כיצד להפוך את האימייל ליותר פרודוקטיבי ופחות מלחיץ

דוא"ל הוא כלי תקשורת שימושי ללא ספק, אבל כשמשתמשים בו בצורה לא נכונה, הוא יכול להפוך למוצץ זמן, גונב תשומת לב, מעורר מתח תמידי שהוא יותר נטל מאשר תועלת. אם אתה מוצא את עצמך חושש מתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום, עיין ברשימה הזו של טכניקות מקצועיות שיכולות לעזור לך להפוך את הסקריפט ולהפוך את הדוא"ל בחזרה לכלי הפרודוקטיביות שהוא אמור להיות.

הגדר (ושדר) את שעות החופש שלך

כדי למנוע מהאימייל לזחול אל השעות הלא-עבודה של חייך, מומלץ לקבוע שעות חופש - לא רק על ידי התחייבות נפשית לא לבדוק דוא"ל בזמנים מסוימים של ביום, או אפילו על ידי הפעלת הגדרות 'נא לא להפריע' כדי לחסום הודעות דוא"ל (וזה גם רעיון טוב), אבל גם על ידי הגדרת תשובתך מחוץ למשרד לפעול לאחר העבודה שעה (ות. זה עוזר לנהל ציפיות ויעזור לבסס גבולות עם עמיתיך לעבודה, אך מבלי לחסום לחלוטין את התקשורת אם צץ משהו דחוף.

זה יכול להיות קצת מטריד בהתחלה אם אתה רגיל לבדוק דוא"ל בכל שעות היום, אבל עם הזמן, אתה תגלה ש בדיקת דוא"ל בשעות מסוימות של היום מעודדת אותך להיות יותר ממוקד ויעיל במהלך הזמן שחסמת כבוי.

קח שליטה על הקדנס

בדומה לאי בדיקת הדוא"ל שלך בשעות לא שעות העבודה, זה גם לא אידיאלי לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך כל הזמן במהלך היום. אימייל לא אמור לשמש כיישום צ'אט בזמן אמת - זה מה Slack ו צוותי מיקרוסופט עבור. לפיכך, אם זה לא חיוני עבורך לקבל הודעות דוא"ל באופן מיידי, ייתכן שיהיה חכם להתאים את הגדרות תיבת הדואר הנכנס שלך כך שהודעות חדשות יגיעו רק בזמנים שנקבעו מראש. רוב לקוחות הדוא"ל הפופולריים בימינו מאפשרים לך להתאים אישית את התדירות שבה תיבת הדואר הנכנס שלך מביאה הודעות חדשות, וחיוג מטה של ​​התדירות יכול לחולל פלאים עבור הפרודוקטיביות שלך. בנוסף לכך שהאימייל פחות מפריע, הגדרה אסטרטגית של הקצב מאפשרת לך לחסום ביעילות רבה יותר חלקים מלוח הזמנים שלך להתכתבות בדוא"ל.

הנה איך זה נעשה עבור הַשׁקָפָה ו דוֹאַר עבור Mac.

בטל הרשמה מרשימות באופן אגרסיבי

מיילים לא רצויים ולא רלוונטיים מרשימות תפוצה הם עובדת חיים מעצבנת, אבל אם השיטה שלך להתמודד איתם היא רק ללחוץ על כפתור המחיקה, אתה עושה לעצמך שירות רע. במקום פשוט למחוק את ההודעות האלה, כדאי מאוד לקחת כמה שניות נוספות כדי לבטל את הרישום המלא מרשימת התפוצה. זה לוקח קצת יותר זמן, אבל הקליקים הנוספים הללו ישתלמו פי עשרה בעתיד בכך שיחסכו לך את הטרחה של צורך למחוק מספר הולך וגדל של הודעות דוא"ל לא רצויות שסותמות את תיבת הדואר הנכנס שלך.

חלק מלקוחות הדוא"ל המודרניים מקלים עליך את התהליך הזה, ויזהו אוטומטית הודעות ברשימת התפוצה ויציעו כפתור ביטול הרשמה שקל למצוא. אבל גם אם ללקוח הדוא"ל שלך אין תכונה זו, עדיין כדאי לגלול למטה לתחתית ההודעה ולחפש ידנית קישור לביטול הרשמה. אם כל השאר נכשל ואין קישור לביטול הרשמה, לעתים קרובות כדאי לשלוח מייל תשובה קצר המבקש מהשולח "בבקשה הסר אותי מהרשימה שלך".

השתמש בהשלמה אוטומטית

הצעות השלמה אוטומטית (כמו הכתיבה החכמה של Gmail) הם ללא ספק אחת התכונות הטובות ביותר שנוספו לתוכנת דואר אלקטרוני בזיכרון האחרון. אם אתה לא מכיר, הם בעצם פועלים על ידי חיזוי מילים ומשפטים נפוצים שבהם אתה נוטה להשתמש, ואז מגישים אותם כהצעות שתוכל להזין בלחיצת מקש אחת. הטובים לומדים את סגנון הכתיבה שלך ככל שאתה משתמש בהם יותר, ויכולים לקבל דיוק כמעט מצמרר עם הזמן.

למען האמת, סביר להניח שהצעות השלמה אוטומטית יחסכו לך יותר מכמה דקות נוספות בשבוע, אבל הן יכולות לעבוד פלא לצמצם את המאמץ המנטלי שנדרש כדי לכתוב דוא"ל - במיוחד אם אתה נאבק למצוא את הדרך הנכונה לדבר משהו. ההצעות יכולות לשמש גם כתזכורת מועילה לקצר ולמתוק.

למד מתי לדלג על אימייל ולהרים טלפון

אחת מכישורי האימייל הטובים ביותר שאתה יכול אולי לטפח היא היכולת לזהות מתי דוא"ל הוא - וחשוב מכך, מתי הוא לא - שיטת התקשורת האידיאלית לשימוש במצב נתון. במקרים רבים, הדוא"ל עדיף מכיוון שהוא אסינכרוני, מאפשר תשובות נחשבות יותר, והוא משאיר שובל נייר - מה שהופך אותו נהדר עבור סוגים מסוימים של הודעות. אבל עבור שיחות פחות רשמיות, דוא"ל עשוי להיות לא המקום הטוב ביותר לתקשורת. בכל פעם שהתקשורת שלך לא בהכרח צריכה להיות מתועדת, לרוב זה מהיר ויעיל יותר לפטר הודעת Slack קצרה, או אפילו להרים טלפון. התקשרות לאנשים מזוהה לפעמים במצבי עבודה מסוימים, אך כאשר משתמשים בהם אסטרטגית, היתרונות (מהירות נוספת, בהירות ויכולת להשתמש בטון ובהטיה כדי להעביר מידע) גוברים על עלויות.

המלצות עורכים

• 10 הרחבות לדפדפן כדי לעזור למקסם את הפרודוקטיביות שלך
• פריצת GPU פשוטה הופכת את המחשב הנייד RTX 3080 לחזק יותר ב-20%, אם תעז

שדרג את אורח החיים שלךמגמות דיגיטליות עוזרות לקוראים לעקוב אחר עולם הטכנולוגיה המהיר עם כל החדשות האחרונות, ביקורות מהנות על מוצרים, מאמרי מערכת מעוררי תובנות והצצות מיוחדות במינן.