כיצד להדפיס תוויות כתובת באקסל

Microsoft Excel משמש כתוכנה מצוינת לניהול רשימות דואר אלקטרוני. רשימות תפוצה גדולות קלות במיוחד לניהול באקסל תוך סיווג וארגון אנשי הקשר בפורמט מותאם אישית.

פורמטים של Excel ו-CSV משמשים לייבוא ​​וייצוא של רשימות ממנהלי דואר, וחלוקות התא אומר שאתה יכול להפריד את השם, הכתובת וכל מידע רלוונטי אחר לעמודות בודדות. אתה יכול גם לבחור למקם את כל איש הקשר בתוך תא בודד.

הגמישות למשתמשי אקסל מיומנים נוחה, אך הדפסת תוויות ישירות מאקסל אינה קלה. למרות שהתהליך אינו מורכב מדי, הוא גם לא מובן מאליו, ואתה יכול ליצור אסון טכני. שימוש בתהליך מיזוג דואר הוא האמצעי היעיל ביותר להגדרת תוויות למדפסת.

הדרך המהירה והיעילה ביותר להדפיס תוויות מרשימת התפוצה שלך ב-Excel היא באמצעות תהליך מיזוג הדואר. תהליך זה לוקח את המידע המאורגן ב-Excel שלך ומרכיב כל כתובת לתווית בודדת עבור המדפסת.

למרות שזה נשמע פשוט, יש מלכוד. יש לעצב את גיליון האקסל לפריסה ספציפית המשתמשת בעמודות עבור כל קטגוריה. אם השתמשת בשיטה אחרת כשהזנת את הכתובות, העיצוב מחדש גוזל זמן רב.

באופן אידיאלי, אתה מתחיל מחדש ויכול להקליד כל איש קשר בפורמט הנכון. אם הכל כבר מחולק לקטגוריות, ייתכן שהן ידרשו רק שינויים והתאמות פשוטות של תווית כדי לעמוד בדרישות העיצוב.

הגדר את הגיליון האלקטרוני של Excel עם כותרות עמודות. כל עמודה מייצגת קטגוריה מסוימת. צור עמודה נפרדת עבור השם הפרטי, שם המשפחה, הכתובת, העיר, המדינה והמיקוד.

המידע עבור כל אדם יושב בשורה אופקית. השתמש באיות המדויק, בקיצורים וברישיות הרצויות בכל שדה. לדוגמה, השתמש ב-NV במקום בנבאדה אלא אם כן אתה רוצה לאיית את שם המדינה המלא.

כמו כן, שקול כיצד אתה רוצה שהשמות ייראו על התוויות. הדרך בה אתה מעצב אותיות הוא עניין של העדפה אישית. יש אנשים שאוהבים שימוש באותיות רישיות בכל האותיות, בעוד שאחרים משתמשים באות רישיות רק באות הראשונה בכל מילה.

יש לך גם אפשרות להוסיף עמודות לפי הצורך. לדוגמה, אם אתה רוצה שהשורה הראשונה של התווית תקרא את שם החברה, שנה את העמודה הראשונה כדי לשקף מידע זה.

לאחר שהעמודות מוגדרות, השלב הבא הוא המשימה המייגעת של קלט עבור כל איש קשר. הוסף את כל הנתונים ובצע סיבוב או שניים של עריכות כדי להבטיח שהכל ייראה טוב.

לאחר שאנשי הקשר וכל המידע המשויך נמצאים בגיליון האלקטרוני, סמן הכל כולל כותרות העמודות. אתה יכול לגרור את הסמן על פני כל השדות תוך כדי החזקת לחצן העכבר כדי לסמן הכל או להשתמש בקיצור המקלדת בחר הכל, Ctrl+א.

לאחר סימון המידע, בחר את הכרטיסייה המסומנת נוסחאות ולחץ הגדר שם. הקלד שם רשימה בתיבה שצצה. לדוגמה, השתמש הזמנות לחתונה אוֹ כרטיסי חג המולד.

אם אתה מדפיס תוויות בקביעות כלשהי, הוספת תאריך לכל רשימה היא גם שימושית. רשימות אנשי הקשר מתעדכנות לעתים קרובות, והתאריך נותן לך מושג לגבי מתי הרשימה עודכנה לאחרונה. זה גם מבטיח שאתה מדפיס את הגרסה הנכונה והעדכנית ביותר.

