רוב הסיכויים שהשתמשת ב-Microsoft Outlook בדרך זו או אחרת לשליחת דואר אלקטרוני או תזמון פגישה. אבל למרות שאלו המשימות הנפוצות ביותר שאתה יכול לבצע ב-Outlook, ישנם כמה טריקים שאתה יכול למנף כדי לשפר את החוויה שלך.
תוכן
- הגדר שני אזורי זמן
- הגדר צבעים לאימיילים מאנשים מסוימים
- השתמש במקשי הקיצור של Outlook
- שנה את גודל הקבצים שלך כדי לשלוח קבצים מצורפים של תמונות גדולות
- התחל פגישות של Teams, פתח את ה- Sticky Notes ו-OneNote ישירות מ-Outlook באינטרנט
- הגע לתיבת הדואר הנכנס אפס עם ניקוי שיחות
- הגדר כללים כדי להעביר, לסמן ולהגיב להודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי
נזכר במייל הוא כזה שכבר סקרנו בעבר, אבל יש גם מיילים עם קידוד צבע או הגדרת אזורי זמן שונים. הקדשנו זמן לחפור בתפריטים עבורכם, וכדי להראות לכם את כל זה ועוד.
סרטונים מומלצים
ללא עיכובים נוספים, הנה שבעה דברים שלא ידעת שאתה יכול לעשות ב-Outlook בשולחן העבודה וב-Outlook באינטרנט.
קָשׁוּר
- 3 דברים שלא ידעת שאתה יכול לעשות עם Google Drive
- 5 טריקים של Google Docs שלא ידעת שאתה צריך
- גרסה חדשה של Microsoft Edge יכולה להציל אותך משימוש בסיסמאות רעות באינטרנט
הגדר שני אזורי זמן
נתחיל קודם כל עם אזורי זמן כי הזמן הוא הכל! זה שימושי אם אתה נמצא במיקום שונה מהעבודה שלך - נניח שאתה בניו יורק, והתפקיד שלך מבוסס בפורטלנד, אורגון. כדי לעזור לשמור את האימיילים שלך באותו עמוד, ולהימנע מאיחור לפגישות, אתה יכול להגדיר אזורי זמן מרובים באפליקציית שולחן העבודה של Outlook.
זהו אחד הדברים הקלים ביותר שאתה יכול להגדיר ב-Outlook. כל מה שאתה צריך לעשות הוא להיכנס לשיקוי לוח השנה שלך באפליקציית שולחן העבודה של Outlook, ואז לבקר ב קוֹבֶץ תַפרִיט. משם, לחץ אפשרויות ולאחר מכן לחץ על לוּחַ שָׁנָה. לאחר מכן תרצה לחפש את אזורי זמן אוֹפְּצִיָה. אתה אמור לראות תיבת סימון עבור הצג אזור זמן שני. לחץ על תיבת הסימון ולאחר מכן בחר את אזור הזמן השני או השלישי הרצוי. כעת תראה זאת בכל Outlook.
הגדר צבעים לאימיילים מאנשים מסוימים
רוצה שהאימיילים שלך ייראו קצת אחרת כדי שתיבת הדואר הנכנס שלך תהיה מפוארת יותר או קלה יותר לקריאה? ל-Outlook יש את הגב שלך עם מה שמכונה עיצוב מותנה. תכונה זו היא דרך לגרום להודעות שעומדות בתנאים המגדירים שלך לבלוט ברשימת ההודעות על ידי שימוש בצבע, גופנים וסגנונות. זה נוחת במקום 2 ברשימה שלנו.
אתה יכול לומר ל-Outlook לשנות את הצבע של הודעות מסוימות בהתבסס על שם השולח או כתובת הדוא"ל; נניח, אם אתה רוצה לגרום לכל האימיילים מהבוס שלך להופיע באדום.
כדי להגדיר כלל עיצוב מותנה, עבור אל תיבת הדואר הנכנס שלך, באפליקציית שולחן העבודה של Outlook ובקר בכרטיסייה תצוגה. משם, בחר את תצוגה נוכחית הגדרה. לאחר מכן, לאחר מכן, בחר הצג הגדרות. לאחר מכן תרצה ללחוץ ב- הגדרות תצוגה מתקדמות תיבת דו-שיח ובחר עיצוב מותנה. למיקרוסופט יש רשימה של שלבים שתוכל לבצע כאן, אבל אנחנו מתמקדים באיך אתה יכול לגרום להודעות מאנשים מסוימים להופיע בצבע מסוים.
