קרדיט תמונה: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word מספקת למשתמשים את הפונקציה ליצור טפסים פשוטים ולאסוף נתונים בפורמט סטנדרטי. טבלאות במסמכי Word יכולות גם לארגן נתונים. Word יכול לייצא נתונים אלה לפורמט קובץ שניתן לגשת אליו באמצעות Microsoft Excel או תוכנות מסד נתונים כגון MS Access. ".TXT" ו-".RTF" מציינים פורמטים אוניברסליים של קבצים עבור טקסט ופורמט טקסט עשיר, בהתאמה. שמירת עותק של נתונים בכל אחד מהפורמטים מבטיחה שניתן לייבא נתונים לגיליון אלקטרוני של Excel. אשפי ייצוא וייבוא ב-Word וב-Excel מספקים למשתמשים אפשרויות ותצוגות מקדימות לגבי אופן עיצוב הנתונים.
מסמך וורד
שלב 1
הפעל את Microsoft Word ופתח את מסמך הנתונים הרצוי על ידי בחירת "פתח" תחת "קובץ" בשורת התפריטים העליונה (או מתחת לרצועת Office 2007), בחירת הקובץ ולחיצה על כפתור "פתח".
סרטון היום
שלב 2
בדוק שכל יחידת נתונים במסמך Word מופרדת באמצעות טאב או פסיק ושכל רשומה מופרדת במעבר שורה.
שלב 3
המר כל טבלאות לטקסט על ידי בחירה ב"בחר" תחת "טבלה" בשורת התפריטים העליונה ובחירה ב"טבלה". בחר את הפונקציה תחת "כלים" כדי "המר טבלה לטקסט" ובחר באפשרות להפריד נתונים באמצעות "טאב" או "פסיק" לפני לחיצה על כפתור "אישור" בתיבת הדו-שיח קופסא.
שלב 4
בחר "שמור בשם" תחת "קובץ" בשורת התפריטים העליונה והקלד את שם המסמך.
שלב 5
בחר "פורמט טקסט עשיר (.rtf)" או "קובץ טקסט (.txt)" מהתפריט הנפתח לצד "פורמט" ולחץ על כפתור "שמור".
נתונים מטופס וורד
שלב 1
הפעל את Microsoft Word ופתח את הטופס על ידי בחירת "פתח" תחת "קובץ" בשורת התפריטים העליונה, בחירת הקובץ הרצוי ולחיצה על כפתור "פתח".
שלב 2
בחר "אפשרויות" תחת "כלים" בשורת התפריטים העליונה ולחץ על הכרטיסייה "שמור".
שלב 3
סמן את האפשרות "שמור נתונים רק לטפסים" כדי לסמן את התיבה ולחץ על כפתור "אישור".
שלב 4
בחר "שמור עותק" תחת "קובץ" בשורת התפריטים העליונה.
שלב 5
הקלד את שם המסמך ובחר "פורמט טקסט (.txt)" כסוג הקובץ לפני לחיצה על כפתור "שמור". אשף המרת קבצים ייפתח למיפוי מדויק של הנתונים.
שלב 6
סקור את הנתונים המוצגים באשף המרת הקבצים ובדוק שכל יחידת נתונים מזוהה במרכאות ומופרדות בפסיק. ודא ששדות נתונים ריקים נרשמים כרווח ריק בין שני מרכאות לפני לחיצה על כפתור "אישור".
ייבוא נתונים לאקסל
שלב 1
הפעל את Microsoft Excel ופתח חוברת עבודה ריקה.
שלב 2
לחץ על התא הראשון בגיליון האלקטרוני ובחר "יבא נתונים חיצוניים" תחת "נתונים" בשורת התפריטים העליונה.
שלב 3
בחר באפשרות "ייבוא נתונים" והפעל אשף ייבוא טקסט.
שלב 4
סקור כל שלב באשף ייבוא הטקסט כדי לוודא שהשדות ממופים כהלכה על ידי בחירה ב- אפשרויות "מופרדות" ותצוגה מקדימה של התפלגות הנתונים בגיליון האלקטרוני בחלונית התצוגה המקדימה בתחתית תיבת דיאלוג. לחץ על כפתור "הבא" כדי לנווט דרך אשף ייבוא הטקסט ולחץ על כפתור "סיום" כדי לסגור את האשף ולהעביר את הנתונים.
שלב 5
שמור את הנתונים המומרים בפורמט Excel על ידי בחירת "שמור" תחת "קובץ" בשורת התפריטים העליונה, הקלדת שם הקובץ, בחירת "חוברת עבודה של Excel" כפורמט הקובץ ולחיצה על כפתור "שמור".
עֵצָה
ערכות נתונים בודדות כגון מטפסים מיובאות לגיליון אלקטרוני של Excel ומייצרות שורה שניה מושבתת. כדי להמשיך לייבא נתונים, ComputorCompanion.com ממליץ פשוט לבחור את השורה השלישית בגיליון האלקטרוני כדי להוסיף נתונים ולמחוק את השורה השנייה, שאינה שמישה. משתמשי Microsoft Office 2007 (כלומר, Word ו-Excel) יכולים לגשת לפונקציות דרך סרגל הכלים העליון ורצועת Office ביישומים.