שמור את גיליון הקשר החדש של Excel וצא מהמסמך כדי להמשיך במיזוג הדואר שלך.

Microsoft Word הוא המקום שבו אתה מדפיס את התוויות. Excel אידיאלי לארגון ולאירוח הנתונים, והוא עובד היטב לטעינה מהירה של הרשימה לתוכניות אחרות. עם זאת, ל-Microsoft Word יש תבנית מובנית להדפסת תווית המפרטת את הכתובות בפורמט הנדרש על ידי המדפסת.

תהליך מיזוג הדואר משלב בין Excel ליכולת ארגון השדות ו-Word ליכולת לעצב את התוויות למדפסת.

פתח מסמך Word חדש ולחץ על דיוור לשונית כדי לפתוח רשימה של אפשרויות. לחץ על האפשרות הנפתחת עבור התחל מיזוג דואר כדי לחשוף תפריט משני שבו אולי תצטרך ללחוץ התחל מיזוג דואר שוב לפני שתוכל לבחור תוויות כדי לפתוח תפריט של אפשרויות תווית.

בשלב זה, אתה צריך מידע על המדפסת והתוויות כדי להתקדם. אתה צריך לבחור בין מדפסות הזנה רציפה ו מדפסות דפים. עיין במדריך המדפסת שלך כדי לקבוע באיזה סוג אתה משתמש. אם יש לך מדפסת בסגנון דפים, תפריט נפתח נוסף מחייב אותך לבחור את סוג המגש הספציפי עבור מדפסת הדפים שלך. מגש מעקף נפוץ למדי.

לאחר מכן, בחר את ספק התוויות. לכל ספק יש פריסה ספציפית משלו, וזה חשוב למדפסת. מיקרוסופט, אייברי ואפשרויות ספק רבות אחרות מופיעות בתפריט הנפתח. בחר את התווית שתואמת את התוויות שרכשת עבור העבודה.

לבסוף, בחר את מספר המוצר המתאים למספר המוצר על התוויות שלך. זה נמצא בדרך כלל על האריזה ולא על דפי התווית עצמם. מספר המוצר אומר למדפסת שלך את ממדי הנייר כדי להבטיח שההדפסה מיושרת כראוי עם התוויות.

במקרים נדירים, ייתכן שמספר המוצר לא יהיה זמין עבור התוויות שלך. ההדפסה עדיין יכולה להתקדם, אך עליך למדוד באופן ידני את גודל התווית הבודדת. אתה גם צריך לדעת כמה תוויות יש בדף וכמה ממוקמות בכל עמודה ושורה.

כדי להזין ממד תווית מותאם אישית, בחר את פרטים אפשרות ב- אפשרויות תווית חלון כדי להציג את הפריסה של גיליון התוויות לפי עמודות ושורות. הזן את השוליים, העמודות והשורות בשדה המיועד. נְקִישָׁה בסדר אם זה תואם את התצורה שלך. אם לא, לחץ לְבַטֵל ולאחר מכן בחר תווית חדשה ותנסה שוב.

הקלד שם עבור התוויות שלך כך שהמידות יישמרו לעיון עתידי. כל שם יספיק. לאחר מכן, הגדר את הממדים לגובה ולרוחב הנמדדים. כמו כן, הזן את פריסת השורה והעמודה. קדימה ולחץ בסדר כדי לשמור את הגדרות הגודל החדשות ואז לחץ בסדר שוב כדי לשמור את כל ההגדרות.

בשלב זה, יש לך את התוויות מוכנות ב-Excel ואת מסמך Word מעוצב כהלכה כדי להדפיס את התוויות. כעת עליך לייבא את פרטי הקשר כדי לאכלס את התוויות.

במסמך Word, לחץ קוֹבֶץ ואז אפשרויות ו מִתקַדֵם. בחר בתיבת הסימון שליד אשר המרת פורמט קובץ בפתיחה ולבחור בסדר. לחזור ל דיוור לשונית ולחץ בחר נמענים כדי לפתוח תפריט נפתח של אפשרויות. בחר השתמש ברשימה הקיימת כדי לאתר את פרטי הקשר שלך ב-Excel במחשב שלך. בחר את הקובץ ולחץ בסדר. תהליך זה מחבר את גיליון האקסל למסמך Word. למרות שהתוכנות מחוברות, התוויות עדיין לא מלאות במידע.