כדי להשיג זאת, לחץ לְהוֹסִיף ולאחר מכן הזן שם לכלל. בחר גוֹפָן, ולאחר מכן מתחת צֶבַע בחר צבע שאתה רוצה ולאחר מכן לחץ בסדר. לאחר מכן, בחר מַצָב ובחר תנאי. בתיבה מאת, הקלד את איש הקשר או שם השולח שברצונך לראות יופיע בצבע אחר בתיבת הדואר הנכנס שלך. ואז, ב מסנן, עיצוב מותנה והגדרות תצוגה מתקדמות תיבות דו-שיח, בחר בסדר.
השתמש במקשי הקיצור של Outlook
אתה בוודאי מכיר מקשי קיצור כמו CTRL+C ו-CTRL+V, אבל האם ידעת שגם באפליקציית שולחן העבודה של Outlook יש קבוצה של מקשי קיצור שבהם אתה יכול להשתמש? מקשים אלה יכולים לעזור לך לחסוך זמן במהלך היום העמוס שלך, על ידי הימנעות מהצורך לגרור את העכבר מעל סמלים ותפריטים כדי לבצע משימות נפוצות כמו כתיבה, מענה או העברת הודעות. אספנו את מקשי האאוטלוק המועדפים עלינו עבור מספר שלוש ברשימה שלנו. זכור שהם מיועדים ל-Windows 10.
| קיצור מקלדת | מְשִׁימָה |
| CTRL + Shift + M | צור הודעה חדשה |
| CTRL + R | פתח את חלון התשובה |
| CTRL + ו | פותח את חלון העבר |
| CTRL+ Shift+R | פתח את חלון התשובה כדי להשיב לקבוצה שלמה |
| CTRL+K | הוסף היפר-קישורים למיילים |
| CTRL+ Shift+ G | סמן הודעה |
| F4 | חפש טקסט באימייל |
| CTRL+ 3 | פותח את רשימת אנשי הקשר |
| CTRL+ 2 | פותח את לוח השנה של Outlook |
שוב, פשוט אספנו כמה מהמקשים החמים הנפוצים ביותר. מיקרוסופט יש רשימה מלאה באתר האינטרנט שלו, המכסה את קיצורי הדרך של Outlook עבור MacOS, כמו גם לאינטרנט. הרשימה שלהם קצת יותר מקיפה, מכסה הכתבה, תיקיות, חלוניות קריאה, הדפסה ועוד.
שנה את גודל הקבצים שלך כדי לשלוח קבצים מצורפים של תמונות גדולות
מחסום נפוץ שאתה עלול להתמודד איתו בעת שליחת אימיילים עם תמונות הוא שהקבצים שאולי תרצה שהנמען יקבל הם קצת גדולים מדי לגבולות האינטרנט. כאשר זה קורה, אתה יכול לנסות לשנות את גודל התמונות המצורפות שלך באמצעות אפליקציית שולחן העבודה של Outlook כך שהם לא יהיו גדולים מדי.
אתה יכול לשנות את גודל התמונות המצורפות שלך בכמה שלבים. לאחר שחיברת הודעה חדשה, תחילה עליך לנסות לצרף את כל התמונות שברצונך לשלוח. סביר להניח שתקבל הודעת שגיאה, אבל אל תדאג. פשוט פנה אל קוֹבֶץ הכרטיסייה של האימייל הזה, ולאחר מכן חפש את הודעת השגיאה בחלק העליון. בחר באפשרות שאומרת שנה את גודל התמונות הגדולות כשאני שולח הודעה זו.
Outlook ינסה לשלוח את ההודעה בדואר על ידי דחיסת התמונות שלך לגודל קטן יותר. במקרה שההודעה עדיין לא עוברת, אז אתה יכול לנסות ציוץ הקבצים שלך ב-Windows 10 אוֹ MacOS כדי להקטין אותם ואז לצרף את קובץ ה-ZIP בהודעת דואר אלקטרוני.
התחל פגישות של Teams, פתח את ה- Sticky Notes ו-OneNote ישירות מ-Outlook באינטרנט
למרות שהתמקדנו באפליקציית שולחן העבודה של Outlook, ל-Outlook באינטרנט יש גם כמה סודות. אמנם אתה כנראה כבר מבלה זמן במיון בלוח השנה שלך או בהודעות הדוא"ל שלך ב-Outlook באינטרנט, מיקרוסופט אכן חיברה כמה אינטגרציות עם Sticky Notes, כמו גם OneNote שם, גַם.
