תיבת הדואר הנכנס שלי ב-Outlook הייתה בלאגן לפני שהשתמשתי בשלושת הטריקים האלה

אף אחד לא אוהב דוא"ל, אבל אף אחד מאיתנו לא יכול לחיות בלעדיו. אם מצאת את עצמך מתקשה לנהל הודעות דוא"ל נכנסות, מצאתי ששלושת הטיפים האלה שימושיים מאוד.

בין אם ברצונך להעביר הודעות אוטומטית, לבצע מספר פעולות בלחיצה אחת, או לגרום למיילים שזקוקים לתשומת לב לבלוט בין השאר, אלה טיפים של Microsoft Outlook האם אתה מכוסה.

השתמש בכללים כדי לארגן הודעות דוא"ל נכנסות

כדי לארגן הודעות דוא"ל כשהן מגיעות, תוכל להגדיר כללים ב-Outlook. אז אתה יכול להעביר אימייל לתיקיה, לסמן אחת למעקב, לסמן הודעה כנקראה ועוד. החלק הטוב ביותר הוא שהכל נעשה באופן אוטומטי.

שלב 1: עבור אל בית הכרטיסייה, בחר את כללים חץ נפתח ובחר צור כלל.

שלב 2: בתיבה שנפתחת, יש לך כמה אפשרויות מהירות שתוכל לבחור מהן עבור האימייל שנבחר.

עבור התנאי, אתה יכול לבחור מהשולח, את שורת הנושא או לשלוח לכתובת דוא"ל ספציפית. עבור הפעולה, אתה יכול לבחור בין הצגת חלון ההתראה, השמעת צליל מסוים או מעבר לתיקיה.

שלב 3: אם מה שאתה רואה בתיבה מתאים למה שאתה רוצה לעשות, פשוט סמן את התיבות עבור התנאים והפעולות שאתה רוצה ובחר בסדר.

השתמש בכלל מתקדם

כחלופה, אתה יכול לבחור מתוך מגוון גדול יותר של תנאים ופעולות אם תרצה.

שלב 1: בחר אפשרויות מתקדמות בתיבה צור כלל.

שלב 2: לאחר מכן תוכל לבחור מתוך יותר מ-30 תנאים כמו אם הודעת האימייל מסומנת כחשובה, יש לה קובץ מצורף או שהיא תשובה אוטומטית.

סמן את התיבה (es) עבור התנאים שבהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן בחר את הטקסט המקושר הכחול כדי להשלים את המשתנים. בחר הַבָּא.

שלב 3: לאחר מכן תראה בערך 20 פעולות שאתה יכול לבצע. עשה את אותו הדבר על ידי סימון התיבה (ים) עבור הפעולות שבהן ברצונך להשתמש ובחירה בטקסט הכחול כדי למלא את הפרטים הדרושים. בחר הַבָּא.

שלב 4: אם יש חריגים לכלל שברצונך להוסיף, תוכל לעשות זאת בשלב הבא. סמן את התיבות האלה, השלם את הפרטים עבור הטקסט הכחול ובחר הַבָּא.

שלב 5: לבסוף, תן לכלל שלך שם, סמן אם אתה רוצה להפעיל את הכלל באופן מיידי או לא, ובחר סיים.

לאחר שתגדיר את הכלל שלך, תוכל לשבת בחיבוק ידיים ולתת ל-Outlook לארגן עבורך את המיילים הנכנסים הללו. אם תקדישו מספר דקות ליצירת כלל, תוכלו לחסוך זמן בטווח הארוך.

כדי להציג, לערוך או להסיר כלל מאוחר יותר, עבור אל בית > כללים > נהל כללים והתראות.

הגדר צעדים מהירים למשימות שחוזרות על עצמן

Outlook מציע תכונה שנקרא Quick Steps שיכול להאיץ משימות שאתה עושה שוב ושוב. בדומה לכללים, צעדים מהירים מאפשרים לך לבחור פעולה אחת או יותר שתרצה לבצע באימייל. אבל במקום לבצע את הפעולות האלה באופן אוטומטי, אתה מטפל בהן בעצמך בלחיצת כפתור. בנוסף, אתה יכול לבצע פעולות רבות בו זמנית.

עבור אל בית כרטיסיית ובדוק את צעדים מהירים תיבה באותו חלק של הסרט. תראה מספר פעולות כגון העבר אל, השב ומחק ובוצע.