הדרך הקלה ביותר לייבא את הרשימה כולה היא באמצעות מצייני מיקום. ייעוד מציין המיקום מתאים לעמודות שיצרת בקובץ האקסל. לדוגמה, אתה מקליד <> היכן ברצונך שהשם הפרטי יופיע על התווית. זכור שרצף זה חוזר על פני כל התוויות.

רצף כתובות סטנדרטי נראה כך:

<> <>

<>

<> <> <>

כל תווית מתאימה ישירות לעמודה בגיליון האקסל שלך. אם רצית להוסיף מידע מותאם אישית, עליו להיות בעמודה מסומנת בגיליון. לאחר מכן אתה מזין את השדה ברצף המיקום המועדף עליך עבור התווית.

אם אתה מרבה לטעון רשימות באמצעות תהליך מיזוג הדואר, קיים גם קיצור דרך לחסום כתובת לשילוב שדות נתונים מרובים תחת < יחיד

כעת, כשהתוויות מוגדרות עם הרצף עבור כל שדה, אתה יכול לטעון ביעילות מאות או אפילו אלפי אנשי קשר תוך יצירת רצף תיוג עקבי עבור המדפסת. מיזוג הדואר אידיאלי עבור רשימות אנשי קשר בכמות גדולה.

עליך למפות את מיזוג הדואר כדי ש-Word יקרא את העמודות הנכונות מ-Excel. לחזור ל דיוור לשונית, לחץ שדות התאמה ולבחור כתוב והוסף שדות. מופיעה תיבה עם מספר תוויות המפורטות לצד תיבות נפתחות.

התוויות הן מרכיבים נפוצים של תווית כתובת. זה מפרט כותרת, שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, וכן הלאה. בתפריטים הנפתחים המתאימות, אתה רואה את תוויות העמודות מגיליון ה-Excel שלך. רבים מאלה כבר יהיו מותאמים אך ודא שכל רכיב מיושר ומותאם כראוי. זה אומר כשאתה כותב <>, זה מושך רק מה שם פרטי עמודה בגיליון האקסל.

כעת כשהשדות ממופים והתוויות בנויות, לחץ תצוגה מקדימה בתוך ה דיוור לשונית. לפני שתחליט להדפיס, בצע תצוגה מקדימה יסודית כדי להציג את התוויות. בדוק שוב את היישור והעיצוב עם תצוגה זו.

כשתהיה מוכן להדפיס, לחץ סיים ומיזוג תחת דיוור לשונית. נְקִישָׁה הדפס מסמכים כדי לשלוח את העבודה הסופית למדפסת. ודא שהמדפסת מצוידת בנייר התווית שלך לפני שליחת העבודה.

בעוד ש-Excel הוא אמצעי נהדר להפעלת מיזוג דואר, אתה יכול גם לייבא אנשי קשר מ-Outlook. Outlook מאפשר לך לייצא אנשי קשר לגליון עבודה של Excel, שבו תוכל להשתמש בתהליך כפי שתואר לעיל.

אם ברצונך למשוך אנשי קשר ישירות מתוכנת הדואר האלקטרוני של Outlook, משוך את רשימת אנשי הקשר שלך. להשתמש מִשׁמֶרֶת+לִשְׁלוֹט כדי לבחור ולהדגיש מספר אנשי קשר עד שכל איש קשר רצוי יודגש.

לך אל בית לשונית ובחר מיזוג דואר. בחר רק אנשי קשר נבחרים בא אחריו כל שדות אנשי הקשר. לאחר מכן, בחר מסמך חדש ו תוויות דואר כסוג המסמך.

פעולה זו מפעילה מסמך Word חדש עם מיזוג דואר. בחר שדות כתוב והוספה תחת דיוור לשונית ולוודא שהכל מיושר כהלכה. נְקִישָׁה עדכן תוויות כדי ליצור את התוויות.

השתמש בפונקציית התצוגה המקדימה כדי לסקור ולהבטיח שהכל מיושר כהלכה. לאחר עריכת וביצוע תיקונים אחרונים, צפה שוב בתצוגה מקדימה ולאחר מכן הפעל סיים מיזוג דואר ו הדפס כדי לשלוח את העבודה למדפסת.

Outlook מעולה בניהול אנשי קשר, והפעלת מיזוג דואר מהתוכנית היא קלה. עם זאת, לא לכולם יש את Outlook כמנהל דוא"ל, ותהליך הדפסת תוויות מ-Excel נותר האפשרות האלטרנטיבית הטובה ביותר לניהול אנשי קשר.