עם השילוב, אם תיכנס עם אותו דוא"ל של Microsoft 365 שבו אתה משתמש לעבודה (או אפילו דוא"ל אישי של חשבון Microsoft) בפתקים נדבקים ב-Windows 10, או באפליקציית OneNote, תהיה לך גישה מהירה לאותם דברים עם חשבון זה ב-Outlook ב- אינטרנט. זה ידוע בתור עדכון OneNote.
אתה יכול לעבור לזה בכל עת על ידי כותרת למעלה ולחיצה על סמל OneNote בצד ימין של המסך. זה עובד גם עם חשבונות Microsoft אישיים וגם עם חשבונות Microsoft 365 עבודה. אז, נסה את זה ורשום הערות בזמן שליחת אימייל!
אנחנו גם רוצים לציין את היכולת "להיפגש עכשיו". אפשרות זו מופיעה בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook באינטרנט. אם תלחץ על זה, תוכל להתחיל באופן מיידי פגישת Teams (עם חשבונות עבודה) או פגישת סקייפ (עם אישי חשבונות.) זו דרך מהירה לקפוץ בין כמה חישוקים ולא צריך לעבור על הרבה תפריטים כדי להיכנס לפגישה כמו שצריך רָחוֹק.
הגע לתיבת הדואר הנכנס אפס עם ניקוי שיחות
אם תיבת הדואר הנכנס שלך מלאה בהודעות, ייתכן שתרצה לנסות את התכונה 'ניקוי שיחות' ב-Outlook. זוהי תכונה נוספת שאולי לא ידעת על קיומה.
כפי שמסבירה מיקרוסופט, ה תכונת ניקוי שיחות ב-Outlook נועד לעזור לך לצמצם את מספר ההודעות בתיקיות שלך. הודעות מיותרות במהלך שיחה שמתנקות מועברות לתיקיה 'פריטים שנמחקו'. רק זכור שזה מיועד לשיחות בשרשור אימייל או אוסף הודעות.
אתה יכול להשתמש בניקוי שיחות על ידי מעבר לתיבת הדואר הנכנס של Outlook בשולחן העבודה שלך ולאחר מכן לחץ על בית לשונית. משם, אתה יכול לבחור את לִמְחוֹק לקבץ ואז לבחור לנקות.
אתה יכול לבחור נקה את השיחה כדי לנקות את השיחה הנוכחית. לאחר מכן, בחר נקה תיקייה לנקות תיקיה שלמה, כאשר ההודעות המיותרות יימחקו. אתה גם יכול לבחור ניקוי תיקיות ותיקיות משנה. עם אפשרות זו, כל השיחות בתיקייה שנבחרה וכל תיקיה שהיא מכילה נבדקות, והודעות מיותרות נמחקות.
הגדר כללים כדי להעביר, לסמן ולהגיב להודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי
בעוד שניקוי שיחות הוא דרך אחת להגיע לתיבת דואר נכנס נקייה, קביעת כללים היא דרך אחרת. תוכל להעביר, לסמן ולהגיב לאימיילים באופן אוטומטי אם תגדיר כללים באפליקציית שולחן העבודה של Outlook. כללים אלה יכולים לשמש אפילו כדי להשמיע צלילים ספציפיים גם כאשר אתה מקבל הודעות.
כדי להגדיר כלל, כל שעליך לעשות הוא ללחוץ לחיצה ימנית על הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך ולבחור כללים משם תוכל לבחור באחת מהאפשרויות. Outlook יציע אוטומטית ליצור כלל על סמך השולח והנמענים. אם ברצונך ליצור כללים נוספים, תוכל ללחוץ עליהם באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור צור כלל.
בצע את ההנחיות שעל המסך, ובתיבת הדו-שיח צור כלל, בחר אחת או יותר משלושת תיבות הסימון הראשונות. למיקרוסופט יש מדריך מלא על כללי Outlook כאן אם אתה צריך עזרה נוספת.
המלצות עורכים
- להשתמש ב-Office? המחשב שלך עלול להיות בסיכון עקב השינוי הזה של Microsoft
- מחשב נייד נייר יכול להיות מכשיר הנייר האלקטרוני שלא ידעת שאתה צריך
- 5 קיצורי דרך מועילים של Windows שלא ידעתם עליהם
- כיצד להפוך את הטאבלט שלך לכלי טוב יותר לעבודה
- כיצד למקסם את הפרודוקטיביות שלך ב-Windows 10
