כיצד להשתמש בתוויות Avery 5160 ב-Excel

תוויות Avery הן מוצר משרדי סטנדרטי ידוע, והתוויות 5160 (בין שאר הגדלים) תואמות למוצרי Microsoft. אתה יכול להדפיס תוויות של Avery מ-Excel, אבל התהליך דורש בסופו של דבר מיזוג דואר כדי לסווג את שדות התווית ולייבא אותם לפורמט של תווית.

במהלך תהליך מיזוג הדואר, אתה מגדיר עמודות נתונים ב-Excel ולאחר מכן מתאים את אלו לשדות העיצוב ב-Microsoft Word. התהליך אינו מסובך, אך הוא דורש זמן כדי להגדיר את העיצוב בצורה נכונה. גם רשימות אנשי קשר גדולות או צורות אחרות של נתונים ב-Excel דורשות יותר זמן.

האלטרנטיבה לשימוש ב-Excel עם Word היא הקלדה ידנית של כל תווית או הפעלת מיזוג דואר באמצעות תוכנה תואמת אחרת כמו Microsoft Outlook. אפשרות Microsoft Outlook אטרקטיבית רק אם אתה כבר משתמש בשירות כמנהל הדואר שלך.

תוויות Avery הן סטנדרטיות בעיצוב התוויות של Microsoft Word, והגודל כבר מאוחסן בהגדרה מראש, מה שהופך אותן לבחירה מצוינת עבור תהליך התיוג. מותגים ופריסות תוויות נפוצות אחרות מאוחסנות גם בעיצוב התווית עבור Microsoft.

לפני שאתה קופץ ל-Excel ומשתמש בתוכנית כדי לארח את הנתונים שלך, שקול אם Excel הוא השימוש הטוב ביותר עבור המצב הספציפי שלך. אם אתה יוצר מספר קטן של תוויות - מתחת ל-100 עם מידע מינימלי, למשל - הקלדת המידע ישירות במסמך Word בפורמט תווית היא אפשרות טובה יותר. זה נכון במיוחד עבור רשימת שימוש חד פעמי.

Excel אידיאלי לאירוח כמות גדולה של מידע כגון רשימת אנשי קשר עם שם, כתובת ומידע אחר עבור מאות או אפילו אלפי אנשים. קל לנהל רשימות שצומחות ומתפתחות באקסל.

חוברת העבודה של Excel אינה בחירה טובה להדפסת תוויות עבור הרשימה המנוהלת, אך העיצוב מקל על העברת הנתונים לתוכניות ופורמטים אחרים. לדוגמה, אתה יכול להעלות רשימת אנשי קשר למנהל דוא"ל מאקסל בקלות.

השתמש ב-Excel אם המידע חשוב ויראה שימוש מתמשך. אחרת, שקול להקליד את המידע באופן ידני ישירות למסמך Word.

ב-Excel, עצב את שדות התווית באמצעות כותרות עמודות. לדוגמה, ראש כל עמודה עם שדה ספציפי כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת, עִיר, מדינה, מיקוד, כתובת דוא"ל וכל מידע אחר שאתה שומר על אנשי הקשר. הגדרת עמודה עבור כל סט נתונים ספציפי חשובה כאשר מגיע הזמן לעצב את התוויות.

כל שורה מתאימה לאיש קשר או קבוצת נתונים בודדים. שימוש בכותרת עמודה עבור כל פיסת מידע ממקסם את היכולת שלך למקם את המידע על התוויות מאוחר יותר כאשר אתה משתמש בתהליך מיזוג הדואר. בשלב זה, שמור את גליון העבודה של Excel וצא מהתוכנית. לאחר מכן, פתח את Microsoft Word כדי להפעיל את מיזוג הדואר ובסופו של דבר להדפיס את התוויות.

פנה אל ה דיוור הכרטיסייה במסמך Word החדש ובחר את ה התחל מיזוג דואר אוֹפְּצִיָה. בחר תוויות ולחץ אפשרויות תווית. זה המקום שבו אתה מעצב את מסמך Word עבור התוויות של Avery 5160.

בחר מדפסת הזנה רציפה או מדפסת דפים בהתבסס על הדגם שבו אתה משתמש. מתחת לאפשרויות המדפסת מופיעות אפשרויות התווית. בחר בתפריט הנפתח כדי להציג את הספקים ובחר אייברי מהרשימה הזו.

רשימה נוספת נוצרת עם כל סגנונות התווית של Avery. לחץ על 5160 תוויות דגם ובחר בסדר. מסמך Word מגדיל את התוויות כך שיתאימו למרווח ולעיצוב המדויקים הדרושים.