אתה יכול להשתמש באחד מהשלבים המהירים המוגדרים מראש על ידי בחירתו והשלמת הפרטים הדרושים. לדוגמה, אתה יכול לבחור לעבור ל, בחר את התיקיה וסמן את הודעת האימייל כקריאה. בחר להציל.

לאחר מכן כדי להשתמש ב-Quick Step בדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, בחר את ההודעה ובחר את לעבור ל צעד מהיר.

צור Quick Step משלך

אם תרצה ליצור Quick Step משלך, זה לוקח רק דקה.

שלב 1: בחר צור חדש בקטע שלבים מהירים של הסרט.

שלב 2: לאחר מכן, תן שם לשלב המהיר והשתמש בתיבה הנפתחת כדי לבחור את הפעולה הרצויה. כדי לבצע יותר מאחד, בחר הוסף פעולה ובחר את הבא.

שלב 3: ברגע שיש לך את כל הפעולות שאתה רוצה, בחר סיים.

כדי להשתמש ב-Quick Step כאשר הודעת דואר אלקטרוני מגיעה לתיבת הדואר הנכנס שלך, בחר את ההודעה ולחץ על שמה בתיבה Quick Steps. אתה יכול גם ללחוץ לחיצה ימנית על האימייל, לעבור אל צעדים מהירים, ובחר את השם מהתפריט המוקפץ.

אם ברצונך לבצע מספר פעולות באימייל בו-זמנית, Quick Steps הוא חיסכון בזמן אמיתי.

כדי להציג, לערוך או להסיר שלב מהיר מאוחר יותר, עבור אל בית > צעדים מהירים > נהל צעדים מהירים.

גרמו לאימיילים לצוץ עם עיצוב מותנה

כלי שימושי נוסף לניהול תיבת דואר נכנס באאוטלוק הוא עיצוב מותנה. בעזרתו תוכלו לגרום למיילים מסוימים שמגיעים לבלוט עם סגנון גופן, גודל או צבע ספציפיים. זוהי דרך מצוינת להפנות את תשומת לבך להודעות שהכי זקוקות לה.

שלב 1: עבור אל נוף לשונית ובחר הצג הגדרות בצד שמאל של הסרט.

שלב 2: בחר עיצוב מותנה בחלון המוקפץ.

שלב 3: תראה כמה כללי עיצוב מותנה כברירת מחדל שהוגדרו עבורך, כמו הודעות שלא נקראו והודעות אימייל באיחור. כדי ליצור משלך, בחר לְהוֹסִיף.

שלב 4: בתחתית התיבה, תן לכלל העיצוב המותנה שם. לאחר מכן, בחר את גוֹפָן לחצן כדי לבחור את הסגנון, הגודל והצבע בתיבה הקופצת הבאה ובחר בסדר.

שלב 5: הבא, בחר את מַצָב לַחְצָן. תראה שלוש כרטיסיות בתיבה הקופצת הבאה כדי להגדיר את התנאים שלך.

• הודעות: הזן מילות מפתח, בחר כתובת מאת או נשלח לאימייל, או בחר מסגרת זמן.
• עוד בחירות: בחר קטגוריה, בחר פריטים שנקראו או שלא נקראו, יש או אין להם קבצים מצורפים, מסומנים בעדיפות או אפשרות אחרת.
• מִתקַדֵם: הגדר קריטריונים מותאמים אישית ובחר את השדות עבור התנאים.

שלב 6: כשתסיים, בחר בסדר כדי לשמור ולסגור את התיבות הקופצות הבאות.

כעת, תראה את הודעות הדוא"ל האלה עם התנאים שבחרת והגופן שבחרת יופיע, מה שהופך אותם לפשוטים מאוד לזהות אותם בשלל ההודעות שלך.

כדי להציג, לערוך או להסיר כלל עיצוב מותנה מאוחר יותר, עבור אל נוף > הצג הגדרות > עיצוב מותנה.

אם אתה מחפש דרך חדשה לנהל את הדואר האלקטרוני שלך, Outlook מציע תכונות אלה כדי לעזור לך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך תחת שליטה. זה עשוי לקחת כמה דקות כדי להגדיר אותם, אבל זה יהיה שווה את הזמן שתחסוך מאוחר יותר.

למידע נוסף, עיין כיצד לעשות זאת הגדר תשובה מחוץ למשרד ב-Outlook.

המלצות עורכים

• השתמשתי באפליקציה כדי ליצור מודלים תלת מימדיים עם האייפון שלי, וזה נהדר להחריד
• A.I העדכנית ביותר של מיקרוסופט הכלים יקראו את הודעות הדוא"ל שלך ב-Outlook בקול