קרדיט תמונה: Jupiterimages/Comstock/Getty Images
בעת השימוש ב-Microsoft Outlook עבור חשבון הדואר האלקטרוני שלך, תרצה לוודא שאתה יכול לעקוב אחר כל ההודעות שלך, ושתוכל לחזור אליהן בכל עת שתצטרך. זו הסיבה שחשוב להבין מהי הדרך הטובה ביותר לשמור ולאחסן את הודעות הדואר האלקטרוני שלך מחשבון Outlook שלך.
תיקיות
לפי מיקרוסופט, השיטה הטובה ביותר היא לשמור את תיבת הדואר הנכנס עבור ההודעות שאתה צריך כדי לקרוא ולעבד את עצמך וליצור תיקיות אחרות שבהן אתה יכול להשתמש עבור סוגים מסוימים של דואר. צור תיקיית "1-Reference". שחרר ידנית כל הודעה שאתה צריך לחזור אליה מאוחר יותר או שעדיין לא הספקת לקרוא. שים "1" לפניו כך שהוא יופיע ממש מתחת לתיבת הדואר הנכנס שלך. צור תיקיות אחרות, כגון "אישי" כדי להרחיק הודעות דוא"ל אישיות ולשמור אותן בנפרד מהודעות הדוא"ל שלך בעבודה. כך, לא תצטרכו לדאוג שחבריך לעבודה יסתכלו מעבר לכתף בהודעות אישיות. אתה יכול ליצור קבוצה של תיקיות עבור הודעות דואר אלקטרוני של רשימת תפוצה, כך שהודעות אלה ינותבו מחדש לתיקיה. כך, אינך צריך להעמיס על תיבת הדואר הנכנס שלך בטונות של הודעות שאולי אפילו לא תצטרך לקרוא.
סרטון היום
ארכיון
הגדר את כל התיקיות שלך לארכיון אוטומטי מדי שנה. מערכת הארכיון מאפשרת לשמור את המיילים החשובים מבלי שתצטרכו לעשות דבר. Outlook עשוי לבקש ממך לענות אם תרצה לאחסן אוטומטית את כל ההודעות שלך. לחץ על "כן", ותהליך הארכיון יתחיל. ההודעות שלך מועברות מתיבת הדואר הנכנס או מתיקיות אחרות לתיקיית "ארכיון", אליה תוכל לגשת בכל עת. כל התיקיות שלך יחוקו בתיקיית "ארכיון". לדוגמה, אם יש לך תיקיות עזר, אישיות ועסקיות, תראה את אותן שלוש תיקיות תחת "ארכיון".
התכונה "ארכיון אוטומטי" ב-Outlook מופעלת כברירת מחדל, אך אתה גם יכול להתאים אישית את מערכת הארכיון. כדי לעשות זאת, לחץ על התפריט "כלים". לחץ על "אפשרויות" ולחץ על הכרטיסייה "אחר". בחר "ארכיון אוטומטי". בחר "הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים", וציין כמה אתה רוצה שזה יהיה (לדוגמה, כל 14 ימים). בחר כל אפשרות אחרת שברצונך לשנות. אם ברצונך להחיל את השינויים על כל התיקיות שלך, בחר "החל את ההגדרות הללו על כל התיקיות".
