כיצד לשלוח הודעה על שינוי בדוא"ל

בין אם אתה משנה את כתובת הדוא"ל המצורפת לחשבון קיים או יוצר חשבון דוא"ל חדש, זה לא תהליך מסובך ליידע את אנשי הקשר האישיים ו/או העסקיים שלך. שלח להם הודעת עדכון בסיסית דרך שירות הדואר האלקטרוני שלך ועקוב אחר לפחות שיטת התראה אחת אחרת.

לפני שאתה שולח הודעה, ודא שהיא מכילה את כל המידע שאנשים בפנקס הכתובות שלך צריכים כדי להישאר איתך בקשר לאחר השינוי. ההודעה צריכה לכלול את הכתובת החדשה ואת התאריך שבו אתה מתכנן להפסיק לצמיתות את השימוש בכתובת הישנה שלך. לדוגמה, "החלטתי לשנות את כתובת האימייל שלי ל-[כתובת]. אני הולך להפסיק להשתמש בכתובת הקיימת שלי בתאריך [תאריך]. אנא עדכן את פנקסי הכתובות שלך. תודה!"

אם אתה מבצע שינוי שמשפיע על קשרים אישיים ועסקיים כאחד, שלח את ההודעה לכל קבוצה בנפרד כדי שלא תשתף אנשי קשר בעבודה עם בני משפחה וחברים או להיפך. בעת יצירת קשר עם אנשים בתוך אותה קבוצה, הגן על הפרטיות של כל מי שאינו רוצה שכתובת הדוא"ל שלה תשתף על ידי שימוש בשדה 'עותק מוסתר' כדי להסתיר אותה מהנמענים בשדה אל. בנוסף, שירותי דוא"ל רבים מסמנים אוטומטית כשולח דואר זבל פוטנציאלי כל חשבון ששולח אימייל אחד להרבה נמענים. אלא אם השירות שלך מתיר דיוור המוני, שלח את ההודעה לפחות מ-20 נמענים בו-זמנית.

רוב שירותי הדוא"ל מציעים כלי "תגובת חופשה" או "מחוץ למשרד" ששולח אוטומטית א הודעת "בחוץ" מותאמת אישית לכל מי ששולח לך אימייל ביום שבו אתה לא בודק באופן פעיל הודעות. אם כתובת הדוא"ל החדשה שלך מצורפת לחשבון נפרד, תוכל גם להשתמש בכלי זה כדי להודיע ​​לכל מי ששכחת לפנות אליו על השינוי. לאחר שתעבור לכתובת החדשה שלך, אתר את הכלי בהגדרות החשבון הישן, הדבק את הכתובת הודעת הודעה שכתבת בשדה ההודעה האוטומטית המותאמת אישית, הפעל את התכונה והשאיר אותה פעילה למשך בערך חודש.

כל אחד בפנקס הכתובות שלך עלול לפספס את ההודעה החשובה שלך אם, למשל, הקלדת בטעות כתובת לא נכונה או השתמשת בכתובת ישנה, ​​או שההודעה הגיעה לתיקיית דואר זבל. פרסם את ההודעה שלך כעדכון סטטוס ברשתות חברתיות מקוונות ובדפי קבוצות עניין או, אם רלוונטי, שלח אותה לאנשי קשר דרך שירות צ'אט. בנוסף, אם אתה משנה כתובת דוא"ל עסקית, שקול לספר ללקוחות, ללקוחות או לספקים שלך על פרטי הקשר החדשים באמצעות גלויה.