשתמש יש את היכולת לשנות רכיבי טבלה מרכזיים כגון שינוי שמות של שדות טבלה ועריכת רשומות טבלה תוך כדי תנועה כמעט מכל מקום באפליקציה.