עכשיו, לחץ קוֹבֶץ ובחר את מִתקַדֵם אפשרות לחיבור Excel ל-Word. סמן את אשר המרת פורמט קובץ תיבת סימון ובחר בסדר. לחזור ל דיוור ולחץ בחר נמענים כדי לאתר את קובץ האקסל שלך. בחר את הקובץ כדי למזג את המידע עם Word.

עצב את הדרך שבה הנתונים שלך צריכים להיראות על התוויות גם בהגדרות הדיוור. להשתמש ב <> סטיילינג לפריסת המידע. זה תואם לעמודות שיצרת קודם לכן ב- Excel. אתה יכול להגדיר מידע זה בכל דרך שתרצה.

תווית כתובת מארח בדרך כלל את השם, כתובת הרחוב, העיר, המדינה והמיקוד. ניתן גם להוסיף שם חברה או כל שדה מותאם אישית כל עוד הוא קיים בעמודת Excel. עצב כל כותרת עמודה באופן המדויק שאתה רוצה שהיא תופיע. זה כולל את המרווח בין המילים והשורה שבה הוא קיים.

התאם את הגדרות הגופן גם באזור זה. השימוש בגופן ברירת המחדל כפי ממופה מ-Excel עובד מצוין, אבל סגנון מותאם אישית הוא אפשרות קלה עבור תוויות. פשוט הפעל תצוגה מקדימה של הדפסה לאחר המיזוג כדי לוודא שהגופן וגודל הטקסט מתאימים לתווית.

כעת התוויות של אייברי מעוצבות, והמידע מחובר. נְקִישָׁה שדות התאמה תַחַת דיוור וודא שכותרות העמודות מ-Excel תואמות את <> עיצוב שהשתמשת בו קודם לכן. אם הכל תואם, התקדם. אם לא, השתמש בתפריטים הנפתחים כדי להתאים עד שכל השדות יתאימו. זה ממפה את עמודות האקסל לתוויות.

נְקִישָׁה סיים ומיזוג תחת לשונית דיוור כדי להשלים את התהליך. נְקִישָׁה הדפס כדי לשלוח את העבודה למדפסת שלך. הנח את תוויות Avery במגש המדפסת לפני ביצוע פונקציית ההדפסה.

כמו כן, בצע תצוגה מקדימה של הדפסה כדי לבדוק פעמיים את היישור והמרווח ולאתר שגיאות. תוויות ודיו למדפסת יקרים, ובדיקה כפולה של הקובץ מבטיחה שלא תצטרך להדפיס יותר מפעם אחת.

קיימת חלופה להפעלת מיזוג דואר בין Excel ו-Word. אפשרות Outlook ספציפית לרשימות אנשי קשר, אך היא מציעה שיטה קלה לטעינת אנשי קשר מ-Excel למנהל אנשי הקשר של Outlook.

אם אתה שומר על קשר דוא"ל עם מישהו ברשימה, תכונה זו שימושית במיוחד. היכנס ל-Outlook ובחר הוסף אנשי קשר ובחר מתוך קובץ. אתה יכול להשתמש ב-Excel או בקובץ CSV רגיל כדי להשיג את אותה תוצאה. בחר את הקובץ וייבא הכל למנהל Outlook.

כעת, הפעלת מיזוג דואר ב-Word היא תהליך קצר בהרבה. בחר את כל אנשי הקשר הרצויים באמצעות מִשׁמֶרֶת+לִשְׁלוֹט פקודת מקלדת להדגשת אנשי קשר מרובים.

לך אל בית לשונית ב-Outlook ובחר מיזוג דואר בא אחריו רק אנשי קשר נבחרים. בחר את שדות אנשי הקשר הרצויים על התוויות או לחץ כל שדות אנשי הקשר להעביר הכל. בחר מסמך חדש ובחר את סוג המסמך. תוויות דואר הוא הבחירה הברורה ביותר ברשימה.

פעולה זו מפעילה פתיחת מסמך Word, וכל פרטי הקשר ממופים ומוכנים. אתה עדיין צריך להשתמש ב-Word כדי לבחור את סגנון התווית של Avery, אבל התהליך זהה למפורט למעלה.

אם אתה נבון, הזן את לִכתוֹב ו לְהַכנִיסשדות קטע ב-Word כדי לבדוק פעמיים את המיפוי. אתה יכול גם להפעיל תצוגה מקדימה של הדפסה כדי לוודא שהכל פרוס נכון ומוכן להדפסה. אחרת, אתה מוכן ותוכל להדפיס את התוויות במהירות באמצעות תהליך מיזוג הדואר של Outlook.