טיפים לכתיבת דואר אלקטרוני עסקי ישיר ועקיף

הודעות עסקיות בדרך כלל עוקבות אחר דפוס ישיר או דפוס עקיף. זוהי דרך לארגן את המידע המועבר בהודעה, תלוי אם הרעיון המרכזי הוא חדשות טובות, רעות או ניטרליות. בחר את הדפוס היעיל ביותר עבור המיילים העסקיים שלך בהתאם לאופן שבו אתה חושב שהקורא שלך הולך להגיב לרעיון המרכזי.

במיילים ישירים, הנקודה העיקרית נמצאת בהתחלה, ואחריה פרטים, הסברים או ראיות התומכות בכך. מייל שמאורגן כך חוסך לקורא זמן בכך שהוא מגיע מיד למטרת ההודעה. זה גם עוזר לקורא לשים את הפרטים הבאים בהקשר ובפרספקטיבה. זה מונע מהקורא להיות מתוסכל מהצורך לדשדש בפסקאות מידע כדי למצוא את הנקודה העיקרית. הדפוס הישיר עובד בצורה הטובה ביותר אם הקורא שלך הולך להיות פתוח לנקודה העיקרית, לא עמיד.

אם הקורא שלך יהיה מרוצה, מתעניין במידה קלה או ניטרלי (לא יהיו לו רגשות לגבי זה בדרך זו או אחרת), השתמש בדפוס הישיר. שקול הודעת דוא"ל מלקוח בעקבות הצעה למילוי חוזה. אם תזכה בחוזה, המכתב מתחיל במשהו כמו "הצעתך נבדקה, ואנו שמחים להציע את עסקי את החוזה." כאשר הנקודה העיקרית היא חדשות טובות או חדשות ניטרליות, העבירו אותן מיד ועקבו אחרי פרטים. רוב המיילים ישתמשו בגישה זו, כולל אלה העוסקים במשימות שגרתיות, הזמנות ואישורים.

במיילים עקיפים, העיקר הולך בהמשך ההודעה, אחרי הפרטים, ההסברים או ההוכחות. השימוש בדפוס העקיף במייל מראה שאתה מכבד את רגשות הקורא שלך, שעלול להיפגע מהנקודה העיקרית. על ידי בנייה אליו, אתה מאפשר לקורא שלך להיות מוכן יותר לקבל אותו. זה גם ניסיון לעודד את הקורא לשמוע אותך אם אתה מביע רעיון מרכזי שירגיז את הקורא מיד בתחילת הודעה, הוא או היא עלולים להפסיק לקרוא. בסך הכל, המטרה היא למזער כל תגובה שלילית שתהיה לקורא שלך.

אם הקורא שלך הולך להיות לא מעוניין, לא מרוצה או עוין, השתמש בדפוס העקיף. שקול שוב את האימייל מהלקוח. אם לא זכית, המכתב מתחיל אחרת: "תודה שהגשת הצעה לעבוד על החוזה שלנו. בדקנו כל הצעה בקפידה וכו'." הנקודה העיקרית, שאתה כבר חושב שאתה יודע, אבל תמשיך לקרוא בכל זאת, מגיעה הרבה יותר מאוחר. השתמש באימייל עקיף כאשר הנקודה העיקרית היא חדשות רעות, כגון בעת ​​סירוב לבקשה או דחיית תביעה. גישה זו פועלת היטב גם כאשר אתה מנסה למכור משהו או חולק מידע רגיש.